Comment gérer le déclenchement de facturation ?

La gestion à l'affaire est une composante du quotidien de nombreuses entreprises, en particulier celles qui opèrent dans des secteurs où les projets s'étalent sur des périodes longues. Dans cette approche, la création d'échéanciers spécifiques liés à chaque affaire revêt une importance capitale. Ces échéanciers sont élaborés en fonction de dates prévisionnelles ou de livrables à réaliser, et ils jouent un rôle déterminant dans la gestion de la trésorerie, la facturation, et la rentabilité globale.

Si vous avez déjà manipulé un logiciel de gestion à l'affaire, vous savez que ce mode de gestion implique souvent une répartition des revenus et des dépenses en plusieurs échéances, généralement en relation avec l'avancement de l'affaire. Un aspect clé de cette stratégie qui conditionne le déclenchement de facturation consiste à négocier et convenir d'échéances spécifiques avec le client, et à facturer en conséquence.

Plusieurs étapes sont impliquées dans ce processus de gestion financière.

Le premier point concerne l'acompte initial. Au commencement de l'affaire, il est courant de facturer un acompte au client. Cela permet non seulement de sécuriser un certain flux de trésorerie dès le début du projet, mais également de renforcer l'engagement du client envers la réalisation de l'affaire. Les montants d'acompte sont souvent négociés en fonction de la complexité et de la durée du projet. Si vous faites de la gestion de contrats de maintenance, vous êtes normalement familiarisé avec cette problématique.

Ensuite concernant les projets de plus grande envergure, il est fréquent de diviser l'affaire en plusieurs étapes d'avancement significatives. Chacune de ces étapes sert de déclencheur pour l'émission de factures additionnelles, c'est d'ailleurs souvent la meilleure méthode pour une société de conseil de procèder à sa facturation: des factures émises en fonction des réalisations atteintes à chaque étape du projet. C'est ce qui détermine le déclenchement de facturation. Concrètement cela peut être lié à la réalisation de livrables spécifiques ou à des jalons clairement définis.

Enfin à la fin de l'affaire, il reste à procéder à la facturation du solde. Une fois que toutes les étapes de l'affaire sont achevées conformément aux termes convenus, le chargé d'affaire facture le solde. Cela signifie que la totalité des recettes ou des coûts associés au projet est alors facturée, achevant ainsi le cycle de facturation de l'affaire. Pour éviter de se retrouver avec une trésorerie nette négative, c'est certainement la meilleure façon de procéder.

Pour que ce type de facturation en plusieurs échéances soit correctement géré, il est impératif que les échéances soient soigneusement planifiées dès le démarrage du projet. Chaque échéance doit être définie en fonction de critères précis, que ce soit une date prédéfinie ou la réalisation de livrables spécifiques. Cette planification est essentielle pour garantir la cohérence des encaissements tout au long de l'affaire, maintenir un contrôle efficace de la trésorerie, et veiller à ce que les coûts associés à chaque étape soient couverts par les revenus correspondants.

Comme spécialiste de la gestion à l'affaire dans les ERP, je constate que l'un des avantages majeurs de ce mode de gestion avec des échéances bien définies c'est une meilleure maîtrise de la trésorerie de l'entreprise. Les acomptes et les paiements échelonnés contribuent à un flux de trésorerie plus stable et prévisible, ce qui est essentiel pour couvrir les dépenses courantes, payer les salaires, et investir dans de nouvelles affaires. J'ai en tête un exemple de projet ERP (Enterprise Resource Planning) (et même plusieurs) qui appuie ce cas, car les projets informatiques sont aussi gérés ainsi.

J'ai aussi constaté à travers mes échanges avec les chargés d'affaire que cette approche permet un renforcement de la relation avec le client. Les échéances prédéfinies offrent une transparence sur la manière dont les coûts sont répartis tout au long du projet, renforçant ainsi la confiance du client envers l'entreprise, sans déclenchement de facturation qui arriverait aléatoirement. Cela peut contribuer à fidéliser le client et favoriser de futures collaborations, puisqu'il n'y a pas (trop) de mauvaises surprises.

Chacun comprend que la gestion à l'affaire avec des échéances bien structurées permet de suivre plus efficacement les performances financières du projet, surtout avec des logiciels ERP basés sur ce type de gestion. Chaque étape est évaluée en fonction des coûts et des revenus générés, ce qui permet d'identifier rapidement les problèmes potentiels et de prendre des mesures correctives si nécessaire.

Je dirais pour conclure que la gestion à l'affaire avec des échéances appropriées est un élément essentiel de la gestion financière dans un contexte de projets à long terme. Elle contribue à une meilleure maîtrise de la trésorerie, renforce la relation avec le client, et permet un suivi plus précis des performances financières. Cette approche s'avère particulièrement bénéfique pour les entreprises engagées dans des projets complexes et étendus.

Comme mon activité de chef de projet ERP a longtemps été focalisé sur des entreprises du BTP, je peux témoigner qu'elles utilisent la méthode basée sur l'achèvement d'étapes clés du projet, qu'elles factureront à travers des situations de travaux, qui implique en comptabilité une comptabilisation à l'avancement plutôt qu'une comptabilisation à l'achèvement qui n'est viable que sur les petits projets quand ils se terminent (je n'évoquerais pas ici la comptabilisation au prorata, dans laquelle le chiffre d'affaires est réparti de façon homogène sur toute la durée de la prestation).

Les questions autour de la reconnaissance du chiffre d'affaires (ou prise de production) quand on fait de la gestion à l'affaire sont tout à fait intéressantes. Surtout quand on peut comparer les façons de procéder entre des secteurs différents, par exemple le BTP d'un côté et la maintenance industrielle de l'autre, qui est au coeur de mon activité actuelle. 😉

👉 ( ◍•㉦•◍ ) Michel Campillo consultant expert en solutions de gestion écrit et publie régulièrement depuis 2004 des articles sur son site web professionnel dédié aux outils d'entreprise et aux questions du numérique et des technologies. Comme tout blogueur il écrit aussi sur des sujets divers, voir le blog pour un aperçu des thèmes abordés.

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Aix en Provence, le 27 octobre 2023

Michel Campillo
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