ERP personnalisé ou ERP standard?

Que choisir pour les besoins de votre entreprise - ERP personnalisé ou ERP standard? Indépendamment de la taille et du type d'entreprise, tous les entrepreneurs à la recherche des meilleurs types de logiciels ont été confrontés au débat entre solutions personnalisées et ERP intégrés. Comme dirigeant votre objectif est d'accélérer la croissance et la rentabilité de l'organisation pour augmenter le retour sur investissement (7213). Si certains préfèrent la personnalisation, d'autres pensent qu'un ERP standard est la meilleure option pour répondre aux besoins de leur entreprise.

Dans le débat outil personnalisé vs outil standard, on peut identifier de nombreux scénarios qui aboutissent à des conclusions différentes. Prendre cette décision en fonction de ces paramètres est une tâche assez ardue. De nombreuses organisations optent pour des ERP standardisés car un unique package intégrant tous les domaines fonctionnels est une idée séduisante. Mais est-ce aussi simple?

Vous êtes plutôt personnalisation ou plutôt standardisation dans le choix de votre ERP?

Certaines organisations souhaitent faire développer une solution adaptée à leurs propres exigences et demandent aux fournisseurs de solutions de fournir un outil qui convienne à leur métier. Cette décision est totalement subjective et c’est pourquoi il est toujours conseillé aux dirigeants de faire ce choix en tout début de procédure d'acquisition d'un PGI. Dans cet article nous analyserons les paramètres de prise de décision de base et suggérerons les critères à partir desquels, en tant que décideur, vous pourriez choisir parmi ces choix - Solution ERP personnalisée ou ERP prépackagé.

Qu'est-ce qu'un ERP personnalisé?

Contrairement à l'idée qu'on s'en fait, le choix d'adopter un outil personnalisé reste fréquent dans certains projets ERP. Une solution ERP personnalisée est spécialement conçue et développée pour un ensemble de besoins organisationnels particuliers, généralement non couverts par les outils standard du marché. L'ERP personnalisé est conçu en tenant compte de tous les attributs des flux organisationnels, de la gestion, des stratégies et des opérations.

J'ajoute que la mobilité étant aujourd'hui le mantra moderne, les entreprises à la recherche de solutions personnalisées souhaitent systématiquement un outil ERP incluant la notion de mobilité. Pas tellement pour garder une longueur d'avance, mais pour être en adéquation avec la réalité actuelle.

Qu'est-ce qu'un ERP standard?

A l'inverse des solutions personnalisées, ces systèmes packagés sont déjà intégrés à l'avance sous forme modulaire. Ils doivent répondre aux besoins basiques de gestion des ressources et incluent une flexibilité qui leur est propre à travers un système de paramétrages généralement assez lourd. Par nature un outil standard est conçu en accordant une attention égale à toutes les activités de gestion importantes, ce que l'on appelle la couverture fonctionnelle qui doit être la plus large possible pour correspondre à ce que recherchent les clients sur le marché de l'ERP (4984).

Un ERP standard est livré avec des fonctionnalités préexistantes qui ont été longuement testées et vérifiées avant la mise sur le marché du logiciel. C'est un de ses principaux avantages. Le contrat de maintenance qui court durant toute la durée de l'utilisation est garanti par une équipe qui assure la gestion des incidents au support (3649) et corrige les packages PL/SQL spécifiques.

ERP personnalisé ou standard: 6 paramètres importants à prendre en compte

🚀 Premier critère, le coût

Les systèmes ERP personnalisés sont développés en fonction des besoins en temps réel. Plus précisément il est conçu spécifiquement pour votre organisation et apporte donc une solution précise et efficace à vos problèmes. Chaque fois que vous souhaitez changer, modifier ou ajouter une fonctionnalité, vous pouvez le faire sans attendre que votre besoin fasse partie de la feuille de route (roadmap) d'un éditeur. Cela vous donne plus d'indépendance et une maîtrise complète de l'outil.

Un logiciel ERP personnalisé peut vous donner un avantage concurrentiel car il est spécialement conçu pour votre organisation, aucune autre organisation ne peut avoir exactement le même logiciel que vous. Les processus métiers qu'il recouvre sont les vôtres et pas ceux du concurrent.

Cependant vous devez avoir une grande confiance dans l'entreprise que vous choisissez comme partenaire de développement logiciel personnalisé. L'éditeur ne doit pas vous faire faux bond, il doit être à l'écoute de vos besoins et doit être capable de faire évoluer l'outil pour intégrer de nouveaux processus métiers en fonction de l'évolution du marché. Un ERP personnalisé en 2005 et qui n'a jamais évolué depuis n'a plus guère d'utilité.

Le choix entre ERP standard et développement spécifique n'est pas simple pour une PME.

En ce qui concerne le facteur de coût, on entend parfois que l'ERP personnalisé peut coûter moins cher que le système packagé car il est construit avec uniquement les fonctionnalités requises. L'absence de modules et fonctions inutiles (précisons: inutiles par rapport à vos besoins) en fait un type de système parfois plus économique. D'un autre côté vous ne profitez pas de la mutualisation des process mis en oeuvre dans un outil de gestion standard, ce qui peut par ailleurs vous coûter très cher si vous n'êtes pas à l'écoute des évolutions du marché.

Concernant les ERP prêts à l'emploi, ils ont leur propre ensemble de coûts attachés à chaque module, y compris divers paramètres tels que les coûts de licence, les frais de personnalisation, les coûts de mise en œuvre, etc. Le coût initial de l'analyse de besoins et des ateliers de spécifications métiers pèse peu dans les dépenses globales puisque au final peu d'éléments seront personnalisés. D'un autre côté vous devrez faire face à des dépenses inutiles sur des modules qui ne vous apportent rien en terme métier.

🚀 Second critère, l'architecture de la solution

Les ERP personnalisés sont des solutions flexibles par définition. Ils sont construits autour des process existants, à travers une compréhension claire de la vision et de la mission de l’organisation. Leur appropriation par les utilisateur est facilitée puisque l'outil s'adapte à l'entreprise, ce n'est pas l'entreprise qui doit changer ses habitudes et s'adapter à l'outil.

Sur des ERP prêts à l'emploi, tout a été défini en amont et l'entreprise doit s'y adapter. La configuration architecturale est assez immuable et sensée être basée sur les bonnes pratiques (best practices) du secteur. Cela peut créer des problèmes plus tard pendant la mise en œuvre (j'en reparle plus bas sur expérience utilisateur) quand vos pratiques quotidiennes sont autres! La phase d'analyse de besoins existe mais ne sert qu'à préparer le paramétrage ERP que les consultants devront faire en phase projet.

En revanche les solutions à la carte ont un énorme problème de pérennité. Comment et pourquoi l'éditeur ferait-il évoluer sa solution maison une fois qu'il a rendu sa copie ? Qu'en est-il cinq ans plus tard ? Doit-il embaucher des experts métier à l'écoute des évolutions du secteur ? Le second problème est l'adaptabilité. Que se passe-t-il en cas de changement de modèle de travail ou de flux ? Savoir faire évoluer un ERP est fondamental pour un éditeur d'outil standard. Comme le dit Arnaud Lahoche, dans l'industrie le choix d'un ERP maison est la plus mauvaise des solutions.

🚀 Troisième critère, la flexibilité pour répondre aux besoins des utilisateurs

Je parle ici de management du changement. L'ERP personnalisé peut fournir une expérience utilisateur un cran supérieur à l'ERP standard. En effet le développement spécifique implique que chaque exigence de l'utilisateur final, dûment cartographiée dans la phase de spécifications fonctionnelles, est sensée se retrouver dans la solution une fois développée. Il existe un haut niveau de flexibilité dans la solution pour répondre aux attentes des utilisateurs, c'est le principe même de la personnalisation.

En revanche l'ERP standard peut ne pas correspondre à la structure et au flux de travail de l'organisation. Il peut avoir été bâti sur des principes de gestion forts éloignés de ceux qui sous-tendent votre PME. Même si tout ERP standard offre forcément une petite flexibilité, dans certains cas c'est insuffisant comme par exemple changer un module entier ou ajouter une nouvelle fonction. L'ERP pré-construit n'est pas le choix le plus favorable dans ce genre de cas.

🚀 Quatrième critère, les processus métiers dans l'entreprise

Un ERP personnalisé aura tendance à atteindre des objectifs d'entreprise plus précisément qu'un système ERP standard, puisqu'il est sensé être bâti à partir d'ateliers de spécifications fonctionnels qui recouvrent la réalité de vos métiers. Le résultat final - des fonctions bien conçues, une logique métier précise, des modules personnalisés, des flux de travail gérés et une expérience utilisateur attrayante sont sensés être au rendez-vous.

À l'heure actuelle si je veux choisir mon outil de gestion en tant que chef d'entreprise, je peux trouver des systèmes prêts à l'emploi offrant de très bonnes solutions, à déployer avec une méthodologie de cycle en v, même si les processus organisationnels sur lesquels ils sont construits ne reflètent pas intégralement mes propres processus. Ce sont malgré tout des solutions se voulant faciles à utiliser (mais c'est rarement le cas) et plutôt rapides à installer puisque les projets se répètent d'un client à l'autre (même si les dépassement de budget ERP sont fréquents).

Le problème est qu'un outil pré-packagé ne répondra jamais exactement à vos objectifs d'entreprise car les exigences propres vos métiers n'ont pas été spécifiées au moment du développement.

🚀 Cinquième critère, l'intégration avec des systèmes externes

Je pense ici à des outils tiers tels que la paye ou un logiciel de comptabilité (logiciel-comptabilite). Avec un ERP personnalisé, les exigences sont identifiées, vérifiées et analysées avant même le développement. Le démarrage du projet ERP lui-même comprend l'analyse et l'inclusion d'un système externe que l'organisation utilise déjà ou prévoit d'utiliser dans le temps à venir. Ces solutions personnalisées ont leurs propres portées définies et les défis identifiés qui facilitent l'intégration avec les systèmes externes.

Dans un ERP prêt à l'emploi, l'intégration tierce existe aussi mais peut s'avèrer coûteuse et complexe en terme de gestion des données. Cependant les outils tiers eux-mêmes ont intérêt à rendre disponible des connecteurs ou des interfaces pour se brancher sur les principales solutions ERP du marché. On peut imaginer que des intégrateurs proposent leurs connecteurs et interfaces sur des places de marché où l'on retrouverait les principaux ERP standards. Cela contribue à faire des ERP prêts à l'emploi des solutions plus avancées et riches en fonctionnalités car capables de s'intégrer à des outils tiers, par exemple un logiciel de gestion de chantier (gestion-btp) qui s'interface à des systèmes de réponse à des appels d'offre comme Spigao.

🚀 Sixième et dernier critère, les délais d'exécution

Il est naturel que si vous optez pour un ERP personnalisé, il faudra consacrer énormément de temps en début de projet pour définir l'ensemble des exigences de vos métiers et les mettre en forme sous forme de processus bien identifiés à travers les ateliers de spécifications fonctionnelles. Prenez un éditeur au hasard dans la liste des logiciels ERP, celui-ci devra longuement planifier un nombre considérable de tâches de développement, sans parler du projet d'implantation lui-même.

Bien que les spécifications soient sensées être l'exact reflet des besoins de votre organisation, cela ne change rien au fait qu'il faut une planification considérablement complexe pour implanter ce type de progiciel de gestion. On a beau dire que la solution est parfaitement adaptée aux besoins des utilisateurs, que toutes les fonctionnalités sont pleinement exploitées, il est très compliqué pour un éditeur de s'engager sur des délais de mise en place de sa solution personnalisée.

Avec un ERP standard, on part sur un projet rapide et beaucoup plus sûr puisqu'il n'y a pratiquement pas de temps perdu en développement. Toutes les fonctionnalités étant prédéfinies, la phase de démarrage est rapide puisqu'il n'y a que du paramétrage à faire. En revanche la formation des utilisateurs et la mise en œuvre réelle du progiciel dans l'entreprise est sensée être plus longue, vu que les modules et leurs fonctionnalités n'ont pas été conçus selon les exigences des utilisateurs mais sont standards. Les utilisateurs doivent donc être formés.

En conclusion...

Quand est-il viable d'opter pour une solution ERP personnalisée?

• Quand vous pensez réduire les coûts dans des perspectives à long terme
• Lorsque vous voulez que la solution stratégique réponde aux besoins de votre entreprise
• Lorsque vous êtes d'accord avec le temps qui sera consacré au développement
• Lorsque vous voulez avoir la flexibilité d'intégrer toutes les tendances du futur
• Lorsque vous vous concentrez moins sur la formation du personnel
• Cela vous coûte plus cher à la phase initiale car cela nécessite une équipe de développeurs, de concepteurs et de testeurs
• Lorsque vous souhaitez une meilleure exécution des fonctionnalités de votre entreprise avec une efficacité optimale
• Moins de risques et un retour sur investissement élevé (rentable à plus long terme)

Choisissez l'ERP standard, lorsque:

• Systèmes plus faciles à mettre en œuvre
• Pas de flux et de structure de données prédéfinis
• Mise en oeuvre plus rapide des applications
• Moins flexible et fiable en termes d'intégrations avec d'autres modules
• Pas idéal s'il y a un changement dans l'exigence
• Peu de frais supplémentaires tels que le stockage, la licence et autres achats
• Démarrage et mise en œuvre rapides en quelques clics

De façon générale, un ERP permet de rationaliser chaque aspect de votre organisation et garantit une approche efficace, fiable et rapide de la transformation numérique. Que vous souhaitiez créer un ERP personnalisé pour votre organisation ou si vous souhaitez optimiser votre système existant avec des fonctionnalités modernes, les éditeurs du marché s'efforcent de mettre leur excellence pour vous apporter les meilleurs résultats indépendamment de la taille de votre entreprise ou de son domaine d'activité.

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Aix en Provence, le 23 mars 2020

Michel Campillo
Consultant chef de projet IT
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