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Le rôle de l'analyste métier dans un projet ERP

Le rôle de l'analyste métier dans un projet ERPLe rôle de l'analyste métier est important dans toute équipe d'implantation de projet ERP. Agissant en tant qu'interface clé entre les utilisateurs et le chef de projet, parfois issus d'une société de conseil, ils collectent des informations, documentent les processus et confirment les documents finaux avec les utilisateurs.

On recrute un analyste métier (Business Analyst) pour qu'il rejoigne une équipe projet au côté d'autres analystes fonctionnels sous la responsabilité directe du chef de projet. Les tâches principales comprennent l'analyse détaillée des besoins, la documentation des process de l'entreprise et l'exécution de tests d'acceptation par les utilisateurs.

Un projet ERP peut nécessiter l'intervention d'un analyste métier
Le métier d'analyste d'affaire est à l'interface entre les utilisateurs et l'éditeur ERP

Pour réussir dans ce rôle, un analyste métier doit avoir une façon de penser analytique et être capable d'expliquer des concepts difficiles à des utilisateurs non techniques. Il doit maîtriser les habitudes des gens qui réussissent (9264), on en a besoin dans l'informatique. Bon connaisseur des métiers de l'entreprise qu'il est sensé analyser, il doit se faire le porte-parole des utilisateurs (ou futurs utilisateurs) de la solution pour qu'elle s'adapte bien à leur réalité métier.

Évaluer les processus métier dans l'entreprise est nécessaire afin d'anticiper les besoins des utilisateurs et réussir un projet ERP (5982), faute de quoi l'outil leur est imposé sans restriction. L'analyste fonctionnel est même souvent recruté avant le projet, voir indépendamment du projet. Dans ce cas son rôle est plutôt de découvrir les domaines à améliorer dans l'entreprise, pour ensuite développer et mettre en œuvre des solutions. Lesquelles passent souvent par des outils de gestion (ou purement métier) adaptés.

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Si les processus métier ne sont pas en permanence analysés par des experts, je ne vois pas comment il serait possible de développer des stratégies d'optimisation chez le client final. Je ne parle pas ici en mode projet, mais sur les questions organisationnelles sans même évoquer l'outil informatique. L'analyste métier ne doit pas seulement analyser, mais aussi communique efficacement ses idées et son plan aux membres de l'équipe métier dont il analyse les processus (et aussi communiquer avec la direction).

Le travail en étroite collaboration avec les clients, les collaborateurs et le personnel de direction permet de mieux gérer les ressources et les priorités. Sans allocation des ressources bien organisée, comment maintenir la rentabilité ? Cela n'est guère envisageable, encore moins s'il s'agit de choisir un ERP. Concernant les ressources d'ailleurs, un rôle de l'analyste métier doit aussi apporter de la formation, du coaching, voir des conseils aux collaborateurs juniors. Voir même parfois fournir du leadership, même si on sort quelque peu du rôle de Business Analyst.

Automatisation des processus métiers

Pour en revenir à ce qui intéresse les lecteurs du blog, redisons-le: l'analyste métier doit rester à jour sur les dernières avancées à la fois en matière de process de travail et en matière de TI. Par exemple dans les bureaux d'études techniques des entreprise du BTP, le BIM (Building Information Modeling) qui est un outil de modélisation des données du bâtiment qui a fait son entrée et est là pour rester. Un analyste fonctionnel souhaitant moderniser le fonctionnement du BE doit à la fois intégrer ce qu'est le BIM, et être force de proposition pour un logiciel BTP (logiciel-btp) qui s'interface avec les outils de BIM.

Il restera à organiser des réunions et des présentations pour partager des idées et des résultats sur la meilleure façon de faire évoluer l'entreprise. Car effectuer une analyse des besoins doit permettre de rassembler des informations critiques lors de réunions avec les utilisateurs (on parle parfois d'élicitation) pour en faire part aux diverses parties prenantes, la direction, le responsable du service informatique (RSI) et l'éditeur de logiciel de gestion.

Consultant logiciel ERP bâtiment

A ce titre, savoir documenter et communiquer les résultats de tels efforts est fondamental pour ne pas laisser le soufflet retomber. Il n'est jamais facile de réussir l'implantation d'un système ERP, encore moins de gérer des projets, élaborer une planification et surveiller les performances de l'outil au sein de l'entreprise. C'est toute la richesse de ce métier: prioriser les initiatives en fonction des besoins et des exigences de l'entreprise. Ce qu'un chef de projet n'est pas là pour faire, justement.

Les Business Analysts que j'ai connu dans le cadre de projets d'implantation de progiciels de gestion avaient pour tâche principale de s'assurer que les solutions ERP répondent aux besoins et aux exigences de l'entreprise. Une de leurs tâches est d'effectuer des tests d'acceptation par les utilisateurs, en créant des cas d'usage et en vérifiant sur l'environnement de recette que cela correspond bien au besoin ou simplement à la façon de travailler.

Il reste en fin de projet à surveiller les livrables et s'assurer de l'achèvement du projet en temps opportun et en coordination avec le chef de projet ERP.

Vous êtes analyste métier, vous travaillez dans le conseil en organisation, quel est le ressenti sur votre activité dans le cadre d'implantation d'outils de gestion ?

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Aix en Provence, le 27 mars 2020

Michel Campillo

Michel Campillo Michel Campillo
Consultant chef de projet IT
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