La gestion du changement dans un projet ERP

La mise en œuvre ou la mise à niveau d'un système ERP est une bonne occasion pour une entreprise de créer un changement durable en son sein. C'est pourquoi les stratégies de gestion du changement pour un projet ERP sont si importantes. Mais gérer la mise en œuvre d'un logiciel n'a rien de facile. Il s'agit d'un sujet clé auquel sont confrontées les organisations.

En tant que chef de projet IT sur des outils de gestion d'entreprise, je sais par expérience que la gestion du changement ERP ne se limite pas à un simple choix de logiciel, une sélection à partir de ce que propose le marché et point final : il ne resterait qu'à faire la mise en œuvre du système. Or c'est plus compliqué que cela.

L'article aborde le fait que tout projet ERP doit impliquer une gestion du changement. 😉

Les entreprises d'ingénierie industrielle s'adressent à des intégrateurs et des éditeurs parce qu'elles considèrent la gestion du changement ERP comme une amélioration transformationnelle des processus d'entreprise. Il s'agit d'introduire les meilleures pratiques dans l'ensemble de l'organisation afin d'accroître l'efficacité, pouvoir faire facilement des clôtures mensuelles en contrôle de gestion par exemple, améliorer les performances globales de l'entreprise et maximiser la valeur du système.

Comme pour tout projet complexe, la résistance au changement est la norme et non l'exception. Il faut s'y attendre, s'y préparer et la gérer afin de minimiser l'impact qu'elle peut avoir. L'ignorer et espérer qu'elle disparaisse n'est pas une option. Dans le cadre des services d'amélioration des processus ERP, l'enjeu est de guider les responsables métiers en leur proposant des tactiques de gestion du changement qui peuvent être utilisées pour réduire cette résistance. C'est ce que ferait une société de conseil dans ce cas. Les valeurs individuelles et organisationnelles influencent la façon dont un changement est reçu dans l'organisation et doivent toutes deux être prises en compte pour réussir.

Vous vous interrogez sur les stratégies de gestion du changement pour un projet ERP? En fait la gestion du changement est un sujet qui revient souvent lorsque les équipes projet se tournent vers l'intégrateur pour comprendre la meilleure façon de travailler dans le cadre d'un projet afin d'améliorer les processus clés. Si vous avez une expérience sur le sujet, il faut en parler dans votre lettre de motivation de consultant fonctionnel car bien guider l'entreprise à travers ces stratégies clés de gestion du changement n'est pas à la portée de tous.

La première stratégie consiste à formuler clairement les arguments en faveur du changement. Cela implique de mobiliser et aligner les dirigeants et leur présenter les bons arguments. J'encourage personnellement les équipes à communiquer la portée du projet, la stratégie de déploiement et le planning de mise en œuvre dès le début du projet de progiciel d'entreprise. On est ici très loin des bases de données Oracle et de la commande Oracle Spool à exécuter depuis SQL*Plus. 😉

Les dirigeants comprennent la stratégie de mise en œuvre et définissent clairement les actions qu'ils doivent entreprendre pour soutenir le changement. Il est vital de communiquer sur la portée du projet, y compris la roadmap projet, la stratégie de déploiement et le planning de mise en œuvre. Pour cela, j'insiste sur la nécessité de donner à l'équipe projet et aux collaborateurs les moyens de mener une action de grande envergure en leur conférant l'autorité nécessaire pour prendre des décisions.

Il est également essentiel que l'équipe chargée du projet ERP examine à la fois les opportunités et les risques liés au projet. C'est ici qu'une stratégie et qu'une équipe de gestion du changement sont mises en place pour faire face aux changements culturels que la mise en œuvre entraînera. Lors de la phase d'analyse des besoins, il faut clairement évaluer l'état de préparation de l'organisation et du personnel afin d'identifier les opportunités et les risques le plus tôt possible, et définir des actions pour concrétiser ces opportunités et atténuer les risques.

Le rôle du responsable de domaine ERP est aussi de contrôler les progrès réalisés en matière d'atténuation des risques liés au personnel en procédant à des vérifications à mi-parcours et après la mise en œuvre. C'est une partie importante du pilotage de projet ERP. Le moyen ? Identifier les principales parties prenantes au sein de l'entreprise et dans l'ensemble de l'entreprise et mettre en œuvre les meilleures pratiques pour l'adoption.

Une stratégie importante en matière de gestion du changement organisationnel consiste à définir et à déployer un plan de communication détaillé - qui répond à ce qui sera communiqué, pourquoi, à qui (public), par qui, quand et comment. Toutes les communications doivent comprendre la définition de la portée du projet, ses objectifs, les étapes prévues, les livrables et les facteurs critiques de succès.

En tant que responsable de domaine ERP, j'entends souvent parler du désir de transformer l'organisation une fois la mise en œuvre de l'outil achevée. Certes le développement et la conception de l'organisation future souhaitée sont également des éléments clés de la gestion du changement et de l'ERP. Cette phase peut comprendre l'évaluation de la refonte des postes de travail et des exigences en matière de compétences pour le nouvel environnement.

Cela exige d'analyser la situation actuelle du groupe, des agences et des services en termes de processus, d'organisation et de systèmes de ressources humaines. Voir un exemple de projet ERP pour mieux comprendre. Cela passe donc par l'élaboration d'un plan de transformation qui définit les actions, les responsabilités et le planning pour atteindre l'objectif fixé.

On n'oubliera pas d'analyser les implications pour les ressources humaines telles que la gestion des performances, la rémunération et la classification, le recrutement, l'embauche et l'intégration, etc. En effet une partie essentielle des stratégies de gestion du changement pour un projet ERP consiste à permettre au personnel de s'épanouir dans l'organisation transformée. Cette phase va au-delà de la simple formation à une nouvelle technologie. Elle implique généralement des changements globaux au niveau de l'emploi, des compétences et de la conception de l'organisation.

Voici deux exemples d'initiatives sur lesquelles je suggère de mettre l'accent:

• ➔ Évaluer le personnel actuel en termes de compétences, d'aptitudes, d'expériences et de capacités ; évaluer l'impact sur la dotation en personnel.
• ➔ Élaborer/mettre en œuvre des stratégies et des plans de formation pour combler les lacunes en matière d'apprentissage.

Bien avant la mise en service, il faut donc aider les utilisateurs finaux, les dirigeants, les membres de l'équipe projet, les responsables métiers, les clients et les fournisseurs à comprendre comment leurs processus et leur travail seront impactés.

👉 ( ◍•㉦•◍ ) Michel Campillo consultant chef de projet IT écrit et publie régulièrement depuis 2004 des articles sur son blog dédié aux outils d'entreprise, aux questions du numérique et des nouvelles technologies. Comme tout blogueur il écrit aussi sur des sujets divers, voir le blog pour un aperçu.

👀 Vous pouvez aussi consulter les articles suivants : Besoin d'un intégrateur ERP ?, les exigences et résultats attendus d'un projet ERP.

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Aix en Provence, le 26 mai 2023

Michel Campillo
Consultant chef de projet IT
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