Le consultant ERP va sur le terrain auprès des clients recueillir les spécifications

Mise en place d'un ERP dans une entreprise

Quelles exigences en matière d'ERP ?Choisir la mauvaise solution ERP pour votre entreprise peut s'avérer une erreur coûteuse, vous devez bien réfléchir à toutes les possibilités offertes avant de vous lancer dans la mise en œuvre d'un ERP et profiter des avantages d'une solution adaptée. Vous devez vous poser les bonnes questions sur les enjeux du projet, comme dans n'importe quelle démarche d'investissement.

La mise en correspondance des processus métier et des besoins correspondants vous permettra de choisir un système ERP qui non seulement répond aux objectifs actuels de votre entreprise, mais qui peut également évoluer pour répondre à vos futurs objectifs. Si vous choissez de travailler avec une MOA ERP, vous êtes sur un process de sous-traitance qui s'avérera très profitable au projet. 😉

Mise en place d'un ERP dans une entreprise, comment ?

Pour vous aider à naviguer dans le processus de sélection, que vous visiez un ERP composable comme préconise Gartner ou un outil plus classique, gardez à l'esprit ces trois P : personnes, processus et priorités. Suivre un processus bien défini est essentiel, et ces trois points synthétiseront vos exigences en matière de déploiement ERP et vous permettront d'y voir plus clair.

Les personnes : d'abord et avant tout, vous devez faire appel aux bonnes personnes et donc désigner des référents. Le marché du travail étant de plus en plus soumis à l'effet ghosting en recrutement, vous devez anticiper lors de la constitution de l'équipe projet. Il est important que chacun des services auxquels votre système ERP sera destiné soit représenté dans l'équipe.

Préalablement au lancement de l'appel d'offre, je suppose que vous avez rassemblé et hiérarchisé vos besoins à l'avance sous forme de cahier des charges ERP. Faire cet état des lieux de votre entreprise vous guidera vers un meilleur choix, et réduira considérablement les risques d'échec du projet. Comme chef de projet je recommande de respecter toutes les étapes d'implémentation, vous en tirerez le plus grand bénéfice et n'aurez rien à regretter.

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L'expression des besoins ayant été faite en rédigeant le cahier des charges, la MOA vous demandera de désigner ses interlocuteurs principaux (les key-users) dont le rôle est particulièrement utile lors de la mise en place. On suppose que les utilisateurs finaux ont des connaissances détaillées et pratiques qui contribuent à une mise en œuvre plus aisée. La question de leur participation à la phase de cahier des charges de l'ERP est souvent discutée. A mon sens les associer assez tôt au projet aidera à obtenir une large adhésion au nouveau système lorsqu'il sera déployé.

Il est préférable de sélectionner des collaborateurs qui sont plutôt innovants dans leur façon de travailler, qui ont une attitude positive et qui peuvent concilier leurs besoins individuels avec les objectifs de l'entreprise. Certaines entreprises intègrent également des personnes extérieures à leur organisation dans cette équipe, comme des consultants ERP, des entrepreneurs qui connaissent déjà l'outil, des spécialistes de gestion de projet ou des investisseurs intéressés par la technologie à implémenter.

Les processus : l'un des principaux objectifs de toute mise en place d'un ERP est de rendre les processus d'entreprise plus simples et plus efficaces. C'est pourquoi la cartographie des processus existants et l'identification des cas d'utilisation constituent une bonne pratique et devront être intégrés dans le cahier des charges. Vous éviterez ainsi de recréer ces mêmes problèmes dans le nouveau système. L'homogénéité des informations fournies par le système aide également les décideurs à comprendre si certaines solutions peuvent répondre à tous leurs besoins.

Vous découvrirez peut-être qu'un éditeur ERP a intégré les meilleures pratiques du secteur, basées sur la collaboration avec d'autres clients, qui sont plus efficaces que les processus internes existants. Nous parlons avant tout d'un projet global pour votre société, ne l'oublions pas. Je l'ai souvent observé: les chefs d'entreprise sont persuadés que leur succès vient de leurs processus internes façonnés année après année, et sont surpris de voir à travers un outil de gestion qu'il existe d'autres pratiques, parfois plus performantes.

Les priorités : une fois que l'équipe a acquis une compréhension approfondie de son état actuel, l'entreprise peut se faire une idée claire de l'état futur qu'elle souhaite en fonction de ses objectifs commerciaux. Il reste à intégrer ces éléments dans le cahier des charges, de façon à bien les prendre en compte. J'insiste toujours beaucoup sur cette phase initiale, car l'entreprise pourra ensuite utiliser ces objectifs pour fixer les priorités de l'outil, à condition qu'elles soient spécifiques, mesurables, réalisables, raisonnables et opportunes (ce qu'on appelle SMART en anglais).

Gérer l'ensemble des informations et systèmes de gestion au sein d'une entreprise est un grand défi, inutile de le nier. Sur mon blog j'aborde en priorité ces sujets, si vous les abordez dans votre mémoire de fin d'étude vous pouvez me contacter. J'ai déjà aidé des étudiants intéressés par les sujets de mise en place d'utils de gestion. Même chose si vous rédigez un rapport de stage après avoir collaboré dans une MOA. Parler de mon métier m'intéresse! 😉

ZoomOutre l'email, mobile, téléphone, Telegram, réseaux sociaux, je vous invite à me retrouver également sur Zoom. Très utile voir indispensable, installé sur mon mobile pour entrer instantanément en réunion. Mon ID de réunion personnel (PMI) est sur la page Contact.

Aix en Provence, le 24 janvier 2022

Michel Campillo

Michel Campillo Michel Campillo, consultant d'entreprise
Logiciels de Gestion
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