L'élaboration de spécifications et le paramétrage sont des missions du consultant ERP

Uniquement par email

Uniquement par emailJe suis contacté régulièrement par des lecteurs du blog, concernant des articles, des opportunités professionnelles, une demande d'assistance sur des spécifications fonctionnelles pour lesquelles je renvoie vers d'anciens collègues ou des consultants disponibles, etc. Bien sûr pour discuter de tout cela, je serais ravi de vous parler au téléphone ou d'échanger des SMS. Toutefois pour de nombreuses raisons, je vous demande de m'envoyer d'abord un email.

N'ayant jamais eu l'occasion d'expliquer pourquoi les emails sont préférables, je profite du fait que l'actualité n'est pas aux rendez-vous en ce mois de août 2021 pour prendre un peu de temps sur le sujet et vous expliquer mon point de vue.

Uniquement par email

Le premier point, est que vous avez probablement des questions qui nécessiteront que je vous répondre en joignant un lien en ligne. Dans beaucoup de cas, ma réponse est effectivement de vous renvoyer vers telle ou telle information sur laquelle vous n'aviez pas percuté dans un premier temps, ou alors vers un post sur les réseaux sociaux les plus utilisés où vous aurez votre réponse. Autant vous dire que je m'imagine mal vous transmettre un lien en direct par téléphone. 😰 Au pire je devrais vous donner la requête à saisir dans votre moteur de recherche préféré.

Avouez que ce n'est pas très pratique. En revanche je peux facilement vous envoyer par courriel l'adresse d'une page Web sur laquelle vous trouverez l'information recherchée. Nulle besoin d'être spécialiste en AMOA ERP pour comprendre cette logique.

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Le second point, est que la question attendue peut nécessiter que je fasse d'abord des recherches pour y répondre correctement. En toute logique, c'est ce qui se passe dans la plupart des cas: si c'est pour répondre Google est ton ami cela limite sérieusement l'intérêt de l'échange. D'ailleurs tout n'est pas disponible à portée de clic dans les moteurs de recherche, sans même parler de l'effet tunnel pour celui qui tente d'avancer en gestion de projet sans réussir à communiquer.

Un email va me permettre de prendre le temps d'identifier l'information, par exemple réfléchir à des questions comme le cycle en V et ses avantages dont la réponse ne figure pas en deux lignes sur Internet car il y a du pour et du contre à peser. Ainsi je pourrais vous répondre de façon plus exaustive, et sans vous faire attendre au téléphone.

Le troisième point, c'est qu'un appel téléphonique vous oblige à prendre des notes. Selon le type de réponse attendue, on suppose que je donnerai certains détails que vous souhaiterez fixer sur le papier en vue d'une utilisation future. Si le sujet est suffisamment important pour justifier une démarche vers moi, il paraît logique que vous ferez quelque chose de réel et sérieux avec la réponse.

Or précisément un échange d'emails est une trace écrite de l'échange à laquelle vous pourrez vous référer ultérieurement. C'est quand même mieux que quelques notes éparses prises au dos de la liste des courses. Par ailleurs vous pouvez avoir besoin de l'aide d'autres personnes, c'est important pour la motivation du consultant. Des personnes que je pourrais mettre en copie d'un e-mail alors que bien entendu par téléphone ce n'est pas envisageable. 😚

J'ai déjà parlé des questions que je vais transmettre aux bonnes personnes (impossible à faire dans une conversation téléphonique) et de garder une trace écrite de notre conversation (idem) alors que vous pouvez facilement sauvegarder un échange d'e-mails. Il y a quelques autres raisons que je peux mentionner en passant: il se peut que je ne note pas la bonne orthographe de votre nom ou de votre adresse si vous m'appelez. En revanche les informations correctes seront bien transmises si nous utilisons le courrier électronique.

Combien de fois ai-je été appelé par des personnes dont la connexion audio de leur téléphone mobile était désastreuse ? Avec coupures durant l'appel téléphonique et interruptions intempestives chaque fois que la personne passe sous un tunnel (bon j'exagère 😚). Au moins le texte d'un courriel est toujours clair et complet, sans détails inutiles, difficultés d'élocutions ou autre. Il est inutile de revenir dessus.

Vous pouvez avoir besoin que je vous communique un document ? Il sera difficile de vous l'envoyer par téléphone, ou d'essayer de vous en expliquer le contenu si vous ne l'avez pas sous les yeux ou si vous ne l'avez pas étudié préalablement pour la qualité de notre échange. Mais les documents peuvent être facilement envoyés par courrier électronique, et donner une base concrète pour développer un échange ou même une simple conversation. Comme je suis salarié et que je maintiens ce blog à titre bénévole, je réponds aux courriels généralement le lendemain tôt avant de démarrer ma journée de travail.

Je finirais en disant que dans la plupart des cas, un appel téléphonique peut retarder une réponse complète puisque je vous aurai répondu rapidement à hauteur de 20% et n'aurait peut-être pas la volonté d'aller plus loin après vous avoir donné au moins quelques éléments. Dans un mail, vous pouvez communiquer exactement ce que vous voulez dire, sans être mal entendu ou mal compris, ce qui facilite une réponse rapide.

Ou mais, j'entends déjà votre objection! 😂

Vous savez que je suis aussi sur les réseaux sociaux et je souligne même la dépendance inévitable qu'ils provoquent chez beaucoup d'internautes. Je suis aussi présent sur le logiciel de messagerie instantanée comptatible XMPP, qui n'a rien à voir avec l'email puisque c'est du tchat. Mais vous avez compris que je consulte pas très souvent (voir jamais) les messages Facebook, ouvrir mes DM Twitter n'est pas mon premier réflexe, quand à Likedin je suis de plus en plus partisan de quitter les GAFAM donc voilà.

Bref je vous demande, une fois pour toute, de réaliser le premier contact uniquement par email.

XMPPOutre l'email, téléphone, Telegram, réseaux sociaux, je vous invite à me retrouver également sur XMPP. Très utile, installé sur mon mobile, je reçois instantanément vos messages. Vous n'aurez pas à patienter pour être ajouté. Mon identifiant: michelcampillo@jabb.im.

Aix en Provence, le mardi 29 juin 2021

Michel Campillo

Michel Campillo Michel Campillo, consultant d'entreprise
Logiciels de Gestion
06 89 56 58 18   
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➽ Vous trouverez d'autres articles depuis l'accueil du blog, classés chronologiquement dans l'ordre de publication. Vous pouvez également consulter: La rédaction de contenus web, L'inévitable dépendance aux médias sociaux, Uniquement par email, Messagerie instantanée XMPP, quel service et quel logiciel ?, SkyDroid: dépôt décentralisé d'applications pour Android, Le cycle en V a-t-il un avenir ?, Cahier des charges et spécifications fonctionnelles détaillées, Tests pour recruter un bon consultant AMOA, Agilité et effet tunnel, Un Digg-Like français en 2020, possible ?.

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