Une migration ERP Oracle désastreuse

Le conseil municipal de Birmingham (seconde ville la plus peuplée du Royaume-Uni après Londres) a déclaré officiellement l'état de faillite financière de la municipalité. Etranglée par des dépenses qui ne cessent d'augmenter, la ville ne peut plus faire face à ses obligations. Plusieurs raisons expliquent que la situation, notamment des différents sur l'égalité salariale des employés municipaux.

Toutefois je souhaiterai revenir sur l'une des raisons du problème, qui n'est peut-être pas la raison principale de la faillite, mais nous intéresse particulièrement. Il s'agit de la migration ERP qu'a entrepris la municipalité de Birmingham entre leur ancien système SAP et le nouvel ERP Oracle Fusion qu'ils mettent en place.

On parle d'un désastre de 100 millions de livres sterling pour la migration ERP vers Oracle. En mai de cette année, le projet ERP a laissé aux contribuables de Birmingham une facture estimée à 100 millions de livres sterling. Le Conseil municipal n'a pas pu faire autrement que blâmer Oracle pour l'implantation de son nouveau système de gestion considéré comme « désastreux ».

En juin, 46,53 millions de livres ont été accordés pour résoudre les problèmes du projet ERP Oracle, qui affectaient les paiements, la gestion des données et la vérification des antécédents. Dans le cadre du remplacement de SAP par le système ERP Fusion Cloud d'Oracle, le Conseil municipal de Birmingham a fini par utiliser les deux systèmes en parallèle (ce qu'on appelle un « double run » dans notre milieu) pour s'assurer que le reporting d'activités de gestion de la ville étaient à jour.

Or un rapport publié par le Conseil de la ville en juin a reconnu que les coûts de 46,53 millions de livres sterling accordés pourraient ne même pas représenter la moitié des dépenses totales nécessaires à l'intégration complète d'Oracle : « Des ressources importantes seront nécessaires pour parvenir à une position où le système peut être entièrement mis en œuvre, et nous estimons que les coûts finaux seront de l'ordre de 100 millions de livres (129 millions de dollars) ». Source : Computer Weekly.

Quant on pense que le budget initial du projet Oracle était de 19 millions de livres sterling, on mesure l'ampleur du problème.

Bien que les problèmes aient été imputés à Oracle, le même rapport indique que les échecs du projet sont largement dus aux demandes du Conseil municipal d'apporter des changements significatifs au système Oracle, qui allaient au-delà des spécifications initiales. Selon le rapport, l'autorité était censée modifier ses processus pour les adapter au fonctionnement d'Oracle, et non l'inverse.

Un tel changement d'approche a affecté grandement la réussite du projet. La résistance des utilisateurs a été un facteur d'échec patent. Un minimum d'adaptationd ans les processus de travail est nécessaire, on parle de gestion du changement. Evidemment cela a gravement affecté la capacité de l'équipe projet et du Conseil municipal à mettre en œuvre correctement Oracle. La gestion de projet est un art difficile à maîtriser.

Bien sûr, le coût de 100 millions de livres sterling paraît dérisoire par rapport au trou de 1,9 milliard de livres sterling auquel la municipalité de gauche doit faire face pour avoir céder en matière d'égalité salariale. Il serait fort de café de mettre la faillite financière de Birmingham sur le dos d'un projet informatique mal exécuté. L'équipe projet Oracle ne peut être tenue pour responsable des difficultés financières de la municipalité! Mais le projet a contribué aux difficultés de la ville, malgré un impact global minime comparé au reste.

La situation d'échec du projet met quand même en évidence un problème courant lorsqu'il s'agit de migrations informatiques à grande échelle, aussi bien dans le secteur public que le secteur privé. La complexité de la gestion du changement ne doit pas être sous-estimée, et pourtant, dans la plupart des cas, elle l'est.

Oracle Fusion est sensé remplacer un système SAP qui avait été salué à l'époque comme le plus grand projet de transformation informatique d'une municipalité en Europe. On pouvait s'attendre à ce que son remplacement par Oracle soit d'une taille similaire. Or de 19 millions de livres sterling au départ à 100 millions aujourd'hui, le projet atteint plus de 5 fois le budget initial.

Il doit y avoir eu d'importantes défaillances dans la gestion du projet. Difficile d'imaginer qu'une telle défaillance ait été unique ou limitée au département informatique du Conseil.

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Aix en Provence, le 7 septembre 2023

Michel Campillo
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