Comment bien choisir mon logiciel ERP BTP?

Toutes les entreprises du secteur de la construction cherchent à simplifier et rationaliser leurs processus, à minimiser les coûts et à dégager de la marge. L'enjeu ? Survivre dans le monde très concurrentiel d'aujourd'hui. Les problèmes et défis dans le secteur du BTP sont énormes, les entreprises de toutes tailles y sont confrontés. N'importe quel pro du bâtiment vous le dira : faire face aux problèmes implique d'être bien outillé. 😉

Les entreprises ont besoin de solutions logicielles robustes de type ERP BTP (progiciel de gestion intégrée) pour gérer leurs chantiers, que ce soit dans le bâtiment tous corps d'état, les travaux publics, le génie civil et le gros œuvre, la démolition et le désamiantage, ou les espaces verts. Les sociétes recherchent les meilleurs éditeurs d'outils de gestion français et certaines me sollicitent comme consultant chef de projet IT pour les aider à identifier le logiciel ERP orienté BTP qui relèvera leurs défis quotidiens. Je vous propose quelques pistes d'analyse pour choisir votre logiciel.

Vous voulez investir dans un ERP BTP? Voici quelques éléments pouvant orienter votre décision..

🚀 Rationaliser les opérations

Les entreprises gèrent quotidiennement en parallèle des processus comme les études de prix et la bibliothèque d'ouvrages, les achats avec bons de commande et bons de réception sur chantier, les pointages des collaborateurs sur les tâches du chantier, etc. Ce n'est pas envisageable à partir de fichiers Excel ou de documents papier. Sans se prendre pour Bouygues et Vinci qui traitent des dizaines de projets de construction à la fois, toute entreprise a besoin d'un suivi et d'une coordination de ces projets, d'où la mise en œuvre d'un logiciel de gestion.

Vous vous demandez comment bien choisir mon ERP BTP? ? L'enjeu est d'alléger le fardeau quotidien des entreprises en automatisant les processus pour gagner du temps et de l'argent, réduire les erreurs humaines et améliorer la fiabilité données. Un système logiciel ERP efficace permet à tous les processus et fonctions de l'entreprise de passer par une seule base de données SQL (Oracle ou autre) facilitant ainsi leur suivi. Cela permet d'améliorer le partage d'informations entre les différents départements de l'entreprise, offrant ainsi une meilleure coordination.

🚀 Suivre les coûts

Le contrôle rigoureux des coûts et la gestion efficace des ressources sont essentiels pour assurer la rentabilité des projets de construction. L'une des missions principales des équipes administratives dans le bâtiment et travaux publics consiste à veiller au bon déroulement du suivi budgétaire et financier de chantier. Cela inclut le contrôle des dépenses, l'analyse des écarts entre budgets vendus sur les études de prix et budgets réalisés sur les chantiers, bref la mise en place de stratégies pour maintenir les projets dans les limites budgétaires prévues.

L'optimisation des processus financiers est rendue possible grâce à l'utilisation d'un ERP BTP centralisant toutes les informations relatives aux chantiers. L'outil informatique permet de suivre chaque phase d'un projet, depuis la planification initiale jusqu'à la clôture, en offrant une vision globale sur l'avancement des travaux, les dépenses et les ressources mobilisées. Cet outil est fondamental pour garantir une maîtrise des coûts tout au long du projet.

Surveiller en temps réel les dépenses engagées afin de prévenir toute dérive budgétaire n'est pas envisageable uniquement avec Excel. Cela se fait en comparant régulièrement les coûts réels aux prévisions initiales et en identifiant rapidement les écarts. La gestion des déboursés permet de suivre les dépenses directement liées au chantier, comme les achats de fournitures, les locations d'engins et autres matériels, le pointage de la main-d'œuvre. Connaître de façon détaillée toutes les dépenses aide à anticiper les coûts à venir et à réajuster les prévisions financières en fonction de l'avancement.

En identifiant les dérives potentielles, votre bureau des travaux peut adopter des mesures correctives pour éviter des dépassements de budget et aider les conducteurs de travaux à éviter les dérives financières. Sans utilisation d'un ERP BTP qui centralise toutes les informations financières et opérationnelles du chantier, je ne vois pas comment le faire. 😉

Dans des entreprises de plus grande taille, l'informatique joue un rôle clé dans la gestion budgétaire et financière des chantiers. Grâce à un ERP, la direction accède à une multitude de données en temps réel, telles que les consommations de ressources, les commandes de fournitures ou encore les heures de travail effectuées par les équipes. En intégrant ces informations dans une interface unique, l'ERP BTP facilite le suivi budgétaire et permet une analyse fine des coûts.

Je prendrais juste l'exemple de la bibliothèque de prix d'un ERP pour le bâtiment. Elle regroupe les prix de vente des fournitures et des ouvrages avec leurs sous-détails de prix, ainsi que les mains-d'œuvre et leurs différents déboursés secs. Cette base de données permet de réaliser des estimations précises lors de l'établissement du budget initial et de vérifier que les prix appliqués sont conformes aux prévisions du bureau d'étude. L'objectif étant d'accroître la rentabilité des projets BTP en ajustant les prévisions de manière proactive.

La bibliothèque de prix est également un outil précieux dans le gros œuvre et le génie civil pour effectuer des contre-études, c'est-à-dire des analyses comparatives entre les coûts prévus et les coûts réels. Ces contre-études permettent d'ajuster le budget en cours de chantier et d'optimiser les dépenses. C'est idéal pour mettre en place des stratégies d'ajustement (par exemple, si le prix des matériaux a augmenté de manière imprévue, le conducteur de travaux peut renégocier certains contrats ou de chercher des alternatives moins coûteuses pour réduire l'impact sur le budget global).

🚀 Des outils avancés de gestion financière

Les outils avancés de gestion financière mis à disposition dans un ERP jouent un rôle déterminant dans la réussite des projets. Ils permettent d'automatiser une grande partie des processus liés à la gestion des coûts, ce qui réduit le risque d'erreurs humaines et garantit une traçabilité complète des données financières. Les ERP BTP modernes intègrent des fonctionnalités telles que des tableaux de bord personnalisables, des alertes en cas de dépassement budgétaire et des analyses prédictives basées sur l'historique des projets.

Cela permet de simuler différents scénarios financiers en fonction de l'évolution du chantier. Par exemple, il est possible de calculer l'impact d'un retard de livraison de fournitures ou d'une augmentation des prix de la sous-traitance sur le budget final. Ces simulations permettent d'anticiper les risques financiers et d'ajuster les décisions en conséquence, garantissant ainsi une meilleure maîtrise des coûts. La gestion financière de votre entreprise va s'améliorer.

L'avantage du suivi de dépense dans un ERP est de surveiller en temps réel les flux financiers, pour détecter rapidement les anomalies et prendre les mesures nécessaires pour rectifier. Je pense à la gestion des déboursés, l'analyse des écarts entre les prévisions et les coûts réels, et l'ajustement des budgets en fonction des évolutions du chantier.

🚀 L'optimisation des ressources

Une gestion rigoureuse des coûts est importante, mais optimiser l'utilisation des ressources l'est tout autant. Je pense aux outils avancés de planification que proposent les ERP. Il est possible de maximiser l'efficacité des équipes sur le terrain, d'éviter les pertes de temps et de réduire les coûts de main-d'œuvre. De même, une gestion optimisée des achats permet de négocier les meilleurs prix avec les fournisseurs et les sous-traitants, pour minimiser les coûts des fournitures et de la sous-traitance sur certains ouvrages confiés à d'autres entreprises.

Le suivi des ressources est possible à l'aide d'une bibliothèque de prix bien construite. Je le vois en gestion de projet ERP, à travers l'importance que les clients y voient, la bibliothèque d'articles ou ouvrages est un élément clé pour garantir une gestion financière optimisée des chantiers. Elle centralise tous les prix des fournitures, des prestations, des ouvrages que l'entreprise réalise y compris avec son composant de main-d'œuvre. Cela facilite la comparaison des prix et la sélection des meilleures offres sur les fournitures, la sous-traitance, mais aussi les locations d'engons de chantier.

En ayant accès à une bibliothèque de prix actualisée, le bureau d'études s'assure que les achats effectués par les conducteurs de travaux sont conformes aux prévisions budgétaires et qu'ils n'entraînent pas de dépassements de coûts imprévus. Cela aide aussi les chiffreurs à positionner les bons prix lorsqu'ils montent la vente sur les devis. Il est intéressant de comparer pour choisir un ERP car les solutions du marché ne proposent pas la même gestion de bibliothèque de prix : les solutions basiques gèrent des prix de vente, les solutions performantes gèrent des déboursés secs.

🚀 La gestion des achats

La bibliothèque de prix d'un ERP destiné au BTP ne doit pas être conçue uniquement dans l'optique de la vente. Elle permet aussi de réaliser des économies significatives en identifiant les fournisseurs les plus compétitifs. Elle est donc une aide précieuse pour les acheteurs, aussi bien le service achats quand il existe (souvent dans les entreprises d'installations techniques) que les conducteurs de travaux qui gèrent les approvisionnements de leurs chantiers.

En intégrant la gestion des achats dans l'outil de gestion, il devient possible d'automatiser le processus de commande et de suivre en temps réel les dépenses engagées. J'irais plus loin, en disant qu'un tableau de bord de chantier doit permettre d'identifier le total commandé (les engagés) et les bons de réception, mais aussi les FNP (factures non parvenues) qui n'impactent pas encore le chantier à l'instant t mais ne manqueront pas d'arriver. La visualisation complète des dépenses de chantier optimise la gestion des achats et garantit un meilleur contrôle sur les coûts. C'est le meilleur moyen d'éviter les dépassements budgétaires.

Un logiciel de suivi de chantier doit être capable de capturer avec précision toutes les données pertinentes afin que les processus soient rendus plus faciles. Il permet également à la société d'utiliser efficacement sa main-d'œuvre, ses stocks de fournitures de chantier et ses matériels, minimisant ainsi les coûts supplémentaires et permettant de réaliser des économies considérables au fil du temps. C'est l'ojectif n°1 recherché par les chefs d'entreprise quand ils décident de déployer une solution de gestion.

🚀 Accroître la rentabilité des projets

Je me rends compte dans cet article que je parle beaucoup de coûts, certainement une déformation de mon métier de chef de projet dans le déploiement de solutions ERP pour le bâtiment et les travaux publics. 😉 J'aborde ailleurs mon travail de gestion de projet ERP, mais restons ici sur la rentabilité des chantiers. Même si je pense avoir une excellente connaissance des réalités des métiers du bâtiment et travaux publics, mes objectifs professionnels restent liés à l'informatique de gestion. Je ne gère pas de chantier, je gère des projets IT : bien entendu ce sont d'autres projets, d'autres méthodologies, mais on reste dans l'organisation et la gestion de ressources en vue d'un objectif.

Je me perds en chemin dans la réaction de cet article de fond, du coup je mets de la publicité pour Poulpéo. Mais ce que je veux dire, c'est qu'une solution de gestion ne peut pas se limiter à la simple surveillance des dépenses.

Grâce aux outils avancés qu'un ERP BTP propose, l'entreprise est en mesure de suivre avec précision l'évolution de sa rentabilité, d'anticiper les risques financiers et de proposer des solutions pour optimiser les ressources. Je parle ici du pilotage de la marge, aussi bien la marge brute (frais généraux, bénéfices et aléas) que la marge nette du chantier qui est l'objectif du conducteur de travaux.

Je parlais plus haut de la gestion des déboursés et de la réalisation de contre-études (souvent dans le gros œuvre, il faut le dire) permettent d'ajuster en permanence le budget des chantiers et d'éviter les dérives. En surveillant les écarts entre les prévisions et les dépenses réelles, il est possible de mettre en place des stratégies correctives pour garantir la rentabilité des projets.

Les conducteurs de travaux peuvent ainsi prendre des décisions éclairées, car on sait que leur rôle est essentiel dans la réussite des projets. Garantir que chaque euro dépensé est optimisé pour maximiser la rentabilité, ce n'est pas facile.

🚀 Mettre en œuvre une planification de projet

La phase de planification doit donc être parfaitement exécutée pour que la phase de construction puisse démarrer sans heurt. Si quelque chose ne va pas dans la planification, cela pourrait s'avérer désastreux pour l'entreprise. En cela, la société pourrait subir de lourdes pertes. Il pourrait y avoir un retard dans la livraison du projet. Ou la qualité du projet pourrait être compromise.

Ce qui précède peut se produire si la phase de planning n'est pas correctement mise en œuvre. Personnellement je ne suis pas hyper satisfait de ce que les progiciels de gestion axés sur le bâtiment proposent en terme de gestion de planning. On peut affecter des ressources sur des chantiers, ou affecter des chantiers sur des ressources, mais rien de plus. Certaines sociétés gèrent leur planning directement dans Smartsheet par exemple.

🚀 Suivre des chantiers depuis n'importe où

En utilisant un logiciel ERP BTP, votre entreprise sera en mesure d'optimiser la gestion du projet en permettant de suivre, de stocker et d'analyser des données relatives aux fournitures de chantier, à l'emploi de main-d'œuvre, à la conception architecturale ainsi qu'à la répartition des ressources. Les utilisateurs autorisés (ingénieurs études de prix, conducteurs de travaux, chefs de chantier) peuvent obtenir ces données de n'importe où dans le monde pour les professionnels qui font des chantiers internationaux et travaillent en mobilité internationale (mobilite) comme c'est très fréquent dans les travaux publics.

Utiliser les données issues des pointages faits par les chefs pour un suivi opérationnel de chantier s'avère très important. Cela peut réduire davantage, voir éviter complètement les complications ou les retards du projet. Le développement de logiciels ERP en France pour les entreprise de construction est donc nécessaire car il aide le secteur de la construction à économiser du temps et de l'argent en optimisant la gestion de projet.

En consultant les listes d'éditeurs ERP on se rend compte que ceux qui travaillent pour le secteur du bâtiment et des travaux publics ne sont pas nombreux. Le métier est très spécialisé, et exige du chef de projet IT qu'il maîtrise tous les aspects du métier de ses clients. Il faut beaucoup d'expérience en gestion de projet pour y parvenir.

🚀 L'analyse de résultat de chantier

Comme n'importe quel secteur, le secteur du BTP comprend également divers départements qui fonctionnent ensemble pour faire le travail. Un logiciel de gestion est généralement livré avec des tableaux de bord et tableaux de synthèse qui facilitent l'analyse dynamique des données de main-d'œuvre et de matériels en temps réel, ainsi que de données opérationnelles, comptables et financières calculées de temps à autre afin de fournir aux gestionnaires des informations précises.

Une des dimensions de mon travail de chef de projet ERP est d'aider les contrôleurs de gestion ou les dirigeants à analyser correctement les tableaux de bord de chantier tels qu'ils ont été développés dans la solution de gestion. Je parle de la phase projet bien entendu, au-delà les utilisateurs sont autonomes une fois qu'ils ont pris en main l'outil.

La plupart des solutions logicielles ont des fonctionnalités qui peuvent être personnalisées en fonction des besoins de l'entreprise. Elles sont suffisamment flexibles et polyvalentes pour permettre à l'entreprise d'obtenir un retour sur investissement plus élevé et minimiser le risque. Aucune entreprise de construction ne fonctionne de la même manière, les solutions peuvent être personnalisées pour répondre aux besoins spécifiques de chacune de ces entreprises.

Par exemple, aujourd'hui, presque tous les logiciels ERP disposent de tableaux de bord personnalisables qui intègrent des fonctionnalités de visualisation et d'analyse des données, qui sont indispensables aux gestionnaires pour suivre l'avancement du projet et en estimer les coûts. C'est la raison pour laquelle les éditeurs s'emploient à travailler sur ces caractéristiques afin d'aider davantage le secteur du BTP à mieux maîtriser leurs chantiers.

Si vous êtes dans le bâtiment, gros œuvre, travaux publics, espaces verts, dépollution et désamiantage n'hésitez pas à me contacter pour en parler.

👉 ( ◍•㉦•◍ ) Michel Campillo consultant chef de projet IT écrit et publie régulièrement depuis 2004 des articles sur son blog dédié aux outils d'entreprise, aux questions du numérique et des nouvelles technologies. Comme tout blogueur il écrit aussi sur des sujets divers, voir le blog pour un aperçu.

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Aix en Provence, article initialement publié le 13 avril 2019

Michel Campillo
Consultant chef de projet IT
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