Comment choisir la méthodologie de mise en œuvre de votre ERP ?

Dans le monde post-COVID, vous avez décidé d'être proactif et de transformer votre entreprise pour qu'elle fonctionne avec succès dans le nouveau contexte ? Cela signifie adopter un système ERP avant tout autre solution numérique. Mais une fois que votre entreprise a choisi un système, il ne suffit pas de l'installer et de s'attendre à ce que tout se passe bien. C'est loin d'être aussi simple.

Si votre cahier des charges ERP a été convenablement rédigé, vous avez trouvez la solution adaptée. L'entreprise doit maintenant apporter les changements nécessaires dans l'ERP (paramétrages, formation utilisateurs) pour garantir sa réussite auprès des collaborateurs et sa valeur ajoutée pour la société.

Un ERP est un terme générique désignant un logiciel qui permet de gérer les ressources humaines, la comptabilité, les stocks, les chantiers BTP (ou la fabrication industrielle) dans un système unifié plutôt que dans des applications distinctes. Il vous permet également de gérer les clients et les fournisseurs, et de collaborer avec eux, à l'aide d'une plateforme unique. Reste la question de sa mise en œuvre, c'est ici qu'intervient le consultant chef de projet et son expertise.

🚀 Un ERP, quelle finalité ?

On me dira que je mets la charrue avant les boeufs, mais il faut commencer par penser la finalité. Vous devez savoir dès le départ quel niveau de maturité numérique vous souhaitez atteindre. Cela nécessite une introspection (plus concrètement, des ateliers de spécification) sur les domaines de l'entreprise qui doivent changer pour atteindre le niveau requis. Outre le système lui-même que vous avez déjà choisi, les processus opérationnels et la structure organisationnelle peuvent nécessiter des changements.

L'aide d'un consultant ERP vous aidera à évaluer ce qu'il faut faire et où, pour atteindre le niveau requis de maturité numérique.

🚀 La méthodologie de mise en œuvre de votre ERP

Une fois que vous connaissez le niveau d'activité numérique que vous souhaitez atteindre, et ce que vous devez faire pour y parvenir, vous devez adopter une méthodologie établie pour vous guider dans la mise en œuvre du système ERP. Une bonne méthodologie de projet comprend cinq étapes:

• ➔ L'initialisation du projet qui identifie clairement la portée, les ressources, les processus et la participation de la direction dont le projet a besoin,
• ➔ Une phase de conception au cours de laquelle les objectifs de l'entreprise sont explorés et l'application ERP est conçue pour atteindre ces objectifs,
• ➔ Une phase de construction ou d'ingénierie au cours de laquelle la solution conçue et acceptée est construite et configurée,
• ➔ Une fois la solution construite et acceptée, la phase suivante est la mise en service, où les dernières étapes de l'importation des données, de la formation et de la transition vers le nouveau système ont lieu
• ➔ La mise en production est le moment où le projet touche à sa fin et où l'entreprise peut commencer à tirer parti de la valeur du système ERP.

Dans de nombreux cas, les projets ERP passent par plusieurs phases qui s'étendent sur plusieurs mois. Il faut donc commencer par le commencement .

🚀 Bien démarrer un projet ERP

Dans la première phase, vous donnez la priorité aux processus et aux structures les plus importants de l'entreprise. Avant la décision de mettre en oeuvre l'ERP, il y avait peut-être une ambiguïté dans les processus métier de l'entreprise : dans différents services les collaborateurs effectuaient la même tâche de différentes manières. Avec le système ERP, vous serez en mesure de normaliser les processus métier afin de gagner en efficacité et livrer à vos clients des services cohérents et de haute qualité avec un haut degré de prévisibilité.

Cela minimisera les erreurs, les doublons et la variabilité tout en améliorant l'efficacité!

🚀 Aller au-delà d'un simple projet informatique

La mise en œuvre d'un ERP est un projet qui concerne l'ensemble de l'entreprise - ce n'est pas seulement un projet informatique - et son impact ne se limite pas à une seule fonction. Un élément clé de la réussite d'un projet est un degré de confiance et d'engagement dans le projet dans toute l'entreprise, ce qui nécessite de gérer les changements que les collaborateurs doivent subir. C'est pour cela que le métier de consultant chef de projet ERP revient à faire de la gestion du changement.

La condition préalable à la mise en œuvre du changement est la connaissance et l'appréciation par les salariés de la nécessité du changement. La gestion du changement passe par une série d'étapes car il s'agit d'un processus d'apprentissage consistant à faire passer le personnel à un nouveau niveau de connaissances, de compréhension et de compétences.

🚀 S'améliorer en permanence

Au-delà de la méthodologie de mise en œuvre de votre ERP, l'entreprise doit c ontinuer à s'améliorer en permanence. Ce n'est pas parce que la partie mise en œuvre du projet est achevée que l'adhésion des collaborateurs est forcément élevé. L'implantation n'est pas forcément terminée à ce stade.

Une fois que le système ERP est opérationnel, il faut procéder à des investigations pour voir ce qui peut être amélioré. Ce processus de révision est récursif. À partir d'une base de référence initiale, évaluez et identifiez les améliorations possibles, mettez-les en place et établissez une nouvelle base de référence. Puis recommencez. C'est le concept japonais de kaizen - l'amélioration incrémentale continue.

Au fil du temps, vous verrez qu'une mise en œuvre réussie de l'ERP constituera la base sur laquelle votre entreprise pourra améliorer l'efficacité de ses opérations, être compétitive dans un monde qui se numérise rapidement et lancer de nouvelles offres. Comme je l'ai dit, pour que la mise en œuvre réussisse vous avez besoin d'une méthodologie de projet éprouvée, accompagnée de personnes ayant de l'expérience et des compétences dans les projets ERP, pour vous aider à transformer votre entreprise.

En résumé:

• ➔ Un ERP, quelle finalité ?
• ➔ La méthodologie de mise en œuvre de votre ERP
• ➔ Bien démarrer un projet ERP
• ➔ Aller au-delà d'un simple projet informatique
• ➔ S'améliorer en permanence

Il y a encore beaucoup à écrire sur le monde de l'ERP dans lequel je baigne depuis de nombreuses années. Comme d'autres professionnels du métier, j'ai vu de nombreuses évolutions (la dernière étant la migration des ERP on premise vers le cloud). D'ailleurs beaucoup d'opinions s'échangent sur le sujet, à vous de m'envoyer un email pour en parler. 😚

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Aix en Provence, le 13 janvier 2022

Michel Campillo
Responsable de domaine ERP
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➽ Les articles d'actualité sur les ERP sont repris chronologiquement sur la page d'accueil du blog. J'aime bien cet article: « Quels sont les facteurs décisionnels pour l'implantation d'un ERP? ».

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