Les frais liés à la gestion manuelle des factures

Les frais liés à la gestion manuelle des factures peuvent varier en fonction de la taille de l'entreprise, du volume de factures traitées et des processus spécifiques mis en place. Cela dépend aussi de la durée d'existance de l'organisation, car les entreprises plus récentes sont moins confrontées (par nature) à la problématique.

Le sujet est devenu majeur dans les entreprises au fil des années, même si j'ai pu constater comme consultant ERP que cela fait un certain temps qu'il est question de paperless dans le monde de l'entreprise. En revanche maintenant, avec la mise en place de la dématérialisation des factures dans l'entreprise, il ne sera plus possible de reculer. 😉

Voici quelques exemples de frais courants associés à la gestion manuelle des factures :

• ➔ Coûts d'impression
• ➔ Coûts d'envoi postal
• ➔ Coûts de stockage physique
• ➔ Coûts de traitement manuel
• ➔ Coûts de recherche et de récupération

Passons maintenant en revue les divers éléments ci-dessus.

🚀 Réduction des coûts

L'impression des factures nécessite l'utilisation de papier, d'encre et d'autres fournitures de bureau. Les coûts d'impression associés à l'achat de ces fournitures peuvent s'accumuler avec le temps. Personnellement cela fait longtemps que j'ai constaté l'extrême dégradation des conditions de livraison de La Poste. Le service n'est plus du tout fiable, comme il l'était encore jusqu'au milieu des années 2000.

🚀 Coûts d'envoi postal

L'envoi des factures par courrier postal implique des frais d'affranchissement, des enveloppes et des coûts de traitement du courrier. Ces coûts peuvent augmenter en fonction du nombre de factures envoyées et de la fréquence d'envoi. Récemment, La Poste a encore augmenté ses tarifs avec la suppression du timbre rouge (prioritaire) le 1er janvier 2023. L'époque où la distribution d'un courrier était possible le lendemain de son affranchissement est révolue.

🚀 Coûts de stockage physique

Les factures papier doivent être stockées physiquement dans des classeurs, des armoires ou des entrepôts, ce qui peut entraîner des frais de location d'espace de stockage ou l'achat de mobilier de bureau supplémentaire. J'en ai encore été témoin récemment: il a fallu acheter une nouvelle armoire pour ranger des tonnes de factures papier accumulées depuis de nombreuses années.

🚀 Coûts de traitement manuel

La gestion manuelle des factures nécessite des ressources humaines pour effectuer des tâches telles que la saisie des données, la vérification et la conciliation des factures, ainsi que leur archivage. Ces tâches peuvent être chronophages et nécessiter du personnel dédié.

Cependant sur ce point, les entreprises disposant d'un ERP avec une gestion électronique de documents vont pouvoir avancer, à l'aide des systèmes de lecture automatique / reconnaissance automatique de documents. On reste sur une problématique papier, mais avec la possibilité de digitalisation pour intégrer les factures fournisseurs dans l'ERP.

🚀 Coûts de recherche et de récupération

Lorsque les factures sont stockées physiquement, la recherche et la récupération des factures antérieures peuvent être laborieuses et prendre du temps. Cela peut entraîner une perte de productivité et des coûts indirects. Quel expert ERP n'a pas dû solliciter la responsable adminstrative pour aller rechercher cette vieille note de frais d'il y a dix mois, au début du projet, et dont le client conteste le montant ?

Bien entendu avec un ERP, le temps de recherche d'une facture d'achat est quasi-instantané, si tant est qu'elle a bien été saisie dans le progiciel. En queslques secondes, l'utilisateurs doit pouvoir extraire la facture et l'afficher sur l'écran, voir même pouvoir l'éditer en PDF.

Il est important de noter que la transition vers la dématérialisation des factures peut réduire considérablement tous ces coûts. En optant pour des factures électroniques, les frais d'impression, d'envoi postal et de stockage physique sont éliminés ou fortement réduits. De plus, l'automatisation des processus de gestion des factures peut réduire les coûts de traitement manuel et améliorer l'efficacité globale de l'entreprise.

Il est recommandé d'évaluer les coûts spécifiques associés à la gestion manuelle des factures dans votre entreprise afin de déterminer les économies potentielles et de prendre une décision éclairée sur l'adoption de la dématérialisation des factures.

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Aix en Provence, le 22 avril 2023

Michel Campillo
Consultant chef de projet IT
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