La reprise de données, étape importante d'un projet ERP

La migration des données constitue sans conteste l'un des moments les plus délicats et stratégiques d'un projet ERP. Les données de l'entreprise sont un patrimoine numérique inestimable : elles alimentent les processus métiers, orientent la prise de décision et assurent la continuité des opérations. Leur intégrité conditionne le succès du déploiement d'un nouveau système.

Dans le cadre d'un projet complexe, cette opération doit être menée avec méthode, prudence et une compréhension approfondie des contraintes techniques et fonctionnelles. C'est le rôle d'un cabinet de consulting indépendant dans le choix d'un nouvel ERP 😉

Avant toute chose, il convient de rappeler la définition de la reprise de données : il s'agit du processus consistant à transférer, transformer et charger les informations essentielles d'un ancien système vers un nouvel environnement applicatif, en l'occurrence le nouveau PGI dont les avantages sont nombreux : centralisation des processus, amélioration de la visibilité et homogénéisation des données, à condition que leur reprise soit maîtrisée.

Un chef de projet ERP expérimenté sait qu'une migration de données ERP mal anticipée peut devenir un facteur d'échec du projet. Il faut donc établir un plan de reprise de données précis et documenté. Ce plan définit la méthodologie de reprise de données, les rôles, les jalons, les tests et les validations. Michel Campillo, consultant et chef de projet ERP, insiste souvent sur la rigueur que demande ce type de chantier : « La reprise de données en informatique n'est pas une simple copie, c'est une reconstruction contrôlée du patrimoine informationnel de l'entreprise ».

Pour réussir, la première étape consiste à concevoir une stratégie de reprise de données claire. Cette stratégie commence par un audit complet des sources existantes. Les données peuvent provenir d'anciens systèmes, de fichiers locaux, de rapports historiques ou de bases externes. Trop d'intégrateurs souhaitent tout transférer sans discernement. Pourtant, c'est une erreur : mieux vaut profiter du changement d'ERP pour trier, nettoyer et épurer les informations obsolètes. Cela limite les risques d'incohérence et allège la charge de migration.

L'implication des métiers est essentielle à ce stade. Les responsables de domaine ERP, les comptables, les gestionnaires d'achats ou de stocks connaissent mieux que quiconque la valeur réelle de chaque donnée. Le chef de projet doit fédérer ces parties prenantes autour d'une démarche collaborative. Les bons outils facilitent cette coordination : l'utilisation de Monday en gestion de projet permet de suivre les tâches de migration, les validations et les anomalies de manière visuelle et centralisée.

Une fois les données sélectionnées, il faut définir un format commun et une structure cible. C'est là qu'intervient la cartographie de données : un travail d'alignement entre les champs de l'ancien système et ceux du nouvel ERP. Cette opération demande une expertise technique, souvent assurée par des consultants spécialisés ou un intégrateur de datas via Excel et SQL . Excel reste un outil d'analyse et de transformation pratique, mais il doit être manié avec précaution et sous contrôle, car il peut introduire des erreurs s'il est utilisé sans gouvernance.

Les tests de reprise de données sont une autre phase critique. L'équipe projet doit effectuer des reprises pilotes avec des échantillons restreints. Ces tests permettent de valider le mapping, la cohérence des formats et la qualité des conversions. Des rapports détaillés doivent être produits, par exemple sur les modules clients, fournisseurs, articles ou écritures comptables. Le chef de projet ERP analyse ces rapports avec l'ingénieur en assurance qualité, pour garantir que le chargement est conforme au modèle de données ERP.

Une méthodologie de reprise de données efficace repose sur des boucles de validation successives : test, nettoyage, validation, puis migration complète. Ce cycle permet de corriger les anomalies au fur et à mesure plutôt que de tout découvrir au moment du déploiement. Le chef de projet ERP doit maintenir une communication constante avec les utilisateurs pour leur expliquer les écarts, recueillir leurs retours et ajuster les paramètres du système.

L'aspect réglementaire ne doit pas être négligé. En particulier, la conformité au RGPD impose de contrôler la nature et la légitimité des données transférées. Les informations clients, en particulier lorsque ce sont des particuliers, doivent être nettoyées et justifiées avant leur transfert, sous peine de contrevenir aux exigences de protection des données personnelles.

La cybersécurité avec les ERP joue également un rôle majeur dans le plan de reprise de données. Une reprise mal sécurisée peut exposer des fichiers sensibles à des fuites ou des accès non autorisés. La mise en œuvre des quatre piliers de la cybersécurité (confidentialité, intégrité, disponibilité et traçabilité) est indispensable,avec accès restreints, échanges de fichiers chiffrés et sauvegardes régulières.

Pour certaines entreprises, notamment celles qui utilisent un outil TMS (Transport Management System) intégré à leur ERP, la migration des données logistiques ajoute une complexité supplémentaire. Les flux transport, entrepôts et expéditions doivent être parfaitement alignés avec les modules financiers et commerciaux du nouveau PGI. Cette interconnexion illustre la nécessité d'une intégration entre les systèmes pensée dès le départ.

Le chef de projet doit également choisir les bons outils pour suivre le projet. En 2025, il serait dommage de s'en remettre à des tableurs Excel pour piloter un chantier de cette ampleur. Les outils de gestion de projet open source comme Taiga, Redmine ou OpenProject offrent des solutions bien plus adaptées, permettant de suivre les jalons, assigner les tâches et gérer les anomalies en temps réel.

Enfin, une reprise de données en informatique ne se limite pas à un transfert technique : c'est un véritable projet de transformation. Elle nécessite coordination, rigueur et anticipation. Pour s'assurer du succès, il est souvent utile de faire appel à un cabinet de conseil en ERP indépendant, capable de challenger les choix techniques et de sécuriser la gouvernance du projet.

Un projet ERP bien mené, avec un plan de reprise de données rigoureusement appliqué, devient une opportunité d'amélioration globale du système d'information. En revanche, négliger la qualité des données, accélérer la migration sans tests ou ignorer les aspects de cybersécurité revient à compromettre l'ensemble du projet. La reprise de données, souvent perçue comme une contrainte, est en réalité un levier de performance et de fiabilité pour les années à venir.

👉 ( ◍•㉦•◍ ) Michel Campillo consultant chef de projet IT écrit et publie régulièrement depuis 2004 des articles sur son blog dédié aux outils d'entreprise, aux questions du numérique et des nouvelles technologies. Comme tout blogueur il écrit aussi sur des sujets divers, voir le blog pour un aperçu.

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Aix en Provence, le 10 juin 2023 (mis à jour le 6 octobre 2025)

Michel Campillo
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