Comment utiliser un ERP?

En tant qu'expert ERP, je suis sollicité par mes interlocuteurs pour donner quelques conseils pratiques pour tirer le meilleur parti d'un progiciel d'entreprise. Voici quelques recommandations basées sur mon expérience professionnelle dans les solutions de gestion. Si vous envisagez une migration ERP, elles vous seront utiles.

Je répète souvent que sur un logiciel ERP la formation est essentielle. Assurez-vous que votre équipe est formée à l'utilisation de l'outil et comprend bien les avantages qu'il peut apporter. Organisez des sessions de formation régulières et encouragez l'apprentissage continu pour exploiter pleinement les fonctionnalités du système de gestion que vous avez choisi.

En phase projet lors de la mise en place de l'ERP, la personnalisation de l'outil est faite pour s'adapter aux réalités des métiers de l'entreprise. L'intégrateur ou l'éditeur doit configurer la solution en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise. Personnalisez les flux de travail, les tableaux de bord et les rapports pour répondre aux exigences et aux processus uniques de votre PME. Cependant, gardez à l'esprit que la personnalisation excessive peut entraîner une complexité accrue et des coûts supplémentaires.

Identifiez les processus interdépendants au sein de votre entreprise et assurez-vous que la suite de gestion d'entreprise les prenne en charge. Les données doivent circuler de manière fluide entre les différents modules de l'ERP pour éviter les doubles saisies et les erreurs. L'intégration optimale des processus améliore l'efficacité et la cohérence des opérations.

Parfois on se demande pourquoi les projets échouent, sans avoir fait l'analyse des données. Vius devez utiliser les fonctionnalités d'analyse de données de votre progiciel pour obtenir des informations précieuses sur les performances de votre entreprise. Identifiez les indicateurs clés de performance (KPI) pertinents et suivez-les régulièrement pour prendre des décisions basées sur des données objectives.

J'accorde personnellement beaucoup d'importance à la communication interne lorsque je pilote un projet d'intégration de logiciel. Encouragez la communication et la collaboration entre les différents départements de votre PME grâce à la solution. C'est crucial au moment de la reprise de données ERP, pour s'assurer que les utilisateurs-clés valideront la recette. Facilitez le partage d'informations et la coordination des activités en utilisant les fonctionnalités de messagerie interne, de gestion des tâches et de suivi des projets disponibles dans l'outil.

L'entreprise doit s'assurer de maintenir régulièrement le PGI en effectuant les mises à jour recommandées par l'éditeur. Cela garantit que vous bénéficiez des dernières fonctionnalités, des améliorations de sécurité et des correctifs de bogues. La maintenance régulière aide également à prévenir les problèmes potentiels et à garantir une utilisation fluide de l'outil.

Ma recommandation est aussi que vous établissez des mécanismes de suivi des résultats pour évaluer l'impact du PGI sur votre PME. Suivez les améliorations de productivité, les gains de temps, les réductions de coûts et les améliorations de satisfaction client. Cela vous permettra de justifier votre investissement et de prendre des décisions éclairées pour l'avenir.

N'oubliez pas que chaque entreprise est unique, il est donc essentiel d'adapter ces conseils à votre situation spécifique. Si vous avez besoin d'un accompagnement supplémentaire dans l'utilisation de votre suite d'entreprise, n'hésitez pas à faire appel à des consultants spécialisés ou à contacter le support technique de votre éditeur.

Je vous souhaite beaucoup de succès dans l'utilisation de votre système et n'hésitez pas à me contacter si vous avez des questions supplémentaires. 😉

👉 ( ◍•㉦•◍ ) Michel Campillo consultant expert ERP écrit et publie régulièrement depuis 2004 des articles sur son site web professionnel dédié aux outils de gestion et aux problématiques du numérique et des technologies. Comme tout blogueur il écrit aussi sur des sujets divers, voir le blog pour un aperçu des thèmes abordés.

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Aix en Provence, le 30 juin 2023

Michel Campillo
Responsable de domaine applicatif
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