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Le pilotage de projet ERP, 3 règles de mise en œuvre

3 règles de mise en œuvre en pilotage de projet ERPRéfléchissez à ces considérations lors de la mise en place d'un logiciel de gestion dans votre entreprise. Mettre en œuvre un nouveau projet ERP (progiciel de gestion d'entreprise) ou moderniser un système de gestion existant est l'une des choses les plus difficiles qu'une entreprise puisse faire. L'intégration de système de gestion n'est pas une science, mais un art exercé par bien peu de professionnels.

Les différents systèmes de données d'une entreprise se croisent et s'entrecroisent quotidiennement d'un service à l'autre. Partager efficacement, précisément et instantanément ces données demande beaucoup de soin et de planification lors du projet ERP. Il y a trois choses que vous pouvez faire pour améliorer votre pilotage de projet et le rendre plus fluide.

Pilotage de projet ERP, meilleures pratiques
Pilotage de projet ERP, les meilleures pratiques pour éviter les blocages lors de l'implantation

Réfléchir avant d'agir

De par sa nature même, un cahier des charges ERP se doit d'être complet. Il concerne chaque département de l'entreprise, par exemple dans le BTP il y a le suivi de chantier, la gestion des travaux, l'administratif et la comptabilité, la gestion du parc matériel, les stocks de fournitures, la fonction RH et j'en passe. Cela signifie que l'extension d'un système ERP existant avec des capacités telles que la gestion des stocks ou l'intégration des fournisseurs nécessite une approche complète de la planification.

Tous les besoins ou risques possibles qui pourraient être rencontrés doivent être identifiés et pris en compte par le chef de projet dans le processus de planification. Ne pas le faire entraîne des retards frustrants et coûteux, car les développeurs et les consultants n'avancent pas et doivent trouver des moyens de résoudre des problèmes imprévus. Et le chef de projet n'a pas toujours la ressource pour les aider, les clients ne savent pas tous ce qu'est un logiciel de gestion de travaux et sont plus ou moins coopératifs.

Construisez la bonne équipe

Il faut le dire clairement, l'ERP est un métier. S'il y a trop de décideurs impliqués dans la planification et le développement d'un système ERP nouveau ou modernisé, le résultat final sera probablement un système qui ne peut faire plusieurs choses que modérément bien - et souvent à un coût beaucoup plus élevé que prévu. Mais si la planification et le développement d'un système ERP nouveau ou modernisé n'incluent pas suffisamment de bons cadres et professionnels, le résultat sera probablement un système avec des trous béants dans la raquette.

Souvent l'entreprise cliente sélectionne à la fois des administratifs et des responsables de production (parc matériel, chantiers) pour servir d'utilisateurs-clés (key users) capables d'aider correctement à la mise en œuvre du système de gestion. C'est ce que j'aurais voulu pouvoir faire si j'avais dû choisir mon ERP (2486). Travailler de cette façon contribue à maîtriser toute dérive de coûts menaçant la bonne tenue du budget du projet ERP. Si un cahier de charge a été rédigé, l'équipe projet doit en prendre connaissance au plus tôt.

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Faites attention aux solutions trop flexibles

De nombreuses entreprises choisissent un éditeur ERP pour installer et implémenter un système en se basant sur la promesse qu’il s’agit d’un système flexible éprouvé qui peut être personnalisé pour répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise. Le problème est qu'au lieu de renforcer un système éprouvé et d'en personnaliser 15 à 20%, ce qui se produit généralement, c'est que 50 à 85% du système ERP trop flexible qui finit par être personnalisé. Cela gonfle considérablement le coût du projet ERP. Cela crée également de longs retards et des niveaux de frustration élevés dans toute l'entreprise.

Piloter un projet ERP

La clé pour éviter ces résultats négatifs remonte au processus de planification. Une fois qu'une entreprise détermine sa portée et son budget et a une claire vision de comment piloter un projet, la direction générale doit s'y engager fermement. Cela nécessitera de prendre des décisions difficiles sur ce qu'il faut personnaliser et ce qui reste standard. Dans un secteur particulier comme le BTP, le cahier des charges ERP doit être confié à un consultant expert en gestion de situations de travaux.

Vous avez été confrontés à des problématiques de pilotage, que ce soit en projet ERP ou autres types de projet ? Quelles sont pour vous les règles de mise en œuvre à ne pas rater selon votre expérience de consultant? Faîtes-vous connaître en commentaire, je suis désireux d'échanger des avis avec d'autres professionnels sur le sujet.

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Aix en Provence, le 4 avril 2020

Michel Campillo

Michel Campillo Michel Campillo, consultant d'entreprise
Logiciels de Gestion
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