Processus d'achat et approvisionnement, les différentes étapes

Comme expert en système de gestion d'entreprise, je suis quotidiennement confronté aux différentes étapes du processus d'achat et d'approvisionnement. J'aimerai expliquer les différentes étapes en utilisant des exemples concrets pour les illustrer.

La première étape consiste à identifier les besoins de l'entreprise en termes d'approvisionnement. Cela implique d'évaluer les stocks actuels, de prévoir les demandes futures et de déterminer les produits ou services nécessaires. Par exemple, si une entreprise de fabrication constate une augmentation de la demande pour l'un de ses produits, elle identifie le besoin d'approvisionnement en matières premières supplémentaires.

Une fois les besoins identifiés, l'entreprise recherche des fournisseurs potentiels qui peuvent répondre à ces besoins. Cela peut se faire par le biais de recherches en ligne, de recommandations, de salons professionnels ou de contacts commerciaux. Par exemple, une entreprise de vente au détail qui souhaite élargir sa gamme de produits peut rechercher de nouveaux fournisseurs spécialisés dans ces produits.

Après avoir identifié les fournisseurs potentiels, l'entreprise les évalue pour sélectionner ceux qui répondent le mieux à ses critères. Cela peut inclure des critères tels que la qualité des produits, les délais de livraison, les coûts, la réputation du fournisseur, etc. Certaines solutions de gestion intègre la notion d'évaluation fournisseur, avec des API connectées aux services en ligne de notation. Par exemple une entreprise qui souhaite acheter des équipements informatiques évalue les différents fournisseurs en fonction de leurs prix, de la qualité de leurs produits et de leur capacité à fournir un service après-vente.

Une fois les fournisseurs sélectionnés, l'entreprise entame des négociations pour définir les conditions d'approvisionnement. Cela comprend des éléments tels que les prix, les délais de livraison, les modalités de paiement, les garanties, etc. Par exemple, une entreprise de restauration négocie avec un fournisseur de produits alimentaires les prix, les quantités minimales d'achat et les délais de livraison.

Après avoir conclu des accords avec les fournisseurs, l'entreprise passe les commandes correspondantes. Cela peut se faire par le biais d'un bon de commande, d'un contrat d'achat ou d'un système de gestion des achats. Par exemple, une entreprise de fabrication envoie une commande d'achat à son fournisseur de matières premières, indiquant les quantités requises et les délais de livraison.

Une fois que les commandes sont passées, l'entreprise reçoit les biens ou services commandés. Cela implique de vérifier la conformité des livraisons avec les spécifications convenues et de signaler toute non-conformité ou problème. Par exemple, une entreprise de construction vérifie la qualité des matériaux livrés avant de les utiliser sur le chantier.

Après réception des biens ou services, l'entreprise contrôle les factures correspondantes pour s'assurer de leur exactitude et de leur conformité aux accords conclus. Une fois les factures vérifiées, l'entreprise procède au paiement des fournisseurs selon les modalités convenues. Par exemple, une entreprise vérifie que les prix facturés sont conformes aux prix négociés et procède au paiement dans les délais convenus.

Enfin, l'entreprise effectue un suivi des performances de ses fournisseurs pour évaluer leur qualité, leur fiabilité et leur capacité à répondre aux besoins de l'entreprise. Cela peut inclure des évaluations périodiques, des mesures de satisfaction des clients internes, des réunions de revue de performance, etc. Par exemple, une entreprise de logistique évalue régulièrement les performances de ses transporteurs pour s'assurer qu'ils respectent les délais de livraison et maintiennent des niveaux élevés de service.

Ces étapes du processus d'achat et d'approvisionnement sont essentielles pour garantir un approvisionnement efficace et optimal pour une entreprise. En suivant ces étapes et en mettant en place des procédures appropriées, les entreprises peuvent réduire les risques, optimiser les coûts, maintenir des relations solides avec les fournisseurs et répondre aux besoins de leurs clients internes et externes. 😉

👉 ( ◍•㉦•◍ ) Michel Campillo consultant expert en solutions de gestion écrit et publie régulièrement depuis 2004 des articles sur son site web professionnel dédié aux outils d'entreprise et aux questions du numérique et des technologies. Comme tout blogueur il écrit aussi sur des sujets divers, voir le blog pour un aperçu des thèmes abordés.

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Michel Campillo
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