La gestion à l'affaire et ses particularités

Ayant une spécialisation dans le mode de gestion à l'affaire, on me demande régulièrement d'en expliquer les particularités. Egalement connue sous le nom de gestion par projet, la gestion à l'affaire se distingue globalement de la gestion par processus telle qu'on la rencontre couramment dans l'industrie. En passant je vais vous donner quelques exemples concrets pour mieux illustrer le concept.

La gestion à l'affaire se caractérise par le fait que chaque projet est considéré comme une entité distincte avec ses propres objectifs, coûts et revenus. Cela diffère de la gestion traditionnelle où les activités sont généralement regroupées et consolidées au niveau de l'entreprise. Cela implique une série de particularités qui sont propres à la gestion à l'affaire, sur lesquelles je reviens dans cet article.

Chaque projet est doté d'un budget distinct qui est établi en fonction des besoins et des spécificités du projet. La planification est également adaptée à chaque projet, en tenant compte des délais, des ressources nécessaires et des étapes clés à réaliser. Avoir un budget et une planification spécifiques est une réalité bien connue dans le BTP, c'est ainsi que travaillent les conducteurs de travaux.

Exemple dans le domaine du BTP que je connais bien. Une entreprise gère plusieurs projets de construction simultanément. Si vous savez comment utiliser un ERP, chaque projet aura son propre budget et planification en fonction de la taille, de la localisation et des exigences spécifiques du projet. Les coûts liés à l'achat de matériaux, à la main-d'œuvre et aux sous-traitants sont estimés pour chaque projet individuellement par le bureau d'étude, c'est le travail des chiffreurs.

J'insiste aussi sur un point majeur insuffisamment mis en relief, je parle du suivi des coûts et des revenus. En fait dans la gestion à l'affaire, il est essentiel de suivre les coûts et les revenus de chaque projet de manière précise. Cela permet de s'assurer que le projet reste rentable et de prendre des mesures correctives si nécessaire. Les exemples ne manquent pas, ainsi une agence de publicité gère différents projets de campagnes publicitaires pour ses clients.

Pour chaque projet dans le monde de la publicité, les coûts liés à la création du contenu, à la diffusion des annonces et aux frais de personnel sont suivis. L'utilisation de logiciels ERP fait que les revenus générés par chaque projet, sous forme de contrats signés ou de commissions publicitaires, sont également enregistrés dans la base de données.

Quand on fait de la gestion à l'affaire, on a en tête en permanence la marge brute sur l'affaire. Si tant est qu'on bénéficie d'une solution de gestion qui permette de la calculer. Cet indicateur permet d'évaluer la rentabilité de chaque projet individuellement, c'est un point-clé pour les conducteurs de travaux. Classiquement on le fait en comparant les coûts engagés avec les revenus générés par le projet.

Dans le cas d'une société de conseil qui offre des services de conseil en stratégie à différents clients, chaque projet de consultation est évalué en termes de coûts de main-d'œuvre, de dépenses liées aux déplacements et d'autres coûts directs. Les honoraires facturés au client pour chaque projet sont comparés aux coûts engagés pour déterminer la rentabilité du projet.

Si vous avez fait de la gestion de projet, normalement vous comprenez l'importance de la gestion des risques spécifiques. Eh oui puisque chaque projet peut présenter des risques et des incertitudes propres, cela fait partie du jeu et je ne serais pas chef de projet si je n'aimais pas jouer. En fait dans la gestion à l'affaire, il est important d'identifier et de gérer ces risques de manière spécifique à chaque projet. Prenons l'exemple d'une entreprise de développement de logiciels gèrant plusieurs projets de développement de produits logiciels.

Vous comprenez bien, sans que j'ai besoin d'insister, que chaque projet dans une telle entreprise peut présenter des risques tels que des retards dans la livraison, des problèmes de qualité ou des changements de spécifications. or l'immense intérêt de la gestion à l'affaire est d'identifier ces risques et de mettre en place des mesures d'atténuation spécifiques.

Au final il faut retenir que ce mode de gestion implique une approche individualisée de chaque projet, avec des budgets, des plans et des suivis spécifiques. C'est bien pour cette raison que cette approche permet une meilleure maîtrise des coûts, une évaluation précise de la rentabilité et une gestion plus efficace des risques. 😉

👉 ( ◍•㉦•◍ ) Michel Campillo consultant expert en solutions de gestion écrit et publie régulièrement depuis 2004 des articles sur son site web professionnel dédié aux outils d'entreprise et aux questions du numérique et des technologies. Comme tout blogueur il écrit aussi sur des sujets divers, voir le blog pour un aperçu des thèmes abordés.

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Aix en Provence, le 23 juillet 2023

Michel Campillo
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