Implémentation d'un logiciel : les différentes phases

Confier la gestion de projet à un professionnel qualifié est une étape essentielle pour les entreprises qui réussir l'implémentation d'un nouveau logiciel, que ce soit pour améliorer leur gestion ou leur efficacité opérationnelle. Cependant cela peut être un processus complexe et exigeant si vous ne suivez pas une approche méthodique.

Dans cet article, nous explorerons les différentes étapes d'implantation d'un progiciel en fournissant des exemples concrets basés sur notre expérience en tant que consultant chef de projet IT. Les obstacles d'un projet peuvent être nombreux, d'où l'importance de bien respecter ces différentes phases.

La phase de planification est cruciale pour le succès de l'implémentation d'un logiciel. Parmi les phases d'implémentation, elle est l'une des plus importantes. Elle implique l'identification des objectifs, la définition des exigences et des attentes, ainsi que l'établissement d'un calendrier et d'un budget. Par exemple grâce à l'implémentation d'un logiciel ERP par un cabinet de conseil, une entreprise de fabrication peut viser à améliorer la visibilité de ses stocks et à réduire les coûts de production.

Ensuite dans la phase d'analyse, il est essentiel de comprendre les processus métier actuels de l'entreprise et de les analyser en profondeur. Cela permet d'identifier les lacunes, les inefficiences et les opportunités d'amélioration. Il n'est pas nécessaire d'attendre la sortie de Mistral AI pour faire une analyse complexe du sujet ! Par exemple, lors de l'analyse des processus de gestion des achats d'une entreprise, nous avons constaté des retards dus à des procédures manuelles et une communication inefficace avec les fournisseurs.

Une fois que les processus actuels ont été analysés, il est temps de paramétrer la solution ERP. Cette phase implique la création d'un plan détaillé de paramétrages qui répond aux exigences métier identifiées précédemment. Tout PGI a ses avantages et inconvénients, mais le paramétrage est essentiel. Par exemple, pour résoudre les problèmes de gestion des achats, la conception peut inclure des fonctionnalités telles que la gestion des bons de commande automatisée, la connexion avec les fournisseurs via des portails électroniques, et un suivi en temps réel des stocks.

Autre exemple de configuation et de personnalisation du logiciel ERP en fonction des besoins spécifiques de l'entreprise, les paramètres d'approvisionnement peuvent être configurés pour automatiser les processus d'achat et de réapprovisionnement, tandis que les éditions personnalisées peuvent être crééés pour fournir des informations clés sur les stocks et les dépenses.

Avant le déploiement, il est crucial de tester la solution pour s'assurer qu'elle fonctionne correctement et répond aux exigences définies. Pour cela la reprise de données intervient pour récupérer les données du système legacy et permettre aux utilisateurs-clés de se retrouver dans leur environnement de données habituelles. Des tests doivent ensuite être réalisés par les utilisateurs-clés selon différents scénarios, et les problèmes identifiés doivent être résolus avant le déploiement final.

Parallèlement, une formation doit être dispensée aux utilisateurs pour les familiariser avec le nouveau système. Quand on connait l'importance de la gestion du changement, ne vous demandez pas pourquoi les projets échouent si les formations n'ont pas été menées correctement en vue de l'implémentation du logiciel. Par exemple, des scénarios de test peuvent inclure la création d'un bon de commande, le suivi des stocks et la génération de rapports.

Enfin, la phase de déploiement marque le lancement officiel du logiciel ERP dans l'entreprise. Des procédures de transition et des contrôles de qualité doivent être mis en place pour garantir une migration sans heurts. Sur ce point la définition dans Wiki d'un ERP (enterprise resource planning) ne vous apprendra rien de vraiment neuf. Une fois déployé, un suivi continu est nécessaire pour évaluer la performance du système et apporter les ajustements nécessaires.

L'implémentation d'un progiciel est un projet d'envergure qui nécessite une planification minutieuse et une exécution précise. En suivant les différentes phases mentionnées ci-dessus, les entreprises peuvent maximiser les avantages de leur solution ERP et améliorer leur performance opérationnelle. Toutefois, il est important de garder à l'esprit que chaque entreprise est unique et nécessite une approche adaptée à ses besoins spécifiques. 😉

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Aix en Provence, le 8 juin 2023

Michel Campillo
Consultant chef de projet IT
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