Méthode de l'Inbox Zéro pour gérer ses emails

Salut à toi, jeune stagiaire en alternance ! Aujourd'hui, je vais te parler d'un truc essentiel dans le quotidien d'un chef de projet IT, c'est quelque chose qui peut sacrément impacter ta productivité si tu ne le maîtrises pas : la gestion des emails. Alors, c'est parti, accroche-toi !😃

Tu sais, gérer ses emails, c'est un peu comme jongler avec des grenades. C'est fatigant, ça prend du temps, et si tu fais pas gaffe, ça peut exploser à la figure. On va voir ensemble une méthode qui pourrait te sauver la vie.

Déjà le matin, quand tu te lances dans la jungle de ta boîte de réception, c'est souvent la galère. Entre les spams et les pourriels, c'est un véritable champ de mines. Des études le prouvent, cette corvée d'emails pompe une énergie folle. Et cette énergie, franchement, on préférerait l'utiliser pour des trucs plus fun, comme des escapades en zone humide (je te laisse deviner ce que ça veut dire). 💑😈🍑🍆

Heureusement pour ceux qui travaillent en société de conseil ou qui doivent piloter un projet, les pros de l'Internet ont partagé des astuces pour survivre à cette jungle. Voici une méthode de ouf qui pourrait bien te rendre hyper productif rapidement.

Finies les procrastinations infinies pour éviter de traiter tes mails ! Finies les soirées à te noyer dans des mails sans fin ! À la place, imagine-toi en train de déguster des petits plats de luxe à Paris ou à faire la fête sur les plages paradisiaques de la Côte d'Azur. Ça te parle, non ?

Bon, trêve de bavardages, voici le plan d'action. On va réorganiser tout ça en 5 dossiers, et pas un de plus. C'est pas une road map mais au moins c'est simple, et ça va te changer la vie. Prêt à tenter l'aventure ?

Les 5 points de la méthode Inbox Zero:

• ► Boîte de réception / Inbox : c'est là que débarquent les nouveaux emails. Elle doit être vide, car on laisse rien traîner ici. Soit tu réponds tout de suite, soit tu déplaces dans les autres dossiers selon la priorité.
• ► Aujourd'hui : les mails auxquels tu dois répondre dans la journée. Une fois que tu y as répondu, tu dégages les messages. Si y'en a un qui contient des infos cruciales, hop, direction le dossier "Informations" dont je vais te parler.
• ► Cette semaine : les emails qui demandent une réponse dans la semaine. Une fois traités, poubelle direct. On veut pas de vieux mails qui traînent. Et oui la méthode de l'Inbox Zéro dans Outlook est assez radicale.
• ► Plus tard : les messages pas urgents mais qui attendent quand même une réponse. Si y'a pas besoin de réponse, corbeille. Sinon, direction le dernier dossier.
• ► Informations : le graal, ici, c'est tous les emails que tu veux garder pour plus tard. Limite ça, on veut pas une bibliothèque ici, juste l'essentiel.

Voilà t'as tout compris ! Cette méthode géniale de l'Inbox Zéro m'a été inspirée par Zach Hanlon, un blogueur américain plutôt cool. Teste ça pendant au moins trois semaines, histoire de te créer de bonnes habitudes. Et tu sais l'importance de connaître les habitudes de ceux qui réussissent. Qui sait, peut-être que tu pourras enfin dire adieu à la galère des emails !

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Aix-en-Provence, le 14 juin 2023

Michel Campillo
Consultant chef de projet IT
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