La gestion de projet dans Excel

La gestion de projet dans Microsoft Excel demeure une pratique largement répandue, en particulier dans les organisations où la simplicité, la flexibilité et la maîtrise des coûts priment. Bien qu'Excel ne soit pas un logiciel dédié à la gestion de projet, il reste utilisé aussi bien pour des initiatives internes que pour la planification de chantier du BTP, malgré l'émergence d'outils spécialisés tels que vertuoza.com.

La popularité d'Excel s'explique principalement par la familiarité du tableur. Les équipes n'ont généralement pas besoin de formation supplémentaire pour manipuler des feuilles Excel, ce qui permet un démarrage immédiat. Alternative : utiliser Google Sheets, si l'entreprise a préféré acheter Google Workspace comme suite d'outils et de logiciels de productivité de type Cloud computing.

Pour des projets simples ou de petite envergure, Excel offre une structure suffisamment robuste pour organiser les tâches, suivre l'avancement et produire un reporting clair et lisible.

🚀 L'utilisation d'Excel dans la gestion de projet

Excel permet de construire des diagrammes de Gantt, des frises chronologiques, des feuilles de route et divers tableaux de suivi. De nombreux modèles prêts à l'emploi sont disponibles en ligne et peuvent être personnalisés en fonction du cahier des charges du projet. La manipulation de données chiffrées, domaine dans lequel Excel excelle, représente un avantage certain. Cependant, la gestion de projet ne se résume pas à la simple manipulation de données : les parties prenantes doivent rapidement comprendre les informations essentielles sans devoir parcourir des tableaux complexes.

C'est dans ce contexte que la gestion de projet visuelle prend tout son sens. En convertissant les données en graphiques et tableaux de bord, la lecture des informations devient plus intuitive. L'usage de visuels tels que les Gantt, les frises chronologiques ou les trackers permet de mettre en évidence les jalons, les risques et les dépendances. Cette capacité de synthèse améliore la collaboration et la prise de décision.

Certains outils externes facilitent la création de visuels professionnels directement à partir d'Excel. Ils offrent une interface intuitive, la collaboration en temps réel et une évolutivité appréciable pour les équipes travaillant sur des projets en croissance. Ces solutions s'intègrent facilement dans les environnements existants et permettent d'enrichir les présentations destinées aux décideurs.

🚀 Pourquoi Excel reste un outil de référence

Excel n'est pas un logiciel de visualisation à proprement parler, mais il reste l'un des moyens les plus accessibles pour gérer un projet, notamment dans les structures où la migration ERP n'a pas encore été réalisée ou reste en cours. Sa polyvalence, sa rentabilité et la variété de ses fonctionnalités garantissent un socle solide pour suivre les tâches, surveiller l'avancement ou visualiser les dépendances.

Les limites d'Excel apparaissent cependant lorsque les projets deviennent plus complexes ou lorsqu'ils impliquent plusieurs équipes avec des centaines de tâches. Les risques d'erreurs de saisie, le manque d'automatisation et la difficulté de gérer les interdépendances poussent néanmoins de nombreuses organisations à envisager des solutions plus avancées. Dans cette optique, des outils spécialisés permettent de transformer les données issues d'Excel en visuels plus modernes et plus efficaces, notamment grâce à l'intégration avec PowerPoint.

🚀 Visualiser les données dans Excel

Le principal moteur de visualisation d'Excel repose sur la fonctionnalité Graphiques. Divers formats peuvent être utilisés selon les besoins : histogrammes, diagrammes en barres, courbes, camemberts, aires, nuages de points, cascades ou encore graphiques combinés. Chacun d'eux répond à un objectif : comparaison, évolution temporelle, proportion, mise en relation de variables, etc.

La gestion de projet nécessite parfois des visuels plus poussés que ces graphiques standards. Pour prendre un exemple, le logiciel Monday n'est pas le seul à faire le jb sur ce sujet. Excel peut être exploité pour concevoir des diagrammes de Gantt, particulièrement appréciés pour leur capacité à représenter en un coup d'œil les tâches, les délais et leurs dépendances. Ces diagrammes permettent de comparer le prévu et le réel, ce qui les rend essentiels pour la gestion opérationnelle et stratégique.

Les frises chronologiques constituent également un outil incontournable. Elles permettent d'ordonner les événements dans le temps, de mettre en évidence les jalons majeurs et de présenter une vision synthétique de l'avancement. Excel propose plusieurs méthodes pour les créer, que ce soit via des modèles prédéfinis ou via des constructions personnalisées avec SmartArt et des graphiques.

Une feuille de route stratégique peut aussi être construite dans Excel. Elle sert à offrir une vue d'ensemble des livrables, des objectifs et des échéances. Alternativement, il reste possible de faire de la gestion de planning open source, mais ce n'est pas obligatoire. L'objectif de la feuille de route stratégique est de garantir un alignement entre les équipes, les clients et la direction, en définissant une trajectoire claire du projet. Elle peut compléter une roadmap projet plus complète intégrée dans l'outil de gestion global.

🚀 Les diagrammes à couloirs dans Excel

Les diagrammes à couloirs, ou swimlanes, constituent un type de visuel particulièrement adapté aux projets impliquant plusieurs équipes ou plusieurs processus. Ils permettent d'organiser les tâches par service ou par fonction afin de clarifier les responsabilités et les interactions. Sans cette organisation, la lisibilité des visuels se dégrade et la compréhension des flux de travail devient plus difficile.

Ces diagrammes contribuent à fluidifier la collaboration, à prévenir les doublons et à identifier les zones à risque. Ils offrent une vue structurée des responsabilités, facilitant ainsi la communication et la coordination au sein des équipes. Leur conception dans Excel demande toutefois une certaine expertise et parfois un travail manuel important.

Outre l'email / téléphone, les visioconférences sur Google Meet sont une moyen privilégié de me contacter. La simplicité d'utilisation de cet outil en fait un choix évident, n'imposant aucune installation. Renseignez mon adresse email pour une invitation via Google Agenda.

Aix en Provence, le 24 janvier 2023 (mis à jour le 19 novembre 2025)

Michel Campillo
Consultant chef de projet IT
☎ 06 89 56 58 18  ✉ contact par email, voir plus bas

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