Les étapes clés de la mise en œuvre d'un système ERP

La mise en œuvre d'un système ERP (Enterprise Resource Planning) comporte plusieurs étapes clés, de la planification initiale à la formation des utilisateurs. Parmi les étapes typiques de la mise en œuvre d'un système, on va de la planification initiale jusqu'à la bascule vers l'exploitation de l'outil.

En qualité de spécialiste ERP, Michel Campillo souhaite partager certaines analyses issues de son expérience professionnelle. L'objectif du présent article est justement d'expliquer les différentes phases du déploiement d'un système ERP, en mettant l'accent sur les activités essentielles telles que la planification, la configuration, les tests et la formation. 🤓

Fort de mon expérience, je vous propose un partage de connaissances et quelques conseils sur les étapes clés de la planification de la mise en œuvre d'un progiciel ERP. Tout d'abord, on ne soulignera jamais assez l'importance d'une évaluation approfondie des besoins de l'entreprise avant de commencer la planification. Cela implique de comprendre les objectifs de développement commercial, les processus existants et les lacunes à combler du côté de l'entreprise cliente.

A mon sens je recommande d'impliquer toutes les parties prenantes, notamment les utilisateurs finaux, les responsables métiers, les chefs d'agence et la direction générale, pour obtenir une vision globale des besoins et des attentes. On collecte des données métiers et beaucoup d'informations. Sans définition des objectifs du projet, les exigences et les résultats attendus ne seront pas au rendez-vous.

Il reste à passer à la planification, c'est-à-dire former une équipe projet, établir un budget projet et définir un rétroplanning en transformant des jours calendaires (dans le contrat) en jours de production (dans Jira). On notera que pour un éditeur, le fonctionnement est inverse: on commence par la planification en fonction du contrat d'intégration, puis le chef de projet fait la planification dans un second temps à partir du budget alloué.

Chez un client final, l'étape d'après est la sélection du système. Cela consiste à identifier les éditeurs potentiels et faire la liste des principaux ERP susceptibles de répondre aux besoins précédemment identifiés. En préalable à cette sélection, la rédaction d'un cahier des charges est nécessaire avec l'aide d'un intégrateur pour évaluer les solutions du marché en fonction des critères prédéfinis.

Une fois qu'on a sélectionné le système ERP le plus approprié pour l'entreprise, l'administrateur système doit préparer l'infrastructure (en local ou en SaaS) et les environnements de Test et de Production nécessaires pour déployer le système ERP qui a été choisi.

Après le déploiement en Test et avec l'aide du partenaire qui gère l'AMOA ERP, on passe au paramétrage et à la personnalisation de l'outil. Si c'est un développement spécifique, on parlera de conception; dans le cas d'un outil standard on parle de paramétrages. L'architecture fonctionnelle doit tenir compte des spécificités de l'entreprise cliente.

Personnaliser un progiciel ERP pour répondre aux besoins et aux processus métier spécifiques du client fait partir de l'activité d'un consultant expert ERP comme Michel Campillo. La définition des paramètres et des configurations du logiciel de gestion est directement issue de la phase d'ateliers de spécifications. Si les besoins métiers sont bien compris, le paramétrage doit bien se dérouler.

Dans plusieurs projets ERP auxquels a participé Michel Campillo, un besoin de développements spécifiques et d'interfaces s'est fait sentir par le client. Cela arrive lorsque le client n'adhère pas à certaines fonctionnalités natives et préfère intégrer le système avec d'autres applications ou systèmes tiers utilisés par l'entreprise. Cela impose bien entendu d'effectuer des tests de validation pour assurer la qualité et l'intégrité des données dans l'interface.

La reprise de données (appelée parfois migration de données) consiste à déployer les données à migrer du système existant (legacy) vers le nouvel outil. Normalement tout a été défini en ateliers de spécification ou en avant-vente, quand le client décide de ne pas utiliser la fonctionnalité standard mais préfère qu'on développe une interface pour lui.

Migrer les données consiste à convertir, nettoyer et valider les datas existantes pour les intégrer sans problème dans l'environnement de Test utilisé pour la recette. Il est important que le consultant technique, spécialiste SQL sur les bases de données Oracle, remette au chef de projet un rapport de reprise de données avec les difficultés rencontrées, potentiellement des éléments à capitaliser.

Il faut effectuer des tests aléatoires pour vérifier l'intégrité des données migrées.

Une fois les données migrées, on peut donner l'accès de l'environnement de Test aux utilisateurs-clés (key-users) pour les former sur l'outil et leur permettre de recetter en créant leurs propres jeux de données et en sollicitant le chef de projet pour divers ajustements sur des points qui n'avaient pas été identifiés en avant-vente ou lors des ateliers de spécification.

Avec le go des utilisateurs-clés sur l'environnement de Test, on peut passer à la formation des utilisateurs finaux. Cela exige du chef de projet qu'il élabore un plan de formation pour tous les utilisateurs concernés par le système. L'idée est de dispenser une formation pratique sur les fonctionnalités de l'ERP, les processus métier et les bonnes pratiques.

Après les formations et sans attendre, le chef de projet donne le feu vert pour la réplication des données de l'environnement de Test vers l'environnement de Production. Si on a fait une reprise pilote des écritures comptables, on fait maintenant la vraie reprise comptable. Ensuite c'est le Go-Live, l'ERP est mis en production pour une utilisation quotidienne.

Le Go-Live est suivi par une phase de recette des paramétrages en Production. L'éditeur ou l'intégrateur doit offrir un soutien continu aux utilisateurs pendant la période de transition, de un à trois mois. Il faut surveiller et évaluer l'utilisation du système après le lancement en Production: fournir un support continu aux utilisateurs, résoudre les problèmes techniques et répondre aux demandes d'assistance.

L'ultime étape est le moment où le chef de projet fait signer au client le PV de recette. Cela aussi fait partie de la panoplie pour être expert en ERP. A partir de là le projet est terminé, le client passe des mains de l'équipe service vers l'équipe de maintenance et exploitation (support, assistance).

L'ERP vivra sa vie, rythmée par les mises à jour (mensuelles, annuelles) et les améliorations dont il bénéficie au fil du temps, des corrections de bogue et des demandes d'évolutions.

Notez que cette méthode est générale et qu'elle peut être adaptée en fonction des spécificités de votre projet et de votre entreprise. Il est important de noter que chaque entreprise et chaque projet ERP peuvent avoir des spécificités différentes, ce qui peut influencer les étapes exactes de mise en œuvre. Une gestion de projet rigoureuse, une communication transparente et une collaboration étroite entre les équipes sont essentielles pour réussir la mise en œuvre d'un système ERP.

👉 ( ◍•㉦•◍ ) Michel Campillo consultant chef de projet IT écrit et publie régulièrement depuis 2004 des articles sur son blog dédié aux outils d'entreprise, aux questions du numérique et des nouvelles technologies. Comme tout blogueur il écrit aussi sur des sujets divers, voir le blog pour un aperçu.

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Aix en Provence, le 20 mai 2023

Michel Campillo
Consultant chef de projet IT
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