Les meilleures pratiques pour gérer le changement lors de l'implémentation d'un ERP

Le meilleur des conseils que je peux donner, comme intégrateur ERP, sur la gestion du changement organisationnel lié à l'implémentation d'un nouveau système ERP concerne l'implication des parties prenantes et la gestion de la résistance au changement. Je pense en particulier à ce qui concerne la communication et la formation.

Dans l'article ci-dessous, je vous partage les meilleures pratiques pour gérer les changements organisationnels et managériaux lors de l'implémentation d'un progiciel de gestion. J'ai expérimenté ces pratiques comme intégrateur ERP et je suis conscient de l'importance de la gestion du changement dans ce type de projet. 🤓

Mon premier point concernant la méthodologie de déploiement d'un ERP est que la communication qui doit être régulière et transparente avec toutes les parties prenantes impliquées dans le projet. Utilisez des canaux de communication appropriés, tels que des réunions, des e-mails et des outils de collaboration en ligne, pour partager les mises à jour, les progrès, les défis et les réussites liés au projet.

Pourquoi ne pas élaborer un plan de gestion du changement détaillé qui identifie les activités clés, les échéanciers, les rôles et les responsabilités? Ainsi vous vous assurez d'inclure des étapes spécifiques pour la communication, la formation, la recette, la reprise de données et la mise en production. Le plan doit être aligné sur les objectifs du projet et les attentes des parties prenantes (inutile de le préciser).

La résistance au changement lié à un nouvel ERP être prise très au sérieux, c'est pourquoi je recommande en particulier une analyse d'impact pour évaluer comment le nouveau système ERP va influencer les processus métier existants, les rôles des utilisateurs et les flux de travail. Quand on sait à quel point les projets ERP de grandes envergures sont un défi pour l'intégrateur, on voit l'importance d'identifier les zones où le changement sera le plus significatif. Concevez des stratégies d'atténuation pour minimiser les perturbations!

Il existe plusieurs types de résistance au changement, voir par exemple Kurt Lewin (1890-1947) à l'origine de la théorie de la « dynamique de groupe » ou Michel Crozier (1922-2013), spécialiste en sociologie des organisations. Faire face aux résistances n'est pas à la portée de tous les chefs de projet, mais cela en vaut la peine pour aller au bout de la mission.

Parmi les étapes de la conduite du changement, on prévoit souvent des sessions de formation adaptées aux utilisateurs du système ERP, en fonction de leurs rôles et de leurs responsabilités, et c'est tant mieux. Il faut fournir une documentation claire et concise, des démonstrations pratiques et des séances de formation pratiques pour aider les utilisateurs à se familiariser avec le nouvel environnement. Prévoyez également un soutien continu, tel qu'un helpdesk ou un système de tickets, pour répondre aux questions et résoudre les problèmes.

La meilleure chose reste d'anticiper et de gérer les résistances au changement en identifiant les points de friction potentiels pour les contourner et mieux motiver vos équipes. Pour y parvenir, établissez un dialogue ouvert avec les parties prenantes pour comprendre leurs préoccupations et leurs objections. Offrez des opportunités de participation, de contribution et de feedback afin de les impliquer activement dans le processus de changement.

J'en ai déjà parlé, mais identifiez les risques liés à la gestion du changement et mettez en place des mesures d'atténuation appropriées. Cela peut inclure la planification de scénarios de secours, la mise en place de mécanismes de suivi et de correction rapides, ainsi que la mise en œuvre de contrôles de qualité pour garantir la conformité aux exigences du projet.

Une excellente pratique est d'établir des métriques et des indicateurs clés de performance pour évaluer l'efficacité du processus de gestion du changement. Il est essentiel de mesurer l'adoption du système ERP, la satisfaction des utilisateurs, les performances opérationnelles et les résultats commerciaux pour évaluer l'impact du changement et identifier les domaines d'amélioration continue. A la mise en place d'un nouvel ERP, obtenir l'adhésion des collaborateurs reste un défi.

En suivant ces meilleures pratiques comme je les suis moi-même, vous pouvez gérer le changement de manière efficace lors de l'implémentation d'un ERP, minimisant ainsi les perturbations et maximisant l'adoption et les avantages du nouveau système. Gardez bien en tête que la gestion du changement reste la clé d'une implantation réussie de votre logiciel de gestion.

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Aix en Provence, le 11 mars 2023

Michel Campillo
Consultant chef de projet IT
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