Pourquoi ai-je besoin d'un logiciel de gestion de travaux?

Les entreprises du bâtiment et des travaux publics se tournent vers un système de planification des ressources (ERP) pour améliorer les performances globales de l'organisation. Dans de nombreux cas, les facteurs conduisant à l'implantation d'un ERP sont des objectifs de rationalisation et simplification des processus d'entreprise pour un avantage concurrentiel durable, ce qui est encore plus vrai dans le BTP.

Dans la plupart des cas, la mise en œuvre de l'outil de gestion atteint sa cible et apporte les réductions de coûts promises, une agilité accrue de l'entreprise et l'amélioration des performances. Les tableurs Excel et autres bricolages créent de la complexité, une duplication des efforts des utilisateurs, et dans le pire des cas une qualité et un service qui ne sont pas au rendez-vous. Pourquoi ai-je besoin d'un ERP ? Parce que c'est devenu indispensable.

En gestion de travaux on a besoin d'un ERP, d'accord tout le monde le dit, mais pourquoi au fond ?

🚀 Abandonner les feuilles Excel

Votre utilisation de feuilles Excel ne peut pas intégrer les données critiques de votre entreprise, car elles sont "enfermées" dans des emplacements disparates, réparties un peu partout et pas centralisées donc inaccessibles pour le commun des utilisateurs. Pour prendre des décisions vous ne pouvez pas analyser facilement un ensemble de tableurs dispesés à droite à gauche sur les postes de travail. Pire encore, la gestion de la qualité, le bureau d'études et la conception, l'EDI, les commandes clients et la comptabilité fournisseurs se retrouvent dans des "silos" d'informations qui existent indépendamment les unes des autres. Un environnement en silo augmente la complexité et assure la duplication des efforts.

Les feuilles Excel compromettent la qualité, la fiabilité et l'accessibilité des informations vitales de votre entreprise. Il est temps de les abandonner et de choisir un éditeur disposant d'une solution ERP capable d'améliorer vos processus métier.

🚀 Choix d'un éditeur

Bien choisir son ERP est fondamental. Si vous optez pour un système ERP qui ne suit pas le rythme du changement, vous allez avoir des problèmes et il sera peut-être temps de changer d'ERP. Je connais bien le secteur du bâtiment et des travaux publics, il est confronté à des processus, des données et des exigences en constante évolution. Il faut choisir un éditeur avec une R&D qui s'adapte en permanence. Or suivre le rythme des besoins réels de l'entreprise devient presque impossible sans un système ERP qui se substitue à vos multiples feuilles Excel.

C'est une réalité pour beaucoup d'éditeurs, les améliorations apportées au système prennent du temps. Pour la pérennité de la relation, il est important qu'il publie régulièrement de nouvelles versions (souvent il s'engage à faire une mise à jour tous les 12 mois). Les utilisateurs comptent sur le fait qu'il fournisse les nouvelles fonctionnalités dont ils ont besoin en temps voulu. Les modifications apportées par l'éditeur ne doivent pas coûter des sommes à six chiffres et durer de nombreux mois, sinon cela perd tout intérêt.

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On voit à quel point il est critique de bien choisir son ERP. La mise en œuvre d'un ERP doit apporter des améliorations fonctionnelles et techniques correspondant à vos besoins. Ne pas profiter des nouvelles versions peut signifier perdre des opportunités d'amélioration de vos processus métier et gaspiller l'argent versé en frais de maintenance. Or les frais de maintenance annuels de SAP (par exemple) ont été estimés à 22 % du coût de la licence d'origine plus les ajustements dûs à l'augmentation du coût de la vie.

🚀 Au fond pourquoi un ERP ?

Le principal objectif de la planification des ressources de l'entreprise (ERP) reste la gestion des processus métier dans l'entreprise. C'est le moyen d'organiser votre comptabilité, vos prévisions de ventes, le service clientèle (devis, commande) et la logistique d'expédition de vos produits, ou la planification de vos chantiers si vous êtes dans le BTP, ou la fabrication si vous êtes un industriel. Utiliser un ERP permet d'améliorer la coordination entre les services de fabrication, la comptabilité / facturation, les ventes, les stocks et les achats. Un système ERP est particulièrement utile si votre activité est multiple.

Un outil de gestion bien paramétré vous permet de suivre les commandes de la réception à la livraison, il vous donne une image claire de vos stocks, des délais de livraison et de l'efficacité de la production. Forts de ces connaissances, vous pouvez effectuer des achats de matériaux et de stocks plus précis afin d'éviter les sur-stocks ou les sous-stocks. Vous pouvez également communiquer ces informations à tous les fournisseurs et les soius-traitants avec lesquels vous passez un contrat, afin qu'ils puissent se préparer aux niveaux de production appropriés.

🚀 Un ERP prenant en compte la mobilité

Dernier point dans le choix d'une solution de gestion, vos utilisateurs doivent impérativement pouvoir accéder aux données quand ils sont en déplacement. Dans le bâtiment et les travaux publics, il est évident que la gestion de chantier ne s'arrête pas lorsque vous partez en grand déplacement. Les smartphones vous aident à rester en contact, et votre ERP doit disposer d'applications mobiles ne serait-ce que pour vos chefs de chantier lorsqu'ils saisissent les pointages des salariés. La connectivité sans fil (Wifi) est omniprésente partout, sinon le 4G (et bientôt la 5G sans Huawei) pour rester connecté H24.

🚀 ERP et AI feront-ils bon ménage ?

Dans le contexte où les enjeux de l'Intelligence Artificielle sont discutés partout, on me demande parfois si le futur de l'ERP ne se trouverait pas du côté de l'AI. Je pense que l'Intelligence Artificielle aura un impact profond sur les solutions ERP dans un avenir prévisible, puisqu'elle permettra aux organisations d'optimiser davantage leur modèle opérationnel composé de processus métier, d'applications logicielles, de structures de gouvernance et d'infrastructures technologiques.

Je ne vois pas pourquoi l'écosystème ERP échapperait aux évolutions de l'intelligence artificielle. L'impact de l'IA dans les ERP est déjà puissante et continuera d'accroître l'efficacité des solutions de gestion partout dans le monde. Cela suscite clairement la peur et la confusion chez certains.

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Grenoble, le 26 juillet 2017

Michel Campillo
Consultant chef de projet IT
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