Implantation de logiciel de gestion (ERP): ne pas confondre rigidité et rigueur

Quel système d'information (SI) dans l'entreprise?

Choix du système d'information (SI) dans l'entreprisePour gérer une réorganisation ou pour prendre en compte un nouvel outil dans l’entreprise, il arrive fréquemment de devoir modifier et/ou restructurer le Système d’Information en place, en particulier le système ERP qui en est au coeur.

La question est alors de savoir comment gérer la prise de risques associée à ces opérations et de savoir comment identifier et mettre en oeuvre les changements en toute maîtrise. Comment satisfaire les besoins des Métiers tout en minimisant l’hétérogénéité des outils et des architectures ?

Un accompagnement ad hoc pour préparer et mener avec simplicité ces opérations complexes qui nécessitent une démarche d’urbanisation du SI :

Le système d'information (SI) dans l'entreprise, oui mais lequel?
Les logiciels ERP sont au coeur de tout SI, c'est pourquoi il en est fait largement état dans l'article.

Une bonne architecture SI intègre également les préoccupations:

A mon sens, un spécialiste ERP doit pouvoir fournir à ses clients des préconisations intégrant l’ensemble de ces enjeux, personnalisées par une bonne connaissance non seulement de l’existant mais aussi des standards informatiques de gestion pour implanter avec succès un logiciel de gestion de travaux. Il doit savoir intégrer, selon les besoins client, des compétences en architecture logicielle et technique (EAI, MDM, Big Data, SOA, API, RPA, Cloud, Datawarehouse, Virtualisation…), en architecture fonctionnelle (processus, BPM, Workflow…), mais aussi en sécurité, en réseau, en organisation et en contractualisation.

Car il faut maitriser l’ensemble pour concevoir une architecture pertinente. Le maintien en conditions opérationnelles des différentes briques existantess ou qui vont être mises en production est également primordial. Un expert ERP doit vous proposer l’organisation qui s’adaptera finement aux contraintes et la meilleure combinaison sera choisie entre les solutions internes/externes/mixtes/partenariats pour maitriser les couts et la qualité du SI.

Comment déterminer les solutions & partenaires les plus adaptés à votre problématique? Vous avez votre business case, mais êtes en recherche de la meilleure solution. Vous êtes en phase de RFP, mais craignez de ne choisir votre solution technique que sur une base théorique. Par des méthodes agiles de pilotage, l’apport d’expertise technique et logicielle, l’aide au choix des use cases les plus représentatifs, et la méthodologie à suivre pour définir et atteindre les objectifs du PoC, un consultant ERP vous aidera à conduire vos proofs of concept pour obtenir un avis fiable et concret avant de faire vos choix.

Trop souvent ces activités ne permettent que de voir la surface des solutions, et n’adressent pas correctement les véritables objectifs d’un PoC. Est-ce que la solution est techniquement viable? Quelle est sa simplicité de configuration, d’installation, d’intégration, d’exploitation ? Quelle cadence de développement supporte-t-elle ? Quels sont les limitations à l’implémentation des uses cases porteurs de valeurs? Doit-on avoir un support 24/24 de l’éditeur ERP pour avancer correctement ? Quelle est la simplicité de paramétrage métier ? Quelles sont les performances que vous pouvez attendre de la solution ?

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Toutes ces questions sont trop souvent ignorées, pour se concentrer sur la construction d’un démonstrateur « nice & shine » par l’éditeur ou l’intégrateur, sur les principaux ERP c'est ce que l'on observe.

Les solutions qui s’offrent à l’entreprise pour héberger et exploiter ses outils et leurs composants sont de plus en plus nombreuses. L’exploitation des systèmes informatiques représentent des investissements souvent structurants, et nécessite son outillage propre si vous comprenez bien la signification d'un ERP. Des gains sont à envisager par une rationalisation des infrastructures, d’abord en trouvant des solutions pour minimiser les serveurs locaux puis en centralisant les services IT quand cela est abordable (évolutivité des services, capacités réseau…).

La virtualisation et le passage au Cloud (privé, public ou hybride) ont alors des atouts significatifs : extensibilité, automatisation des services… Mais une démarche d’ensemble est nécessaire, car les conséquences ne sont pas négligeables et il y a donc des limites : pour vous aider à bien prendre en compte votre situation, bien estimer les économies réalisables dans la durée, et piloter les changements, l'intervention d'un chef de projet ERP peut vous apporter le soutien dont vous avez besoin.

On vous a dit que les outils en mode SaaS sont faciles à mettre en œuvre, en tout cas c'est le discours habituel d'un cabinet conseil lambda. Mais vous savez que ce n’est pas complètement vrai… 😉 Par exemple combien cela va-t-il vraiment coûter ? Comment ces nouveaux outils vont-ils s’intégrer avec les applications existantes sur votre infrastructure ? Qui contrôlera vos données ? Et les règles de sécurité que vous aviez établies, que deviennent-elles ? Quels nouveaux risques ? Et l’accès multi-terminaux dans lequel vous vous étiez engagé ?

Pour répondre à ces questions sur le fond et profiter néanmoins de la flexibilité apportée par le mode SaaS, demandez à un expert ERP de vous guider dans la jungle des méthodes, des produits et des solutions du marché. Le SaaS peut alors apporter aussi d’autres avantages ; maîtrise budgétaire, évolutivité, accessibilité, résilience…), donc n’hésitez pas à vous faire conseiller pour une étude de votre situation pour éviter une erreur en projet ERP qui pourrait vous coûter cher.

Une transformation digitale inclut bien sûr son volet managérial et organisationnel, qu’il faut mener en parallèle et en forte coordination avec le volet Système d’Information. L'expert ERP que vous choisirez devra être fortement impliqué dans le management, l’organisation et l’innovation et connaît bien les enjeux humains associés aux objectifs de la digitalisation. L’expertise transverse en matière de métiers concernés par les transformations digitales permet d’apporter l’expertise et le soutien nécessaires à une évolution sereine vers les nouveaux modes d’échanges et vers la nouvelle économie.

Par exemple, la dématérialisation des flux documentaires, l’utilisation de l’impression 3D, le RFID, la signature électronique, l’archivage électronique à valeur probatoire ou non, l’usage de coffres forts électroniques… sont des exemples de technologies disponibles et utiles pour bénéficier d’une organisation efficace, à condition de les implémenter au sein de processus maitrisés et partagés. Si l'expert SI a pu développer sa propre méthodologie et s'il intervient régulièrement sur de tels sujets, il sera à même d’apporter conseil et accompagnement sur vos projets.

En parallèle de la transformation digitale, la globalisation amène au quotidien des opérations d’acquisitions, de fusions dans de nombreux secteurs. Les questions importantes qui se posent alors aux dirigeants sont celles des gains économiques à réaliser et le SI est un domaine qui bien souvent n’est même pas étudié avant l’opération mais dont la transformation est vitale au plus tôt pour gérer de façon optimale la nouvelle entité.

Cette transformation bien évidemment doit tenir compte de la Stratégie Business, mais elle peut aussi être structurante par rapport aux objectifs business visés. Mettre au point une méthodologie et des outils qui permettent de réussir cette transformation demande de définir les cibles (offres, processus, expérience client omni-canal, architectures et solutions techniques..) et en vous accompagnant dans les chantiers de transformation (définition des roadmaps à 3, 6 et 12 mois, chantiers de consolidation des offres, de migration des clients, de mise en œuvre des nouveaux processus et des solutions techniques).

Comment ne pas sous-estimer l'enjeu de la gestion du changement ? Piloter le plan d’accompagnement du changement est nécessaire pour garder des collaborateurs motivés et performants. Il faudra passer par du recrutement ERP très certainement, ne serait-ce que pour les formations.

Nouvelle du moment (✎ Revenez régulièrement sur cette page, les publications sont fréquentes.)

Quel système d'information (SI) dans l'entreprise? 🆕 (Posté le mercredi 20 avril 2022): Pour gérer une réorganisation ou pour prendre en compte un nouvel outil dans l’entreprise, il arrive fréquemment de devoir modifier et/ou restructurer le Système d’Information en place, en particulier le système ERP qui en est au coeur. La question est alors de savoir comment gérer la prise de risques associée à ces opérations et de savoir comment identifier et mettre en oeuvre les changements en toute maîtrise.

Le Règlement Général sur la Protection des Données Personnelles (RGPD ou, en Anglais, GDPR) est entré en vigueur le 25 mai 2018. Au delà de la sécurité informatique et de la deadline réglementaire, la conformité au RGPD devient aussi un enjeu financier (des pénalités lourdes peuvent être appliquées) et un enjeu d’image. La mise en conformité passe notamment en interne par l’obtention d’un niveau de priorité suffisant au sein des décideurs et par une vision transverse des activités et des risques sur la confidentialité des données.

Même si des outils peuvent aider (les éditeurs ERP en proposent de plus en plus), c’est bien une démarche qu’il est nécessaire de conduire. Il faut donc mettre en œuvre une gouvernance qui pilote les efforts de mise en conformité et les consolide dans le temps. Par exemple se pose la question du DPO (Data Protection Officer). Mais aussi comment associer efficacement des compétences juridiques et des compétences techniques. En particulier la conduite et la formalisation d’analyses d’impacts sur la protection des données sont demandées par le RGPD.

Il ne faut pas songer uniquement au logiciel ERP et le retour sur investissement qu'il permet. Le RGPD est aussi l’occasion de réévaluer les risques encourus par l’entreprise et aussi par exemple d’améliorer les relations contractuelles avec les fournisseurs concernées. Pour vous conseiller dans votre démarche de mise en conformité et plus généralement dans la valorisation du patrimoine que représentent les données de l’entreprise, vous devez passer par un consultant ERP.

Bien au delà de l'automatisation de la chaine de livraison d'un produit informatique, le DevSecOps est avant tout un changement radical de culture au sein de la division des Systèmes d'Information. Construire des produits informatiques dans une chaine DevOps implique un rapprochement des Développeurs (Dev), et des Exploitants (Ops), dont les objectifs sont rarement similaires : les enjeux des Devs restent le déploiement au plus vite de nouvelles fonctionnalités, tandis que ceux des Ops consistent en la réduction des coûts d'exploitation, et souvent de ne toucher à rien tant que cela fonctionne. C'est souvent ainsi que fonctionne un consultant fonctionnel. Or le DevSecOps pousse le concept en rajoutant le "Secured by Design".

Cashback

Cette division historique entre les exploitants et les développeurs touche aujourd'hui à sa fin grâce aux nouvelles technologies de développements, de livraison, et d'exploitation. La mise en place du DevOps est en effet supportée par trois piliers : L'intégration continue et les tests automatisés, la livraison continue des packages applicatifs, le déploiement continu et sans risque en production. Plusieurs évolutions technologiques permettent de supporter ces trois processus, GitHub étant le meilleur exemple de ce qu'un processus DevOps poussé à l'extrême peut fournir comme amélioration de productivité.

Des concepts tels que l'infrastructure-as-Code, l'automatisation totale de la chaîne de tests / intégration / déploiement, et une gestion de configuration poussée traitant non seulement le code source mais également les données, jeux de tests et environnement, permettent l'automatisation massive de la chaîne de construction et de déploiement en limitant au maximum les interventions humaines. Contrairement à l'ERP SAP, l'usine logicielle devient performante, agile, et limite grandement le nombre d'anomalies en production suite à la mise en place de nouvelles versions.

Le chemin vers le DevOps reste néanmoins complexe : choc des cultures, difficultés technologiques, inadéquation des legacy. Lors du un processus de sélection il reste important de déterminer la où le DevOps est réalisable et le plus porteur de valeur. Une approche des ""petits pas"" reste recommandée. Un autre point essentiel pour permettre la livraison automatisée de vos solutions est la confiance qu’on apporte à l'usine logicielle. Pour que des livraisons sans multiplication des contrôles humains à chaque étape soient acceptées il faut que la qualité de ces solutions soit irréprochable. Sur ce point les pratiques du Software Craftsmanship sont clairement la clé pour la partie Dev mais aussi pour la partie Ops.

Il faut disposer de multiples expériences projets pour vous accompagner dans la définition de votre stratégie DevOps et sa déclinaison opérationnelle. L'analyse de votre situation initiale et de votre maturité DevOps est nécessaire pour vous aider à choisir un ERP tout en déterminant les actions prioritaires à lancer pour améliorer votre Time To Market et la stabilité de vos applications. Le DevOps généralisé permettra la montée en échelle de votre organisation. A vous de vous laisser guider pour faire ce pas significatif vers l'agilisation de votre entreprise.

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Aix en Provence, le 20 avril 2022

Michel Campillo

Michel Campillo Michel Campillo, consultant d'entreprise
Logiciels de Gestion
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