ERP, quelle formation en ligne?

Un nouveau système de gestion peut faire des merveilles pour votre entreprise. La rationalisation des processus liés à la gestion des stocks, à la fabrication, à la comptabilité, aux ressources humaines et autres - et le stockage de toutes les informations dans une seule base de données pour un accès en temps réel - peuvent vous éviter de sérieux maux de tête.

Cependant les systèmes ERP représentent un investissement, et si vous ne formez pas vos employés à l'utilisation correcte du vôtre, vous risquez de perdre du temps et de l'argent. Un consultant chef de projet sait que ce que nous pouvons faire est souvent insignifiant face à l'immensité du travail d'implantation de logiciel de gestion. Il n'empêche que la formation à l'ERP est essentielle au bon fonctionnement de votre entreprise, qu'il s'agisse de maçonnerie, de menuiserie (portes et fenêtres), de distribution de fournitures électriques pour chantiers du bâtiment et autres matériaux de construction.

Mais comment faire en sorte que votre formation en ligne au système ERP soit un succès ? Il faut d'abord communiquer vos attentes, car les gens détestent le changement. Le vrai métier d'un consultant chef de projet ERP qui donne des formations en ligne est d'ailleurs la conduite du changement. Si votre entreprise du bâtiment et travaux publics passe à un nouveau système de gestion d'entreprise, il est certain qu'il y aura de l'agitation dans les rangs - au début en tout cas. Je suis déjà intervenu chez des clients pour former sur la gestion de chantier, et avoir été fraîchement accueilli par des conducteurs de travaux habitués à leurs propres méthodes.

Si la direction générale communique correctement auprès des personnels, les employés limiteront leurs récriminations au minimum. Il se peut même qu'ils soient enthousiastes lorsqu'ils verront les améliorations que le système ERP apportera. Assurez-vous que tous ceux qui utiliseront le nouveau système ERP - et je dis bien tous - entendent parler du changement. Assurez-vous de les aider à comprendre l'importance du système ERP, ses avantages, et à quoi sert une formation en ligne sur l'outil. Une enquête auprès des salariés après plusieurs mois d'implantation ERP peut mettre en évidence un malaise éprouvé par ces derniers. Il faut en tenir compte!

J'incite les entreprises du BTP à ne pas se lancer à l'aveuglette dans la mise en place de leur nouveau système de gestion des processus métier. Lorsque vous mettez en place des formations utilisateurs en logiciels, commencez par établir un plan clair sur la façon dont vous allez former vos collaborateurs au départ - et comment vous allez poursuivre la formation des utilisateurs de l'ERP. Assurez-vous de proposer une formation générale pour les managers et les cadres, une formation à la configuration pour les membres de l'équipe projet, et évidemment une formation fonctionnelle pour les utilisateurs finaux.

Dans le choix d'un programme de formation en ligne sur un ERP, les options sont nombreuses à commencer par les simulations de manipulation sous forme de cas d'usage réels: saisir un bon de livraison, un pointage chantier (main d'oeuvre, matériels, fournitures, avancement de production), un sous-détail de prix dans une étude pour les collaborateurs du bureau d'études, etc. On peut alterner les sessions de formation sur place, les ateliers virtuels via Zoom pour les personnes du bureau des travaux, voir les séminaires en ligne sur des sujets plus avancés nécessitant d'embaucher un consultant Jira pour que le projet progresse.

Les formations sous l'autorité d'un consultant chef de projet spécialiste ERP en gestion à l'affaire sont incroyablement précieuses. Il faut veiller à ce que chaque stagiaire participant à la formation comprenne comment utiliser le logiciel de gestion. Il faut aussi former les membres de l'équipe projet afin qu'ils puissent à leur tour former des autres collaborateurs et que les procédures puissent être appliquées par tous les membres de l'entreprise. Pour cela il faut rendre la formation accessible, ne pas jargonner, savoir quand on s'adresse à des conducteurs de travaux et quand on s'adresse à des comptables. Les employés futurs utilisateurs de l'ERP doivent pouvoir se reconnaître dans ce qu'ils apprennent lors des formations en ligne.

Pour l'employeur, il est important d'inciter ses collaborateurs à s'investir personnellement dans leur propre bonheur, en commençant par les former efficacement sur l'outil qu'ils utiliseront tous les jours. En focntion des publics, il faut se méfier des concepts abstraits nécessitant trop d'étapes mentales - une personne aura du mal à appliquer ce qui lui est enseigné en formation, quand elle a un rôle spécifique dans l'entreprise (exemple: saisir des factures fournisseurs ou gérer le process de sous-traitance) et n'est pas sensée en sortir. Il s'agit de ne pas multiplier les exemples lointains par rapport à la réalité des stagiaires, sous peine de les perdre. 😚

Assurez-vous que la formation en ligne au logiciel ERP couvre des situations réelles qui montreront aux employés comment tout cela s'intègre dans les processus métier de l'entreprise du bâtiment. Pour un consultant chef de projet ERP, s'investir personnellement auprès de ses clients est un gage de qualité et d'efficacité. Quand j'étais à mon compte, je pensais avant tout aux clients. Ai-je oublié mes aspirations et mes envies depuis que je suis redevenu salarié? Je ne pense pas, d'où l'intérêt de donner des directives et des délais clairs sur ce que l'entreprise peut attendre de la formation sur l'ERP.

Le succès de sessions de formation en ligne sur un ERP nécessite de contrôler les connaissances acquises par les utilisateurs dans les manipulations comme faire de la révision de comptes comptables, modifier un brouillard, saisir un bon de livraison de régularisation pour que le suivi de stock reste carré, etc. vos employés. Les utilisateurs de l'outil doivent être tenus responsables de leur réussite suite à la formation. Certains clients suivent les progrès des utilisateurs en les interrogeant (fiche d'évaluation) après un programme de formation pour déterminer ce qu'ils ont aimé et ce qu'ils n'ont pas aimé.

Au fur et à mesure que l'on avance dans le projet d'intégration, on fait les ajustements nécessaires en se basant sur les commentaires des salariés dans les fiches d'évaluation et autres retours.

Étant donné que les systèmes ERP nécessitent des mises à jour (MàJ) et l'implantation de nouvelles fonctionnalités, la formation est un processus continu. Dispensez régulièrement des formations de recyclage à vos employés, car l'ERP évolue et il faut s'assurer que chacun est toujours à jour et comprend le fonctionnement du système ERP et ses évolutions. Vous pouvez même faire en sorte que ces sessions de formation en ligne fassent partie de l'évaluation annuelle des performances des employés.

Outre l'email, mobile, téléphone, Linkedin, réseaux sociaux, vous pouvez me retrouver également sur Teams. Installé sur mon poste de travail, je reçois instantanément vos messages. Envoyez-moi votre identifiant par SMS ou email.

Aix en Provence, le 14 septembre 2021

Michel Campillo
Consultant chef de projet IT
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