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Quelles exigences en matière d'ERP ?

Quelles exigences en matière d'ERP ?Choisir la mauvaise solution ERP pour votre entreprise peut s'avérer une erreur coûteuse, tant sur le plan financier que sur le plan de l'opportunité de ne pas profiter des avantages de la bonne solution. Rassembler et hiérarchiser vos besoins à l'avance sous forme de cahier des charges ERP vous aide à faire un meilleur choix et réduit considérablement les risques d'échec du projet.

La mise en correspondance des processus métier et des besoins correspondants vous permettra de choisir un système ERP qui non seulement répond aux objectifs actuels de votre entreprise, mais qui peut également évoluer pour répondre à vos futurs objectifs d'affaire. D'où l'importance de bien définir ses exigences en la matière. 😉

Quelles exigences en matière d'ERP ?

Pour vous aider à naviguer dans le processus critique de sélection du bon ERP pour votre entreprise, gardez à l'esprit ces trois P : personnes, processus et priorités. Ces trois points synthétiseront vos exigences en matière d'ERP et vous permettront d'y voir plus clair.

Les personnes : d'abord et avant tout, vous devez faire appel aux bonnes personnes pour recueillir les besoins sous forme de cahier des charges. Il est important que cette équipe représente chacun des services auxquels votre système ERP sera destiné. En règle générale, il s'agit des salariés de la comptabilité, la vente et le marketing, la fabrication si vous êtes dans l'industrie, la chaîne d'approvisionnement, l'informatique bien sûr si votre entreprise a un service dédié, et le support client.

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Bien qu'il soit important d'avoir un interlocuteur principal (on parle souvent de key-user) dans chacun de ces services, inclure les utilisateurs finaux dans ce groupe peut être particulièrement utile. Les utilisateurs finaux ont des connaissances détaillées et pratiques qui contribuent à une mise en œuvre plus aisée, et leur participation à la mise en place du cahier des charges de l'ERP peut aider à répondre aux besoins de l'entreprise et à obtenir une large adhésion au nouveau système lorsqu'il sera déployé.

Il est préférable de sélectionner des collaborateurs qui sont plutôt innovants dans leur façon de travailler, qui ont une attitude positive et qui peuvent concilier leurs besoins individuels avec les objectifs de l'entreprise. Certaines entreprises intègrent également des personnes extérieures à leur organisation dans cette équipe, comme des consultants ERP, des entrepreneurs qui connaissent déjà l'outil, des spécialistes de gestion de projet ou des investisseurs intéressés par la technologie sur laquelle la firme investit.

Les processus : l'un des principaux objectifs de toute mise en œuvre d'un ERP est de rendre les processus d'entreprise plus simples et plus efficaces. C'est pourquoi la cartographie des processus existants et l'identification des cas d'utilisation constituent une bonne pratique et devront être intégrés dans le cahier des charges. Vous éviterez ainsi de recréer ces mêmes problèmes dans le nouveau système. Cela aide également les décideurs à comprendre si certaines solutions peuvent répondre à tous leurs besoins.

Vous découvrirez peut-être qu'un éditeur ERP a intégré les meilleures pratiques du secteur, basées sur la collaboration avec d'autres clients, qui sont plus efficaces que les processus internes existants. Je l'ai souvent observé: les chefs d'entreprise sont persuadés que leur succès vient de leurs processus internes façonnés année après année, et sont surpris de voir à travers un outil de gestion qu'il existe d'autres pratiques, parfois plus performantes.

Les priorités : une fois que l'équipe a acquis une compréhension approfondie de son état actuel, l'entreprise peut se faire une idée claire de l'état futur qu'elle souhaite en fonction de ses objectifs commerciaux. Il reste à intégrer ces éléments dans le cahier des charges, de façon à bien les prendre en compte. J'insiste toujours beaucoup sur cette phase initiale, car l'entreprise pourra ensuite utiliser ces objectifs pour fixer les priorités de l'outil, à condition qu'elles soient spécifiques, mesurables, réalisables, raisonnables et opportunes (ce qu'on appelle SMART en anglais).

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Aix en Provence, le 3 août 2021

Michel Campillo

Michel Campillo Michel Campillo, consultant d'entreprise
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