Rédiger un cahier des charges différenciant pour choisir un ERP

Vous souhaitez sélectionner un ERP (vérifier la version: ) en rédigeant un cahier des charges qui synthétise l'ensemble de vos besoins et que vous pourrez soumettre de façon contractuelle aux éditeurs ? Mettre en accord tous les métiers de votre entreprise pour répondre aux souhaits de chacun est plus facile à dire qu'à faire.

Pour la sélection d'un outil de gestion, l'outil fort utile dont vous avez besoin est le cahier des charges ERP. Il doit contenir les besoins et les problématiques de vos collaborateurs, c'est indispensable en vue de l'acquisition d'un progiciel pour augmenter le taux d'adhésion à la solution de tous les services de votre entreprise. Vous avez beaucoup de choses à y mettre : mais une aide à la rédaction d'un CDC est-elle nécessaire ?

Pour choisir une solution de gestion on commence par un cahier des charges différenciant.

Car après un rapide tour d'horizon du marché s'installe le sentiment que les solutions proposées semblent toutes répondre à votre demande en vue de l'implantation d'un nouveau système informatique. Erreur ! Que vous envisagiez de changer de SI ou simplement de vous équiper pour la première fois d’un progiciel d'entreprise, il faut rédiger un cahier des charges précis de votre demande.

Pourquoi la rédaction d'un cahier des charges est-elle une étape obligatoire ? Car si vous ne mettez pas sur le papier une description précise de vos besoins en fonction des nécessités de votre métier, je ne vois pas comment l'ERP que vous allez acquérir pourra convenir à vos utilisateurs. Les différents éditeurs ERP que vous solliciterez vous proposeront leurs solutions, encore faut-il pour cela qu'ils sachent quels sont les processus métiers que l'outil devra couvrir.

🚀 Rédiger vous-même un CDC ?

Vous souhaitez rédiger vous-même un CDC (cahier des charges) informatique ? Ce n'est pas une bonne idée si vous ne l'avez pas déjà fait. Vous pouvez me contacter pour bénéficier de tous mes conseils d'expert pour réussir la rédaction du document. Réussir la rédaction de son CDC nécessite les conseils d'un pofessionnel ayant une bonne connaissance du marché.

Selon Michel Campillo tout ERP doit être issu d'un CDC rédigé par un expert indépendant pour vous guider pas à pas sur l'expression de vos besoins. Aucun modèle de cahier des charges trouvé sur un moteur de recherche ne remplacera l'aide d'un intégrateur qui vous aide à trouver la bonne combinaison entre vos besoins et la solution progicielle qui vous convient.

Rédiger un cahier des charges est une lourde tâche: c’est long à faire ! Pire: que dire et écrire ? Doit-on lâcher des secrets de fabrication ou d’organisation ? Qu’est-ce qu’il y a de particulier dans ma société que les autres ne font pas et qui poserait des difficultés à un éditeur ? Comment rédiger un cahier des charges qui permette de différencier les éditeurs de solutions de gestion ?

🚀 Décrire les fonctions souhaitées dans le progiciel ?

Pour ne pas louper l'implémentation de votre ERP, vous devez avoir en tête la liste de toutes les étapes que votre intégrateur devra mener à bien pour réussir. Tout fournisseur de solutions de gestion n'a pas d'équipe service qui fait de l'intégration, beaucoup passent par un intégrateur avec un cahier des charges et le vôtre doit être soigneusement choisi.

Se contenter de décrire les fonctions souhaitées dans le progiciel est insuffisant. Le document contractuel (CDC) dont vous avez besoin vous permet de définir et lister les attentes de vos services et vos exigences en tant qu'entreprise en matière de solutions de gestion. C'est le rôle d'Un cahier des charges ERP, document référentiel qui sera utile durant tout le projet d'implémentation.

Vous estimez que décrire les processus internes et le mode de gestion de votre entreprise est à la portée d'un stagiaire ? Ceci est la pire idée au monde. Vous devez vous appuyer sur le retour de terrain de vos collaborateurs pour bien expliquer leurs besoins. En effet une fois l'ERP en place il sera compliqué d'avouer à vos collaborateurs opérationnels que vous ne les avez pas associés à la démarche.

🚀 Récupérer une liste de questions types ?

En matière d'ERP, Michel Campillo a déjà vu des PME récupérer une liste de questions types sur le net en pensant que cela suffirait en terme de CDC ERP. Au final cela ne vous mènera pas loin puisqu'on parle du cœur de votre futur système d'information, donc décrire correctement vos attentes pour choisir au final la bonne solution est vital à la réussite du projet.

Un professionnel expert en ERP doit mettre en place un projet en totale adéquation avec les demandes des différents secteurs de votre PME. Sans cela assurer un résultat en termes de besoins métier et fonctionnels s'avèrera impossible. La première étape est donc de prendre contact en vue de décrire patiemment l'ensemble des besoins auxquels vous faîtes face pour votre informatisation.

Pour mettre en place l'ERP Michel Campillo aura besoin des informations clés sur votre entreprise et les enjeux qui sont les vôtres au niveau des métiers qui composent votre activité. On parle parfois d'un audit de la société, réalisé en amont même du projet d'implantation pour éviter les principaux écueils et augmenter les chances de réussite.

Vous avez repéré les noms de plusieurs solutions ERP mais :

• ➥ la description et/ ou démonstration répond bien à nos besoins, à priori...
• ➥ est-ce les bons ? il y en existe d’autres ? est-ce les bons ? il y en existe d’autres ?
• ➥ sont-ils solides, financièrement et ont-ils l’expérience ?

🚀 Le cahier des charges va-il être utile ?

Que va-t-il se passer avec mon cahier des charges, ce document va-t-il être réellement pris en compte par l'éditeur ERP auquel je m'adresse ? Va-t-il y faire référence dans son devis et va-t-il servir en cas de réclamation ? Quelle valeur juridique en cas de non fonctionnement ? Les utilisateurs en demandent beaucoup: est-ce bien réaliste et réalisable? Tous les processus décrits dans ce document seront-ils réalisables en développement spécifique, ou au minimum couverts par la solution standard de l’éditeur ? Lesquels ne sont pas réalisables et que faut-il changer dans l’organisation pour que cela le devienne ?

Ce sont toutes les questions qu'on se pose au moment d'opter pour un nouveau logiciel ERP. Comment se comparer avec les autres : la base de la stratégie qui demande un regard externe? Attention aux particularités dans le cas d'un logiciel de gestion à l'affaire, je peux en parler longuement car c'est le domaine d'expertise ERP de Michel Campillo depuis de nombreuses années.

🚀 Vous cherchez des réponses à ces questions ?

Etape incontournable de tout projet d'implantation, le CDC vous évitera aussi de perdre de temps dans la consultation des éditeurs. Une des clés du problème est d'identifier un consultant AMOA (assistance à la maîtrise d'ouvrage) comme Michel Campillo placé à vos côtés afin de définir en détails vos besoins pour vous rapprocher d'un éditeur ERP. En vue d'un futur appel d'offre ou simplement pour assister à la prochaine présentation d'avant-vente d'un éditeur, appelez-moi pour en parler.

Outre l'email, mobile, téléphone, Telegram, réseaux sociaux, je vous invite à me retrouver également sur Skype. Très utile, installé sur mon mobile, je reçois instantanément vos messages. Vous n'aurez pas à patienter pour être ajouté. Mon identifiant: michelcampillo.

Michel Campillo
Consultant chef de projet IT
☎ 06 89 56 58 18  ✉ contact par email, voir plus bas

➽ Un autre billet relatif aux outils de gestion : recourir à une société de conseil et le choix du meilleur logiciel ERP pour votre entreprise.

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