La reprise de données, étape importante d'un projet ERP

Les données de votre entreprise sont un actif précieux. Les informations que vous enregistrez et stockez dans votre ERP sont d'une importance vitale, non seulement pour vos activités quotidiennes mais aussi pour vos résultats financiers. Je songe aux données relatives à votre chaîne d'approvisionnement, à vos processus internes, à vos finances, à vos clients etc.

On sait l'importance de préserver et protéger l'intégrité des données d'entreprise, en particulier s'assurer que les moyens d'accéder et de mettre à jour votre base de données sont fiables et optimisés.

Il est parfois nécessaire pour les entreprises de migrer leurs données d'un système à un autre. Si la roadmap de votre projet informatique prévoit de changer d'ERP, la reprise de données est une étape importante du projet. 😉

Comme chef de projet ERP, Michel Campillo pilote la migration de vos données vers le nouveau SI. Cette étape peut sembler compliquée et comporter des risques d'erreur, mais en réalité même si elle prend du temps et doit être effectuée avec soin, il est tout à fait possible de la mener à bien. Voici en quelques étapes les meilleures pratiques pour la migration des données ERP.

🚀 Déterminer le champ d'application

Il s'agit d'une étape importante à franchir avant de se lancer dans un projet, mais elle est particulièrement cruciale pour la migration de vos données vers un système ERP. Cela dépend de qui gère la migration, à ce titre pour connaissez la différence entre une ESN et un cabinet de conseil, mais globalement il faut commencer par établir les bases en déterminant les différentes sources d'où vous tirerez vos données. Parfois elles proviennent de serveurs en local sur vos agences, parfois ce sont des mémos, des rapports et des éditions. Souvent les données à reprendre proviennent de la solution de gestion que vous avez utilisée par le passé.

Certains intégrateurs veulent tout migrer par défaut, à ce titre vous connaissez les SSII à éviter. Mais à mon sens il faut profiter de la migration pour faire du nettoyage dans votre SI et ne retenir que les datas essentielles à vos activités, celles qui définissent vos produits et vos processus. Bref ne vous sentez pas obligé de tout migrer et soyez plutôt sélectif, en examinant soigneusement les informations dont vous disposez pour déterminer leur utilité et leur valeur pour l'avenir.

Impliquer toutes les parties prenantes est important, c'est d'ailleurs le rôle d'un responsable de domaine ERP d'associer tout le monde. Par exemple les comptables savent quelles sont les données les plus pertinentes pour faire leur clôture mensuelle en contrôle de gestion et qui doivent absolument être préservées. Veillez également à bien comprendre les différents formats dans lesquels vos données se trouvent actuellement, car cela influencera votre stratégie au cours des prochaines étapes.

Sachez qu'une bonne stratégie de migration des données est axée sur un travail systématique et méthodique, et que vous devez éviter d'aller trop vite. Parfois on découvre des formats de données compliqués, difficiles à reprendre sans une transformation, bref le principe de la gestion de projet est que les choses ne se déroulent pas toujours comme vous l'avez prévu. Comme chef de projet Michel Campillo sait qu'il faut faire preuve de souplesse, tout en déléguant clairement les responsabilités auprès des responsables métiers et en encourageant la responsabilisation des utilisateurs finaux qui manipulent les données quotidiennement.

🚀 Créer une équipe de migration des données

Le chef de projet doit disposer des bonnes personnes pour mener à bien une initiative d'une telle importance. La tâche doit être confiée à des consultants techniques qui maîtrisent SQLPlus et SQL Developer dans le cas des bases Oracle. Côté utilisateurs-clés, les personnes qui connaissent déjà les meilleures pratiques en matière de migration de données ERP doivent bien sûr être prioritaires. Si aucun utilisateur-clé ne répond à ces critères, vous serez contraint de vous adresser directement au responsable métiers.

Les consultants techniques qui constituent l'équipe de migration de données doivent avoir une expérience approfondie non seulement de votre secteur d'activité, mais aussi des règles de gestion uniques de votre entreprise. Par exemple si vous êtes dans la gestion d'affaire, migrer des affaires (par exemple des chantiers du BTP) exigera de leur part une compréhension minimum de ce mode de fonctionnement. Globalement vous aurez besoin d'un mélange de personnes, dont certains sont des utilisateurs métiers très impliqués dans leur activité, et d'autres sont des informaticiens spécialisés dans la manipulation de datas.

Si vous êtes une DSI qui accompagne la reprise de données en interne, n'oubliez pas non plus que l'équipe constituée par le chef de projet travaillera en étroite collaboration avec celle de l'intégrateur qui maîtrise le nouvel ERP. Si vous avez choisi un ntégrateur qui connaît bien votre marché et le processus de migration des données, vous devriez encourager les collaborateurs à s'appuyer sur son expertise.

Heureusement lors de l'implémentation de l'ERP, le chef de projet a aussi pour rôle de guider la reprise de données. Celle-ci constitue une étape importante du projet qu'il pilote.

🚀 Définir les normes et formats de reprise

Selon que vous transférez vos données à partir de documents écrits, de tableurs Excel, de systèmes existants ou d'un ancien système de gestion d'entreprise, l'étape de définition des normes consistera à « traduire » les informations dans un format uniforme que votre nouvelle solution ERP pourra accepter. Votre approche dans cet effort - connu sous le nom de cartographie ou mapping des données - devra bien sûr être basée sur la façon dont les datas sont actuellement classées et catégorisées.

Avant de commencer à cartographier, il convient toutefois de prendre le temps d'examiner les informations dont vous disposez et d'évaluer leur viabilité.Comme je l'ai déjà dit, on va se limiter à reprendre les informations qui sont le plus crucial pour l'avenir. Il est évident que les données redondantes peuvent être éliminées, et vous devez également garder un œil sur les données incorrectes ou corrompues qui peuvent subsister dans votre ancienne base de données.

Au cours du processus de mapping des données, vous devrez comparer vos données sources et les champs qui leur sont associés et déterminer comment elles s'alignent sur les données cibles de votre ERP (également connues sous le nom de données mappées). Vous devez établir des règles pour la traduction des informations et, bien qu'elles varient en fonction de la source et qu'elles puissent nécessiter une analyse champ par champ, il ne s'agit pas d'une partie du processus que vous pouvez vous permettre de précipiter ou d'ignorer.

Vous l'avez compris, cela demande une vraie expertise.

🚀 Tester, valider, nettoyer et réconcilier

Commencez par tester votre procédure de migration des données avec de petits lots et des ensembles d'échantillons pour voir comment votre stratégie se déroule dans la pratique. Michel Campillo réalise des « reprises de donnés pilote », en particulier en comptabilité. Il est possible ensuite de revoir et modifier la reprise en fonction des résultats. Vous pouvez augmenter progressivement la quantité de données que vous migrez en une seule fois, mais assurez-vous que votre équipe prend le temps de valider chaque lot, d'identifier les erreurs et de rectifier les problèmes avant qu'ils ne s'aggravent.

Pour le chef de projet, la restitution des travaux de reprise prend la forme de rapports de reprise de données, que chaque consultant technique doit remettre à Michel Campillo selon les données migrées : clients, fournisseurs, articles et ouvrages, salariés, matériels, affaires (dans le cas de la gestion d'affaire) et écritures comptables.

J'ai constaté qu'on peut parfois procéder à un nettoyage supplémentaire des données à ce stade, car il peut arriver que ce ne soit qu'au cours du processus de migration que l'on s'aperçoive que les données historiques ne correspondent pas aux paramètres de votre solution ERP ou que le processus les rende invalides pour d'autres raisons. Les informations peuvent toujours être conservées et archivées à des fins de recherche, mais il n'est peut-être pas nécessaire de les transférer dans votre nouveau système.

En fonction du secteur d'activité dans lequel votre entreprise opère, par exemple le BTP ou l'ingénierie industrielle, c'est également un bon moment pour examiner l'état final de vos données afin de s'assurer de leur conformité avec les réglementations en vigueur. En particulier le Règlement général sur la protection des données (RGPD) lors de la reprise de données clients quand ce sont des particuliers. Ces réglementations ont des implications sur les projets de migration, car une fois migrées vous ne pourrez plus dire que ce sont de vieilles données jamais nettoyées. Donc des particuliers qui se retrouvent dans votre base peuvent s'en plaindre, s'ils ont été intégrés à une époque où le RGPD n'existait pas encore.

Dans ma vision de chef de projet, je travaille avec les utilisateurs finaux pour les aider à valider les données et à les migrer dans le nouveau système, jusqu'à ce que nous ayons atteint le résultat souhaité. J'ai à cœur de piloter le projet ERP dans la bonne direction, c'est pourquoi j'adopte une approche pratique de l'étape de migration de données afin de maximiser les chances que tout se déroule sans heurts. 😉

👉 ( ◍•㉦•◍ ) Michel Campillo consultant expert ERP écrit et publie régulièrement depuis 2004 des articles sur son site web professionnel dédié aux outils de gestion et aux problématiques du numérique et des technologies. Comme tout blogueur il écrit aussi sur des sujets divers, voir le blog pour un aperçu des thèmes abordés.

👀 Vous pouvez aussi consulter les articles suivants : exemple d'ERP, ESN vs client final.

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Aix en Provence, le 10 juin 2023

Michel Campillo
Responsable de domaine applicatif
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