Implémentation d'un logiciel : les différentes phases

Confier la gestion d'un projet informatique à un professionnel expérimenté est une condition indispensable pour sécuriser une transformation digitale de grande ampleur. J'aborde souvent le sujet sur mon blog IT, l'implémentation d'un progiciel de gestion intégré est un processus exigeant, mobilisant à la fois un chef de projet ERP, des experts métiers, un ingénieur en assurance qualité et des équipes IT.

Pour en tirer les bénéfices attendus, il est crucial de structurer la démarche, d'utiliser le retroplanning comme boussole et de s'appuyer sur des outils solides tels qu'un blueprint pour réussir. De toute façon, les difficultés ne manqueront pas : autant partir d'un bon pied.

🚀 Définir les objectifs et bâtir un blueprint clair

Avant d'entamer la phase de build, il faut poser des bases solides. L'entreprise doit définir ses objectifs concrets : réduction des coûts, amélioration de la visibilité de la chaîne logistique, automatisation des processus financiers ou optimisation des achats. Cette formalisation passe par un blueprint qui décrit le modèle cible des processus à mettre en œuvre. Ce document est rédigé conjointement par le chef de projet ERP, les responsables métiers et les intégrateurs. Il sert de référence partagée et permet de clarifier les attentes tout en limitant les ambiguïtés.

Par exemple, dans une entreprise industrielle, un blueprint pourra préciser le flux idéal de la gestion des approvisionnements : de la demande d'achat jusqu'à la facturation fournisseur, en intégrant les contrôles de qualité et les validations hiérarchiques.

🚀 L'analyse des processus existants et la phase de build

Une fois le blueprint défini, l'analyse des processus actuels permet de comparer le fonctionnement réel avec le modèle cible. C'est à ce moment qu'on identifie les points de blocage : retards liés aux validations manuelles, redondances dans la saisie des données, erreurs de communication avec les partenaires.

La phase de build consiste alors à paramétrer le PGI pour coller à ces besoins. Cette personnalisation implique un travail fin : automatisation des bons de commande, configuration des seuils de stock, intégration des portails fournisseurs ou encore génération de rapports personnalisés. Le chef de projet métier pilote ces travaux, tandis qu'un ingénieur en assurance qualité met en place des protocoles de test pour s'assurer que les paramétrages respectent les standards et garantissent la fiabilité des résultats.

🚀 Tests, reprise de données et assurance qualité

Les tests constituent un moment clé dans l'implémentation. Ils ne doivent pas se limiter à une vérification technique mais inclure des scénarios concrets de la vie quotidienne des utilisateurs. Créer un bon de commande, suivre un stock en temps réel ou simuler un processus de clôture comptable font partie des validations indispensables.

La reprise de données est une autre dimension sensible. Migrer les informations depuis les systèmes existants (legacy) demande une grande rigueur : il faut nettoyer les données, les convertir et vérifier leur cohérence. Ici encore, l'ingénieur en assurance qualité joue un rôle central pour sécuriser le passage de relais et éviter des erreurs coûteuses après l'implémentation.

🚀 Formation, conduite du changement et adoption des utilisateurs

Même avec le meilleur paramétrage, un ERP échouera si les utilisateurs n'y adhèrent pas. La conduite du changement doit donc accompagner toute la mise en œuvre. Le chef de projet doit s'assurer que des formations pratiques sont organisées, adaptées aux différents profils d'utilisateurs. Des ateliers interactifs, des supports de formation clairs et des tests en environnement simulé renforcent l'appropriation de la solution.

Dans un contexte où l'ITSM (IT Service Management) devient un standard, les pratiques de support et de gestion des incidents doivent aussi être pensées en amont. Un progiciel de gestion n'est pas seulement un outil, c'est un nouveau mode de travail qu'il faut ancrer dans la culture de l'entreprise.

🚀 Implémentation, suivi et sécurité

L'implémentation constitue le lancement officiel. Pour réussir cette phase, il est indispensable de prévoir une période de transition où l'ancien et le nouveau système peuvent coexister. Des contrôles qualité réguliers doivent être effectués, et une cellule de support doit rester mobilisée pour répondre aux incidents de démarrage.

Au-delà du lancement, la sécurisation du système est un impératif permanent. Les 4 piliers de la cybersécurité sur un projet ERP – la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et la traçabilité – doivent être intégrés dès le début du projet. Si on n'a pas intégré cette donnée dès le départ, il est ensuite souvent trop tard.

Par exemple quand on parle de sécurisation, cela signifie a minima limiter les accès par rôle, sécuriser les flux d'échange avec les partenaires éditeurs de solutions tierces (de préférence en mettant en place de l'API standard, en évitant le spécifique non maintenu dans le temps). Sans oublier de planifier des sauvegardes régulières !

Ce sont des pratiques essentielles, à prévoir dès le début pour éviter tout incident majeur lors de l'implémentation de l'outil. Suggestion: créer une épopée Jira dédiée.

🚀 Le rôle du retroplanning et du pilotage budgétaire

Le retroplanning d'un projet ERP est bien plus qu'un simple calendrier : c'est un outil de pilotage stratégique qui permet d'anticiper les risques, de suivre les jalons critiques et de garder le contrôle sur le triangle QCD (Qualité, Coût, Délai). Sans une telle feuille de route, le projet risque de dériver et de générer des surcoûts.

Par exemple, lors d'un projet international, le retroplanning a permis de visualiser clairement le chevauchement des tests utilisateurs avec les sessions de formation, évitant ainsi un retard de plusieurs semaines. La rigueur dans la planification est une compétence essentielle pour tout chef de projet ERP.

🚀 Une démarche exigeante mais source de valeur

Implémenter un logiciel ERP est un projet de grande envergure, mobilisant des compétences variées et nécessitant une coordination fine entre les métiers, l'IT et les partenaires externes. Grâce à un blueprint pour réussir son projet, à un retroplanning solide, à l'implication d'un ingénieur en assurance qualité et à l'application des 4 piliers de la cybersécurité appliqués aux ERP, une entreprise maximise ses chances de tirer parti de sa solution.

L'important est de garder en tête que chaque organisation est unique. Le rôle du chef de projet est justement d'adapter les pratiques aux besoins spécifiques, tout en respectant la méthodologie globale. C'est le secret pour réussir l'implémentation d'un PGI. Du blueprint à l'implémentation, avec une planification rigoureuse, une gestion du changement proactive et une vigilance permanente sur la qualité et la sécurité, l'ERP devient un levier puissant de performance et de compétitivité. 😉

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Aix en Provence, le 8 juin 2023 (mise à jour le 26 septembre 2025)

Michel Campillo
Consultant chef de projet IT
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⛅ L'automne est arrivé, un temps propice au travail non? ☂️

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