Intégrer des outils externes à un ERP

L'intégration des outils externes dans un ERP est un impératif pour la simplification des processus. L'une des principales missions d'un ERP est bien de rationaliser vos opérations, or choisir un ERP qui ne prendrait pas en compte vos outils externes signifierait travailler avec plusieurs bases de données indépendantes les unes des autres. Il faut les intégrer via des outils.

Opter pour un logiciel qui consolide les données provenant de vos diverses applications métier représente un avantage considérable en termes de gain de temps pour vos collaborateurs, qui ne seront plus contraints de saisir les mêmes informations dans plusieurs outils. Et surtout cela permet un système d'informations unifié.

L'ERP contribue à uniformiser le système d'information de l'entreprise, à partager les données entre les différents services, et à offrir une meilleure visibilité sur les projets, les ventes (je suis responsable de domaine Ventes), la production, la planification, et bien plus encore.

Voyons les différents outils utilisés dans le monde de l'ERP pour faciliter la gestion globale. Attention je ne parle pas ici de chefferie de projets ni d'outil comme Monday en gestion de projet, mais bien d'outils métiers au sein du SI de l'entreprise.

🚀 Les interfaces

Choisir un progiciel qui peut agréger les données provenant de vos divers applicatifs métiers et mettre en place l'intégration aux outils offre un avantage considérable en termes de gain de temps pour vos collaborateurs. Ils n'auront plus besoin de saisir les mêmes données sur plusieurs outils. Le point clé est la capacité de mettre en place des interfaces comme outil d'échange entre les applis métiers et l'ERP.

Pour homogénéiser le système d'information de l'entreprise, partager des données entre les différents outils est essentiel. Il existe de nombreux types d'interfaces, mais deux d'entre eux m'intéressent comme chef de projet : les interfaces entre ERP et logiciels tiers (API), et les interfaces entre logiciels et données en général.

Je précise que j'ai déjà abordé la question des API et du contrôle d'accès aux applications pour des questions de cybersécurité comme chaque fois qu'on ouvre des portes à des accès externes. L'intégration aux outils implique ce type de surveillance. Je vous renvoie à l'article que j'avais écrit sur la dimension sécurité des interfaces.

Un cas classique concerne les outils de pilotage de la production adoptés massivement par l'industrie. Comment assurer la continuité entre les opérations en atelier et les données de l'ERP? On a le même sujet dans le monde de la logistique, entre la gestion des entrepôts (stock, inventaires) et les opérations comptables sur le compte de classe 3 (Stocks et en-cours) en comptabilité dans l'outil de gestion.

On sait qu'il existe principalement deux types d'interfaces avec l'ERP : les interfaces synchrones (requêtes traitées en temps réel, par exemple: je veux savoir en temps réel dans le logiciel métier si un lot est disponible dans l'ERP) et les interfaces asynchrones (basées sur l'échange de fichiers pour transférer régulièrement des informations de production vers l'ERP, par exemple: automatiser la transmission des ordres de fabrication de l'ERP vers le logiciel métier de manière périodique).

Les interfaces asynchrones utilisent généralement des fichiers au format XML, XSD, SOAP, RFC (BAPI), IDoc, Web Services, TXT, et bien entendu les requêtes SQL.

🚀 Les middlewares

L'alternative aux interfaces ce sont les middlewares (ou intergiciels en français), outils agissant comme une passerelle entre les autres applications, outils et bases de données pour offrir aux utilisateurs un service unifié et des actions coordonnées à l’échelle de l'entreprise, et ceci par delà les différentes composantes du système d'information.

L'idée de relier différentes applications entre elles est évidemment très ancienne. 😉 Sauf qu'actuellement, on n'a jamais consacré autant d'énergie pour favoriser l'interaction entre les applications tierces et le PGI. La gestion de données à jour dans plusieurs systèmes peut s'avérer complexe. Un middleware va au-delà d'un simple transfert par synchronisation des données comme le ferait une interface.

L'idée est de définir les sources et les destinations de vos données, typiquement un outil tiers avec votre ERP, et laisser l'application middleware détecter, comparer et synchroniser les éléments. A travers un middleware, vous pouvez simplifier les tâches de définir les systèmes source et destination en permettant une synchronisation bidirectionnelle.

Sur le principe un middleware est comme une interface synchrone, mais cela va bien au-delà puisqu'on fait du mapping de données et qu'on connecte entre elles des bases de données (SqlServer, Oracle, Mysql, Postgre) avec gestion des synchronisations et recherche de données dans les tables SQL.

Au final, les interfaces sont l'outil basique pour relier des applications métiers avec un ERP, tandis qu'un middleware implique une interconnection beaucoup plus poussée entre systèmes.

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Aix en Provence, le 2 octobre 2023

Michel Campillo
Consultant chef de projet IT
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