Gestion des factures fournisseurs, quel traitement ?

J'ai souvent constaté dans les missions qui m'ont été confiées par mes employeurs de l'importance d'une gestion efficace des factures fournisseurs pour assurer la santé financière et la conformité de l'entreprise. Les différentes étapes et les meilleures pratiques à mettre en place pour un traitement optimal des factures fournisseurs sont normalement connus, mais je voudrais y revenir en m'appuyant sur des cas concrets.

La première étape consiste à recevoir les factures fournisseurs. Cela peut se faire par courrier postal, par e-mail ou même par le biais de plateformes électroniques dédiées. C'est ce qui est appelé à se développer, et on connaît l'impact sur la productivité de la facturation électronique. Il est important de mettre en place un système de réception centralisé pour éviter toute perte ou retard de factures.

Prenons l'exemple d'une entreprise de distribution de produits alimentaires. Lorsque cette entreprise reçoit une facture fournisseur par e-mail, elle doit s'assurer que l'e-mail est bien dirigé vers le service comptabilité et qu'il est traité dans les plus brefs délais.

Une fois les factures reçues, il est essentiel de procéder à une vérification minutieuse des informations figurant sur chaque facture. Il convient de s'assurer que les détails tels que le nom du fournisseur, le numéro de TVA, la date de facturation, les quantités, les prix unitaires et les montants totaux sont corrects.

Par exemple une entreprise de fabrication reçoit une facture d'un fournisseur de matières premières. La comptable qui travaille dans le service de comptabilité fournisseur et qui fait le rapprochement de factures d'achat doit s'assurer que les quantités livrées correspondent aux quantités commandées et que les prix unitaires sont conformes aux accords préalablement conclus.

Une fois les informations vérifiées, les factures doivent être codées et enregistrées dans le système comptable de l'entreprise. Chaque facture doit être attribuée à un compte comptable approprié en fonction de la nature des biens ou services fournis.

J'ai souvenir d'une entreprise de services informatiques dans laquelle les factures d'un fournisseur de logiciels étaient enregistrée sous un compte spécifique lié aux achats de logiciels. Ce qui est somme toute logique !

Dans de nombreuses entreprises, les factures doivent être approuvées et validées avant d'être traitées pour le paiement. Cela peut impliquer la vérification des autorisations d'achat, l'approbation du responsable hiérarchique ou l'examen des conditions contractuelles.

Imaginez une entreprise de construction qui reçoit une facture d'un sous-traitant. Avant de procéder au paiement, il est nécessaire de s'assurer que les travaux ont été correctement exécutés conformément au contrat et que toutes les procédures d'approbation appropriées ont été suivies.

Une fois les factures traitées, il est important de les archiver correctement pour des raisons légales et de conformité. Les factures doivent être conservées pendant une période déterminée, en fonction des réglementations en vigueur dans chaque pays.

Si c'était une entreprise de vente au détail, les factures fournisseurs devraient être archivées dans un système de gestion documentaire, permettant un accès rapide et facile aux informations en cas de besoin ultérieur.

Enfin, vient l'étape du paiement des factures. Cela peut se faire par chèque, virement bancaire, prélèvement automatique ou tout autre moyen de paiement convenu avec le fournisseur. On remarque que les chèques sont de moins en moins utilisés, au bénéfice des virmeents bancaires.

Justement une entreprise de services marketing peut opter pour des virements bancaires automatiques pour le règlement des factures fournisseurs régulières. Ce sera d'autant plus apprécié que c'est en automatique, ainsi il n'y a plus de risque de rater l'échéance.

J'insiste comme consultant expert sur la nécessité de mettre en place des contrôles internes appropriés tout au long du processus de gestion des factures fournisseurs afin de minimiser les erreurs, les fraudes et les retards de paiement. Cela peut inclure des vérifications croisées, des approbations multiples et des rapports réguliers pour assurer la transparence et la conformité.

Pour conclure sans plus attendre, oui la gestion des factures fournisseurs est une tâche essentielle pour toute entreprise. En suivant les étapes mentionnées ci-dessus et en adaptant les meilleures pratiques à votre environnement spécifique, vous pouvez améliorer l'efficacité de votre processus et maintenir des relations positives avec vos fournisseurs, tout en garantissant la fiabilité de vos informations financières.

👉 ( ◍•㉦•◍ ) Michel Campillo consultant expert en solutions de gestion écrit et publie régulièrement depuis 2004 des articles sur son site web professionnel dédié aux outils d'entreprise et aux questions du numérique et des technologies. Comme tout blogueur il écrit aussi sur des sujets divers, voir le blog pour un aperçu des thèmes abordés.

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