Logiciel de gestion de projet, comment s'y retrouver?

Les méthodes de gestion de projet sont nos alliées pour économiser du temps et en faire économiser à nos clients. Couplées à des outils informatiques, elles deviennent encore plus performantes. Cet article n'a pas pour but d'explorer les logiciels du marché, vous connaissez déjà Trello, MS Project, Jira, Monday et les outils de gestion de projet open source, mais plutôt de vous aider à faire une spécification pour choisir l'outil qui vous conviendra le mieux.

La gestion de projet constitue essentiellement une approche méthodique. Elle implique la planification, l'exécution et le suivi d'actions coordonnées au sein d'une équipe constituée pour cela. L'effort vise à atteindre ces objectifs de manière optimale en tenant compte des diverses ressources telles que le temps, les compétences humaines, le matériel à votre disposition, etc. Cette approche permet de ne pas gaspiller de ressources et de raccourcir les délais au plus juste.

Les méthodologies de gestion de projet sont appliquées aussi bien dans le privé que dans le public, j'en sais quelque chose puisque je gère depuis peu des projets informatiques à destination du secteur public. C'est une nouveauté pour moi! 😉 Les fondamentaux restent les mêmes dans le choix de la méthode la plus adaptée : faire du cycle en V classique, passer sur de l'agilité, suivre la méthode Kanban etc.

Un élément reste immuable: le chef de projet est la figure centrale qui assume la responsabilité de coordonner et d'organiser l'équipe. Or pour établir un organigramme des tâches de projet (OTP appelé aussi WBS), répartir les tâches et faire le suivi, vous avez besoin d'un outil pour vous accompagner. Il reste à le spécifier, car ils sont nombreux sur le marché!

Un chef de projet a rarement le choix de l'outil qui lui permettra la centralisation efficace de toutes les tâches de son équipe. Bien entendu que c'est crucial, toutefois ni Gantter, ni Kanbanchi, ni Zoho Projects pour G Suite et encore moins Asana ne sont des choix personnel : on arrive dans une entreprise qui vous a recruté comme expert et vous utiliser les logiciels mis à votre disposition.

Cela reste faisable d'assigner oralement les responsabilités entre les consultants qui gèrent la reprise de données, la mise en place des éditions, le développement des interfaces, mais rien ne vaut une intégration complète dans un logiciel fait pour comme ProjectPlus, ClickUp, Clockify ou Smartsheet pour gérer le flux de travail de l'équipe projet. On a quelque chose sur lequel s'appuyer.

En terme de visualisation de l'avancement, j'ai besoin de listes de tâches, d'un dashboard, et bien sûr de l'inévitable calendrier ou diagramme de Gantt. Sans cette perspective claire de l'avancement du projet, je sais d'avance que je rencontrerai des problèmes. Bref un logiciel de gestion de projet devra permettre de suivre de près toutes les activités, permettant ainsi le suivi minutieux que j'ai promis à mon client lors du kick-off.

J'attends donc avant tout d'un logiciel de suivi de projet un gain de temps considérable pour moi et l'équipe. S'il n'y a pas de bénéfice attendu, on peut aussi vouloir tout faire à la main !

En qualité de chef de projet, les fonctionnalités d'un outil de suivi de projet englobent divers aspects. La création et la gestion des tâches sous différentes vues me semblent particulièrement cruciales, mais c'est peut-être propre à moi : dîtes-moi ce que vous en pensez! Le suivi de l'avancement du projet est une priorité, sur ce point tout le monde est d'accord : rien ne vaut un Gantt. Les meilleurs outils de planification avec lesquels j'ai pu travailler permettent de générer des graphes facilitant la visualisation de la progression.

Sur la délicate question de l'interactivité avec les collègues, certains la voient de façon essentielle. Attention toutefois aux abus sur les fonctionnalités de messagerie et de chat intégrées, cela ressemble parfois à du gadget sachant qu'on peut aussi se lever de sa chaise et aller parler en direct avec le consultant. Mettre de l'humain là où c'est possible, cela paraît essentiel à Michel Campillo dans la façon dont il gère ses projets.

Point sensible : les intégrations avec d'autres logiciels et applications, synchronisées de manière centralisée. En fait cela dépend de la vision qu'en a la direction de projet. Pour certains cela représente un aspect majeur, permettant de gagner du temps dans la gestion globale du projet. Pour d'autres directeurs de projet, se noyer dans ces intégrations n'est pas souhaitable. Tout dépend du résultat final souhaité et ce que vous avez retiré du livre « La Gestion de projets Pour les Nuls ».

J'ai déjà expliqué que quand on arrive dans une entreprise, un éditeur ou un intégrateur, on peut rarement choisir les logiciels que l'on souhaite utiliser. De fait on se retrouve souvent avec un outil comme Gryzzly qui n'est idéal ni pour votre équipe, ni pour vous. Toutefois il m'est arrivé une fois que la direction de projet souscrive un logiciel de gestion de projet à titre gratuit pendant trente jours, je ne vais pas le cacher il s'agit de Monday, pour voir si les CP réussissent à l'adopter et l'utiliser avec méthode.

En dehors de ce cas particulier et avec les bons critères, vous pouvez maximiser vos chances de trouver l'outil adapté si vous spécifier correctement votre besoin. Personnellement lors de la sélection d'outils de projet, je commencerai par me poser devant Flashnote pour identifier les spécificités du découpage des tâches de projet, si on est sur de l'Activité > Sous-Activité > Tâches > Sous-Tâches, bref savoir de combien de niveaux d'arborescence ai-je besoin exactement sur l'organigramme.

Globalement il faut évaluer les tâches à accomplir (développement d'interfaces, reprise de données, mise en place et formation des utilisateurs), le nombre de personnes impliquées, et tout autre facteur susceptible d'influencer le succès du déploiement. Sans cette définition préalable des besoins essentiels, vous ne serez pas en mesure de choisir l'outil adéquat pour vous et votre équipe. Alors autant y passer un peu de temps, n'est-ce pas ?

On arrive maintenant à la fameuse shortlist des options pertinentes susceptibles de répondre à ce que vous aurez définit. C'est à ce moment que vous arrivez sur mon blog de chef de projet, quand vous avez besoin d'explorer chaque logiciel en profondeur pour vous assurer qu'il propose bien les fonctionnalités dont vous avez identifié le besoin pour une gestion de projet efficace. A ce niveau il y a tellement de critères possibles, je préfère vous laisser faire votre propre étude d'expression de besoins : il n'y a aucune valeur ajoutée à ce que je vous souffle des réponses qui sont les miennes, mais qui mathématiquement ne correspondront jamais à ce dont VOUS avez besoin dans votre contexte.

J'ai raconté plus haut comment j'ai débarqué un jour sur un projet ERP où l'équipe de pilotage proposait de profiter d'une période d'essai gratuite sur une solution du marché avant de s'engager. Parfois il existe des versions démo avec lesquelles ont peut jouer un peu, mais tester les options sachant que tout sera perdu si on ne retient pas l'outil reste problématique. L'intérêt d'expérimenter une interface directement a malgré tout du sens, notamment s'assurer qu'elle répond à la façon dont vous souhaiteriez gérer votre projet.

Dans la vie réelle avant tout investissement majeur dans un logiciel quel qu'il soit, il est intéressant d'effectuer des tests rapides au début pour le montrer à l'équipe et au minimum se familiariser avec l'interface. C'est aussi comme cela que comme blogueur, j'en suis venu à essayer diverses solutions et pouvoir rédiger cet article. Tout n'est jamais perdu ! Reste la question de l'évaluation des coûts. Vous l'avez remarqué, les coûts des logiciels de gestion de projet peuvent varier considérablement.

J'ai parlé plus haut des outils de gestion de projet qui offrent des versions gratuites avec des fonctionnalités de base, j'en ai testé un et je vous dirais plus loin duquel je parle. Tout dépend aussi de la taille de l'équipe. Ensuite les outils offrant des options plus avancées sont généralement tarifées entre 10 et 20€ par mois par utilisateur. Avec cela on a fait le tour de la question financière. Comme quoi ce n'est pas aussi redoutable que cela en a l'air. 😉

👀 Vous pouvez aussi consulter les articles suivants : Quelques outils de gestion de projet open source disponibles, Faire de la gestion de projet sans logiciel dédié ?, cycle de vie d'un projet informatique, mon avis sur Monday.com, Chefferie de projet et direction informatique (DSI), Les tâches d'un chef de projet, Chefferie de projets, enjeux et défis pour réussir, Miser sur la transparence en gestion de projet, Pomodoro en ligne, une vraie technique de travail.

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Aix en Provence, le 15 novembre 2023

Michel Campillo
Consultant chef de projet IT
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➽ Les articles sur les problématiques de gestion de projet sont à découvrir sur la page d'accueil du blog.

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