Gestion documentaire (GED), quelques exemples

Comme dirigeant de PME vous êtes certainement conscient de l'importance de la gestion documentaire (GED) pour votre entreprise. C'est un sujet souvent abordé en ateliers d spécification lors de la mise en place d'un outil de gestion. Voici quelques exemples concrets de solutions de gestion documentaire, dont l'intérêt pour votre PME ne vous échappera pas.

Un système de gestion électronique des documents (GED) est un logiciel qui permet de numériser, organiser et gérer l'ensemble des documents de l'entreprise de manière électronique. Les documents peuvent être stockés dans une base de données centralisée, ce qui facilite leur recherche, leur partage et leur archivage. Pour les PME, cela signifie une réduction significative de l'utilisation de papier, des économies d'espace de stockage physique et une amélioration de l'efficacité opérationnelle.

Les PME sont souvent confrontées à la gestion de nombreux contrats avec des fournisseurs, des clients et d'autres partenaires. Un système de gestion des contrats permet de centraliser et de gérer l'ensemble du cycle de vie des contrats, de la création à la signature, en passant par la gestion des échéances et des renouvellements. Cela facilite la gestion des obligations contractuelles, réduit les risques de perte de contrats importants et améliore la visibilité sur les engagements contractuels.

La gestion des ressources humaines est une tâche essentielle pour les PME. Un système de GED par exemple peut faciliter la gestion des dossiers du personnel, des contrats de travail, des évaluations de performance, des formations, etc. Il permet de centraliser et de sécuriser les informations relatives aux employés, de faciliter les processus administratifs et de garantir la conformité légale en matière de gestion du personnel.

Les PME doivent gérer un grand nombre de factures, de relevés bancaires et d'autres documents comptables. Un système de gestion documentaire par exemple peut automatiser ces processus en permettant la numérisation, l'indexation et la gestion électronique des factures et des documents comptables. Cela facilite la recherche et la consultation des documents, accélère les processus de validation et de paiement, et réduit les risques d'erreurs et de pertes de documents importants.

Les PME peuvent également bénéficier d'une gestion documentaire efficace dans le cadre de la gestion de projets. Un système de gestion documentaire permet de centraliser et de partager les documents liés à un projet spécifique, tels que les plans, les rapports, les budgets, les plannings, etc. Cela facilite la collaboration entre les membres de l'équipe, améliore la traçabilité des informations et assure une gestion cohérente de la documentation projet.

Les exemples de stratégie documentaire ne manquent pas, mais il faut distinguer celles entièrement digitale qui passent par une GED, des stratégies qui combinent le papier et le digital selon les préférences de chacun. Ainsi dans le milieu de la comptabilité et du contrôle de gestion, on observe encore beaucoup de classements de documents papiers. Cela reste un exemple de GED, mais qui pourrait être intégrée dans un logiciel ERP pour gagner en rapidité et en cohérence.

L'intérêt pour les PME d'adopter une solution de gestion documentaire réside dans les nombreux avantages qu'elle offre. Cela permet de réduire la dépendance au papier, d'améliorer la recherche et la consultation des documents, de faciliter le partage et la collaboration, de renforcer la sécurité des informations, d'accélérer les processus administratifs et de garantir la conformité légale. En fin de compte, cela permet aux PME de gagner en efficacité, de réduire les coûts opérationnels et de se concentrer davantage sur leur cœur de métier. 😉

👉 ( ◍•㉦•◍ ) Michel Campillo consultant chef de projet IT écrit et publie régulièrement depuis 2004 des articles sur son blog dédié aux outils d'entreprise, aux questions du numérique et des nouvelles technologies. Comme tout blogueur il écrit aussi sur des sujets divers, voir le blog pour un aperçu.

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Aix en Provence, le 10 juillet 2023

Michel Campillo
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