L'analyse des besoins en projet ERP

Dans la mise en place d'un système ERP, l'analyse des besoins est une étape cruciale. Il s'agit de recueillir des informations sur les processus de gestion actuels de l'entreprise et sur les fonctionnalités dont elle a besoin.

Pour améliorer ses opérations, une entreprise partira logiquement à la recherche d'un des logiciels ERP du marché. En phase de projet, il faudra faire correspondre ses pratiques de gestion avec l'outil qui a été choisi. 🤓

L'analyse des besoins est un préalable pour tout consultant ERP investi sur le projet. Il existe plusieurs méthodes pour réaliser cette analyse, préalable au paramètrage de l'outil.

Mener des entretiens individuels est une bonne façon d'évaluer comment travaillent aujourd'hui les salariés, certainement en jonglant avec les tableurs Excel ou autre outil métier qu'on leur a installé. L'idée pour l'intégrateur ERP est de mener des entretiens individuels avec les employés de différents départements, pour comprendre leurs besoins et les processus de gestion actuels.

Une autre méthodologie utilisée par Michel Campillo en gestion de projet ERP est de passer par des groupes de travail. Il ne s'agit plus cette fois de s'entretenir indivuduellement avec les comptables, le gestionnaire de parc matérieur, la secrétaire des travaux ou le gestionnaire de paie : les employés travaillent ensemble pour identifier les besoins, en fonction de leur activité. On fait des groupes.

Les types d'analyse de besoins pour implanter un ERP sont divers, il est aussi possible de passer par des études de cas plutôt que par des entretiens individuels ou de groupes. Dans ce cas les processus de gestion actuels sont étudiés par le chef de projet investi sur le déploiement pour comprendre les besoins du client et les opportunités d'amélioration.

On veillera toutefois lors des études de cas à ne pas tomber dans la tentation de faire de la consultance (consulting) organisationnelle. Il s'agit en effet d'un autre métier avec d'autres méthodologies que la gestion de projet. L'unique problématique de Michel Campillo est l'adéquation entre les besoins utilisateurs et l'ERP à implanter, il ne s'agit donc pas de faire du conseil en organisation.

En analyse de besoins préalables à l'implantation d'un ERP, il est possible aussi à titre complémentaire de passer par des études de marché. C'est l'intérêt d'un consultant d'entreprise comme Michel Campillo : sa connaissance du secteur du BTP lui permet de connaître les besoins des entreprises du bâtiment et des travaux publics. Le fait de connaître les clients et leurs pratiques de gestion, permet d'étudier le marché pour comprendre les tendances et les besoins de ces entreprises-là en matière de technologie.

Une fois les besoins identifiés, ils sont documentés pour servir de base à la sélection et à la configuration du système ERP. Il est important de noter que l'analyse des besoins peut également inclure des études de faisabilité pour évaluer les coûts et les bénéfices potentiels du projet.

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Aix en Provence, le 23 janvier 2023

Michel Campillo
Consultant chef de projet IT
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