Piloter le support fonctionnel est une activité importante du métier de consultant

Gestion documentaire (GED), quelques exemples

Comme dirigeant de PME vous êtes certainement conscient de l'importance de la gestion documentaire (GED) pour votre entreprise. C'est un sujet souvent abordé en ateliers d spécification lors de la mise en place d'un outil de gestion. Voici quelques exemples concrets de solutions de gestion documentaire, dont l'intérêt pour votre PME ne vous échappera pas.

Un système de gestion électronique des documents (GED) est un logiciel qui permet de numériser, organiser et gérer l'ensemble des documents de l'entreprise de manière électronique. Les documents peuvent être stockés dans une base de données centralisée, ce qui facilite leur recherche, leur partage et leur archivage. Pour les PME, cela signifie une réduction significative de l'utilisation de papier, des économies d'espace de stockage physique et une amélioration de l'efficacité opérationnelle.

Les PME sont souvent confrontées à la gestion de nombreux contrats avec des fournisseurs, des clients et d'autres partenaires. Un système de gestion des contrats permet de centraliser et de gérer l'ensemble du cycle de vie des contrats, de la création à la signature, en passant par la gestion des échéances et des renouvellements. Cela facilite la gestion des obligations contractuelles, réduit les risques de perte de contrats importants et améliore la visibilité sur les engagements contractuels.

La gestion des ressources humaines est une tâche essentielle pour les PME. Un système de GED par exemple peut faciliter la gestion des dossiers du personnel, des contrats de travail, des évaluations de performance, des formations, etc. Il permet de centraliser et de sécuriser les informations relatives aux employés, de faciliter les processus administratifs et de garantir la conformité légale en matière de gestion du personnel.

Les PME doivent gérer un grand nombre de factures, de relevés bancaires et d'autres documents comptables. Un système de gestion documentaire par exemple peut automatiser ces processus en permettant la numérisation, l'indexation et la gestion électronique des factures et des documents comptables. Cela facilite la recherche et la consultation des documents, accélère les processus de validation et de paiement, et réduit les risques d'erreurs et de pertes de documents importants.

Les PME peuvent également bénéficier d'une gestion documentaire efficace dans le cadre de la gestion de projets. Un système de gestion documentaire permet de centraliser et de partager les documents liés à un projet spécifique, tels que les plans, les rapports, les budgets, les plannings, etc. Cela facilite la collaboration entre les membres de l'équipe, améliore la traçabilité des informations et assure une gestion cohérente de la documentation projet.

Les exemples de stratégie documentaire ne manquent pas, mais il faut distinguer celles entièrement digitale qui passent par une GED, des stratégies qui combinent le papier et le digital selon les préférences de chacun. Ainsi dans le milieu de la comptabilité et du contrôle de gestion, on observe encore beaucoup de classements de documents papiers. Cela reste un exemple de GED, mais qui pourrait être intégrée dans un logiciel ERP pour gagner en rapidité et en cohérence.

L'intérêt pour les PME d'adopter une solution de gestion documentaire réside dans les nombreux avantages qu'elle offre. Cela permet de réduire la dépendance au papier, d'améliorer la recherche et la consultation des documents, de faciliter le partage et la collaboration, de renforcer la sécurité des informations, d'accélérer les processus administratifs et de garantir la conformité légale. En fin de compte, cela permet aux PME de gagner en efficacité, de réduire les coûts opérationnels et de se concentrer davantage sur leur cœur de métier. 😉

👉 ( ◍•㉦•◍ ) Michel Campillo consultant chef de projet IT écrit et publie régulièrement depuis 2004 des articles sur son blog dédié aux outils d'entreprise, aux questions du numérique et des nouvelles technologies. Comme tout blogueur il écrit aussi sur des sujets divers, voir le blog pour un aperçu.

👀 Vous pouvez aussi consulter les articles suivants : Lucca, une entreprise en train de percer ?, La gestion à l'affaire et ses particularités, Lucca, un logiciel RH d'entreprise pour automatiser vos processus, Gestion des factures fournisseurs, quel traitement ?, La chaîne logistique en entreprise, qu'est-ce que c'est ?, Processus d'achat et approvisionnement, les différentes étapes, Gestion documentaire (GED), quelques exemples, Reporting et tableau de bord, quelles différences?, Contrats de maintenance industrielle, comment les gérer ?, Gestion de stock : les bases et la méthode, Des diagrammes BPMN pour cartographier vos processus, Les méthodes de reconnaissance du CA, Comment gérer le déclenchement de facturation ?.

TeamsOutre l'email, mobile, téléphone, Linkedin, réseaux sociaux, vous pouvez me retrouver également sur Teams. Installé sur mon poste de travail, je reçois instantanément vos messages. Envoyez-moi votre identifiant par SMS ou email.

Aix en Provence, le 10 juillet 2023

Michel Campillo

Michel Campillo Michel Campillo
Consultant chef de projet IT
06 89 56 58 18  contact par email

➽ Les articles d'actualité sur les problématiques d'entreprise sont repris chronologiquement sur la page d'accueil du blog. J'aime encore cet article: « Frais liés à la gestion manuelle des factures ».

Ce billet vous a intéressé? Alors partagez-le en cliquant sur les boutons ci-dessous:

Facebook Twitter Mastodon LinkedIn

Merci de vos partages! 👷🏻‍



🎯 Autres options: Mentions légales, La comptabilisation du compte prorata, Les limites du rôle de chef de projet, Dernière heure: l'actualité du BTP, La grille de salaires BTP en 2024, Délais de paiement, le BTP est exemplaire, La Social Web Foundation et Eugen Rochko, Pourquoi je ne participerai pas à Batimat 2024.
⛅ L'automne est arrivé, un temps propice au travail non? ☂️

Copyright © 2004-2024 Michel Campillo, tous droits réservés

eXTReMe Tracker